Étude de cas : Collège Algonquin

Numériser les dossiers des étudiants pour améliorer la productivité et réduire la quantité de papier au collège Algonquin

À propos du collège Algonquin

Le collège Algonquin est le plus gros collège dans l’est de l’Ontario et offre plus de 100 programmes à temps plein et un vaste choix de programmes en ligne et à temps partiel. Ses programmes de diplômes et de certificats combinent efficacement la théorie et la pratique – la meilleure façon d’aider les étudiants à se préparer pour leur carrière.

« Nous avons de bonnes relations de travail avec Ricoh. Toute préoccupation était abordée immédiatement. La mise en œuvre s’est déroulée sans heurts. »
Marie Theriault
Directrice, Planification et soutien du système
Collège Algonquin

Défi

Le bureau du registraire du collège Algonquin souhaitait améliorer la façon dont il accédait aux dossiers étudiants numériques et les utilisait de leur ancien système qui avait des capacités de numérisation et de répertoires limitées. De plus, le système n’était pas conforme à l’industrie de carte de paiement (PCI).

Le service éprouvait un temps d’arrêt important et des inefficacités. Le bureau du registraire du collège Algonquin comprend environ 75 personnes, dont 50 qui doivent accéder à l’information des étudiants, comme les dossiers d’admission, l’information sur les exemptions et les transcriptions dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.

Solution

Ricoh Canada a recommandé la mise en œuvre de Laserfiche, une solution de gestion de documents que Ricoh Canada installe et personnalise. Avec 492 clients utilisant la plateforme de gestion de documents Laserfiche au Canada, Ricoh Canada est le plus important fournisseur et intégrateur personnalisé de systèmes de gestion de documents Laserfiche au pays.

Le bureau du registraire du collège Algonquin avait acheté des appareils multifonctions (MFD) et des copieurs de Ricoh Canada.

Ricoh a configuré le système de gestion de documents Laserfiche et a utilisé les utilitaires intégrés pour personnaliser les procédures de flux de travaux afin que le nouveau système puisse saisir plus de dossiers dans plus de champs, et ce, plus rapidement.

Ricoh a importé tous les dossiers numériques existants dans le nouveau système. Bien que le système de gestion de dossiers soit neuf, il fonctionnait de façon transparente pour les étudiants et les autres intervenants desservis par le bureau du registraire.

Résultats

Le nouveau système de gestion de documents du collège Algonquin est facile à utiliser pour transférer des dossiers dans la base de données, naviguer le système et accéder à l’information.

Le bureau du registraire travaille maintenant avec Ricoh pour étendre la portée du système afin d’inclure un flux de travaux pour les exemptions des étudiants qui automatiserait la procédure d’approbation des exemptions de cours des étudiants et éliminerait le flux de papier additionnel dans la procédure.

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