Étude de cas : Maricopa County Attorney's Office

Un cabinet d’avocats met à profit les services gérés de découverte électronique de Ricoh et d’OpenAxes afin de faire face au flux élevé de demandes d’accès à des archives publiques.

À propos de Maricopa County Attorney’s Office

Les bureaux de MCAO de Phoenix, en Arizona, sont au service de la plus grande population (près de quatre millions de résidents) parmi les comtés américains. Ils portent en justice plus de 35 000 causes d’actes délictueux graves par années – en plus de plusieurs dossiers civils – tout en participant de manière simultanée à un grand nombre d’événements communautaires visant à fournir des ressources en matière de prévention des crimes et à renforcir la communauté.

« La solution proposée par l’autre fournisseur était solide et efficace, mais c’était comme emporter un fusil pour éléphant pour aller à la chasse à l’écureuil. De plus, les coûts étaient trop élevés pour étendre la solution à l’échelle du comté. »
Gary Peet
Administrateur des technologies de l’information
Maricopa County Attorney’s Office, Phoenix (Arizona)

Défi

Le cabinet Maricopa County Attorney’s Office (MCAO), situé en Arizona, faisait de plus en plus affaire à des causes attirant l’intérêt des médias. Le nombre de demandes d’accès à des archives publiques augmentait parallèlement à la croissance de sa réputation. Le cabinet est rapidement passé de 30 demandes à traiter par année à plus de 1 000.

Les données non consolidées nécessaires pour répondre aux demandes d’accès à des archives publiques – et aux demandes de mise ne suspens pour des raisons juridiques – étaient au format papier, dans des courriels ou dans des dossiers non structurés, ce qui obligeait les employés à rechercher les documents dans des réserves de données disparates. MCAO a produit une demande de proposition en vue de trouver un partenaire en mesure de lui fournir une orientation adéquate et une solution technologique. La solution proposée par le fournisseur choisi était toutefois excessive et coûteuse.

Solution

MCAO nécessitait une solution solide, mais à un coût raisonnable, afin d’automatiser leur flux de données et d’uniformiser leurs processus et leur flux de travaux. Le moment n’aurait pas pu être mieux choisi. Ricoh venait tout récemment d’ajouter la nouvelle solution puissance et abordable OpenAxes au portefeuille technologique de ses services de découverte électronique.

La solution de services gérés de découverte électronique OpenAxes de Ricoh a changé la perception de MCAO relativement à leurs processus opérationnels et leur a permis de découvrir de nouvelles possibilités d’amélioration en ce qui concerne les demandes d’accès à de archives publiques et plus encore. OpenAxes est une solution de type logiciel comme service (SaaS) fonctionnant par abonnement intégré au pare-feu de MACO permettant l’authentification sur place, la collecte de données ainsi que l’organisation et la gestion intelligente des données.

Avec OpenAxes, nul besoin d’un investissement en capital initial élevé.
Ricoh prend tout en charge, que ce soit l’installation, la configuration ou les mises à jour logicielles continues.
Les utilisateurs de MCAO reçoivent un accès de connexion leur permettant de consulter leurs données à un prix mensuel fixe.
Des séances personnelles visant à assurer que les utilisateurs comprennent les fonctionnalités et qu’ils sont en mesure d’utiliser la solution immédiatement sont disponibles.

Résultat

MCAO dispose maintenant d’un outil technologique puissant grâce à OpenAxes et d’un partenariat avec Ricoh pour ce qui est des services gérés de découverte électronique. Cela leur a permis de transformer leurs processus de flux de travaux en matière de demande d’accès à des archives publiques et de demande de mise en suspens pour des raisons juridiques. OpenAxes leur permet :

D’identifier, de collecter, de traiter et de rechercher de l’information rapidement;
De faire des recherches complètes et efficaces afin de répondre à la demande croissante en matière d’information;
De trier en 3,5 heures la même quantité de données qui leur prenait auparavant six semaines à trier.

MCAO souhaite maintenant étendre la solution à d’autres agences gouvernementales du comté et tirer avantage des capacités d’OpenAxes afin de faciliter l’uniformisation de leurs processus juridiques. Le cabinet a finalement trouvé exactement ce qu’il recherchait à un coût abordable.

« Nous avons maintenant accès à de plus amples sources d’informations et à une gamme de dossiers plus importante pour faire nos recherches. » – Gary Peet, administrateur des technologies de l’information chez MCAO.

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