Introduction à la gestion documentaire infonuagique

Pourquoi tant d’entreprises prennent-elles le virage infonuagique?

L’infonuagique s’accompagne de nombreux avantages comparativement aux applications fixes traditionnelles, que le nuage soit public ou privé. Bon nombre de ces avantages répondent aux besoins des entreprises qui ont des employés en télétravail ou des bureaux géographiquement séparés. À quelques exceptions près, ces avantages s’appliquent aux solutions infonuagiques, peu importe leurs applications.

Accès simplifié facilitant le télétravail. Pour utiliser un système infonuagique, les employés ont simplement besoin d’une connexion à Internet, d’un navigateur sur leur appareil et des droits d’accès. Si l’application est installée dans un nuage privé, ils peuvent aussi devoir se connecter à un réseau privé virtuel. Pour y accéder, les employés ouvrent leur navigateur, saisissent l’URL (souvent enregistrée dans leurs favoris) et entrent leurs données d’accès.

Sécurité accrue. Les données et la gestion des utilisateurs sont centralisées, et le contrôle des accès permet de définir les droits des utilisateurs, ce qui donne à l’entreprise un contrôle accru sur les données. Cette pratique élimine également les vulnérabilités des terminaux (soit l’appareil local).

Économies. Les applications infonuagiques sont hébergées dans un centre de données, ce qui signifie qu’il n’y a aucune infrastructure physique ni aucun matériel informatique. Les dépenses en capital sont donc remplacées par des dépenses d’exploitation pour des technologies. En outre, l’espace consacré au matériel informatique n’est plus nécessaire, ce qui permet d’optimiser l’espace de bureau.

Sauvegarde des données et reprise après sinistre. Avec la dispersion du personnel, la sauvegarde des données peut devenir un vrai cauchemar. L’infonuagique élimine ce problème. Lorsque vos applications et données sont stockées sur le nuage, des sauvegardes s’effectuent régulièrement. De plus, les centres de données qui hébergent les systèmes offrent souvent de multiples mécanismes à sûreté intégrée et redondances pour garantir le temps disponible. Besoin d’un objectif de point de reprise (OPR) de cinq minutes? Les sauvegardes de données peuvent être programmées pour répondre à ce besoin.

Évolutivité. Dans la plupart des cas, vous n’avez qu’à acheter les licences dont vous avez besoin (ce qui représente une autre économie). Toutefois, il est toujours possible d’ajouter d’autres licences pour accommoder votre croissance, au besoin.

Mises à jour automatiques. Les applications infonuagiques sont régulièrement mises à jour, ce qui permet d’intégrer les plus récents correctifs de sécurité. De plus, vous profitez toujours de la dernière version et des plus récentes fonctionnalités de l’application. Microsoft 365ᴹᶜ est un bon exemple d’application infonuagique régulièrement mise à jour.

Rapports. Les applications infonuagiques vous offrent une abondance de rapports et d’analyses. Vous pouvez donc mesurer le rendement afin de déterminer des façons d’améliorer la productivité ou faire le suivi des accès dans une optique de gestion de la conformité et des risques.

Avantages des systèmes de gestion documentaire infonuagique

La gestion documentaire infonuagique vous offre les avantages précédemment mentionnés, notamment des économies, l’évolutivité, la reprise après sinistre et les rapports.

En outre, elle offre d’autres avantages précis, comme :

• Outils qui favorisent la productivité. Les systèmes de gestion documentaire, y compris les systèmes infonuagiques, sont plus que des classeurs électroniques. Ils permettent souvent l’automatisation des flux de travaux et offrent des outils collaboratifs, des fonctionnalités de saisie de données et d’autres outils. Ces outils permettent de réduire le temps passé à modifier, partager et acheminer des documents d’une personne à l’autre.

• Flexibilité de l’espace de bureau. Le virage numérique signifie moins d’espace nécessaire pour ranger des papiers, donc moins d’espace de bureau dédié aux classeurs. Cet espace supplémentaire peut être consacré à d’autres besoins, comme favoriser un milieu de travail intelligent et sécuritaire.

• Diminution du papier. Les documents numériques ne sont pas physiquement transmis d’un employé à un autre. Les flux de travaux gagnent donc en rapidité, puisque les documents numériques se déplacent à la vitesse d’un clic. Moins de papier signifie également une diminution des coûts de fournitures de bureau.

• Récupération rapide de documents. Les employés peuvent accéder à chaque document et travailler sans quitter leur poste de travail. Les applications qui saisissent les données de vos documents et les chargent dans des champs clés prédéfinis permettent aussi une récupération simple et rapide.

• Déploiement rapide. Sans installation logicielle ni attente pour la livraison de matériel, les premiers pas sont vraiment simples. Le fournisseur de services infonuagiques installe votre système. Il ne vous reste qu’à vous connecter et le configurer.

• Service client amélioré. Un accès rapide aux documents signifie que vous pouvez traiter les demandes des clients immédiatement. Votre équipe n’aura pas à mettre le client en attente pour aller fouiller dans les classeurs.

• Diminution ou élimination du besoin de ressources en TI. Puisque le fournisseur gère tout ce qui est matériel et logiciel, il vous suffit d’accéder au système à partir de votre navigateur Web (Chrome, Firefox, Internet Explorer, etc.). Les administrateurs système peuvent être toute personne dans votre entreprise.

Ce ne sont là que quelques avantages; vous et votre équipe en découvrirez probablement bien d’autres en commençant à travailler avec des documents et flux de travaux numériques.

The features of cloud document management systems can be grouped into five main categories.

Document imaging and capture

For most systems today, digital documents can be saved, printed, or “dragged-and-dropped” into your document management system. But you likely still have paper documents that need to find their way in.

Scanning paper documents through a dedicated scanner or multifunction device into a folder is the most basic way to digitize paper. Many systems offer push-button capture with document routing like our Smart Integrations Solutions.

Some document scanning and indexing solutions can auto-index your documents, capture data, and populate index, search, and fields for simple retrieval. With this feature, you eliminate manual data entry, reduce potential keying errors, and free employees to spend time on more productive tasks.

The driver behind automated capture is optical character recognition (OCR). Barcodes may also be used.

Eforms are another type of document capture solution that can designate specific data fields for capture, which can then route to the correct digital file cabinet based on the field's data. For example, if the invoice is from ABC Company Inc, the document would be routed into ABC's folder.

As cloud document management systems sit somewhere across the internet – rather than in your office, most scanning, indexing, and capture technologies can work with them.

Document handling

You can do a lot with documents in your digital system. Markups like highlighting, stamps (“APPROVED”), text overlays, and much more can be applied. Documents can be combined.

The specific capabilities of what you can do with documents will vary from system to system. Even so, you can expect plenty of useful document handling features.

Collaboration

Employees can view, work with, and markup documents together in real-time. Plus, being in the cloud and accessible anywhere an employee has internet, your teams will find it easier to work together, even if they are in separate locations.

Workflow automation

For many organizations, workflow automation features available through document management systems like DocuWare transform how they work. Workflows for specific documents can be pre-built or built ad hoc, as needed.

One popular workflow many systems offer “out-of-the-box” involves accounts payable (AP). 

• An invoice is scanned into the system, and data captured or keyed into the index fields. The user then initiates the approval workflow. 

• The approver, or first approver, receives a message that a document is awaiting their approval. 

• Clicking the link, the approver is brought directly to the document. The document can be approved and routed to the next step in the process, to the individual who will submit for payment.

At no point in the process does the document move. Nor is there a risk it can be lost or misplaced, slowing payment. And every “touch” is recorded by the system, which can be viewed via reporting.

With document management workflow automation, approval processes that once took days can be done in minutes.

Rights management

System administrators determine who has access to view documents and what they can do with them. Access can be restricted by "file cabinet" or even file type.

Here again, how access rights are managed varies from one system to another.

Un avantage considérable de la gestion documentaire infonuagique est la simplicité de sa mise en œuvre. Il suffit de signer un contrat puis d’élaborer avec votre fournisseur de service un énoncé des travaux (EDT). Définir les détails de l’EDT vous assurera une mise en œuvre rapide qui n’exige qu’un minimum d’efforts.

Inutile de commander, de monter ou d’installer un serveur et les logiciels ont rarement besoin d’être chargés. Certains systèmes peuvent disposer d’applications installées localement, mais avec la vitesse et les avantages que procure l’infonuagique, ces occurrences sont devenues rares.

Selon l’EDT dont vous aurez convenu, il vous suffira peut-être d’ajouter des utilisateurs ou de conclure vos configurations. Vous déciderez peut-être d’ajouter des utilisateurs et de leur assigner des droits d’accès ou encore de créer vos « classeurs ».

Au bout du compte, il y a peu à mettre en œuvre dans un système de gestion documentaire infonuagique.