Gestion de l’impression et coût de l’impression

Lors de l’évaluation des coûts d’impression, la plupart des entreprises examinent ce qui est facile à mesurer : l’imprimante, le papier et le toner. Mais ce n’est que la partie émergée de l’iceberg.

Selon les estimations du secteur, pour chaque dollar dépensé en impression, les entreprises dépensent 9 à 15 dollars supplémentaires pour la gestion d’impression.² Cela inclut tout, du support informatique, de l'infrastructure réseau et de l’entretien des appareils, au comportement des utilisateurs et aux frais administratifs généraux. En d'autres termes, les coûts d'impression (l'équipement, le service et les fournitures) ne représentent probablement seulement 9 à 15 % de l'écosystème d'impression total, mais sont souvent les seuls éléments prises en compte dans le budget.

Voici les principales sources du coût total de possession (CTP) pour aider à déterminer les coûts d'impression :

• Matériel : Imprimantes, photocopieuses, appareils multifonctions

• Fournitures : Toner, encre, papier, Trousses de maintenance

• Énergie : Électricité pour alimenter les appareils

• Main-d'œuvre : Temps passé par les employés à imprimer, récupérer ou dépanner

• Soutien TI : Configuration du réseau, mises à jour des pilotes, appels au service d'assistance

• Logiciel : Automatisation des flux de travail pour une efficacité et une productivité optimales

• Sécurité : Protection des documents et des appareils sensibles contre les violations ou les utilisations abusives

• Administration : Surveillance de l'utilisation, gestion de l'accès et établissement de rapports

• Comportement des utilisateurs : Couleurs par rapport au noir et blanc, impression recto ou recto verso, impressions inutiles ou oubliées

• Durabilité : L’impact environnemental peut soit soustraire soit ajouter à votre résultat net, selon l’utilisation efficace de l’imprimante

Et puis il y a le coût invisible : l'inefficacité. Sans contrôles appropriés, les environnements d’impression peuvent gaspiller du temps et de l’argent.

Alors, comment maîtriser ces coûts? La réponse réside dans des solutions de gestion de l’impression mises en œuvre de manière stratégique qui optimisent les flux de travail, appliquent les politiques et offrent une visibilité sur l’utilisation.

Voici quelques solutions à considérer :

• Intégration intelligente RICOH — Cette solution automatise la capture, l'acheminement et l'indexation des documents. En numérisant les processus basés sur le papier, elle réduit d’abord le besoin d’impression, économisant ainsi du temps et de l’argent.

• RICOH CloudStream — Une solution agnostique qui permet l'impression, la numérisation et la gestion des appareils sécurisés et infonuagiques natifs à partir de n'importe quel appareil, n'importe où. Elle simplifie le travail des utilisateurs et des services informatiques et est conçue pour répondre aux exigences de sécurité du modèle Zero Trust.

• RICOH Streamline NX — Une plateforme tout-en-un puissante pour gérer tous vos appareils, imprimantes et numériseurs Ricoh — avec une fonctionnalité de comptabilité des coûts d'impression. Elle permet l'impression sécurisée, l'authentification des utilisateurs et des rapports détaillés, vous donnant le contrôle sur qui imprime quoi, quand et comment.

• Services d'impression gérés (MPS) de RICOH — Le MPS adopte une approche globale de votre environnement d'impression. Nous évaluons votre configuration actuelle, identifions les inefficacités et mettons en œuvre une solution sur mesure qui inclut le matériel, le logiciel, l'analyse et le support continu. Quel est le résultat? Réduction des coûts, amélioration de la disponibilité, marge de croissance et meilleure sécurité.

Les imprimantes peuvent être négligées dans les stratégies de cybersécurité, mais elles sont tout aussi vulnérables que tout autre appareil connecté. Les imprimantes non sécurisées peuvent être exploitées pour accéder à des données confidentielles ou pour lancer des attaques. L’an dernier, le coût moyen mondial d’une violation des données était de 4,88 millions de dollars³ — un rappel de l’importance et du coût que peut représenter la sécurité de l’impression si elle n’est pas mise en place.

Les environnements d’impression modernes protègent les informations et les données contre les menaces cybernétiques grâce à des fonctionnalités qui incluent :

• Ajouter des balises spéciales aux formulaires qui doivent être imprimées

• Transmission des données cryptées

• Contrôle de l'accès

• L’autorisation d’impression sécurisée

• Gestion des micrologiciels et des pilotes

• Tampons de sécurité obligatoires

• Ligne de télécopie sécurisée

Avec les bons outils, vous pouvez vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux documents sensibles — et seulement lorsqu’ils sont physiquement présents pour les récupérer. Pour obtenir une liste plus complète des considérations de sécurité relatives à la gestion des appareils, consultez le Guide de sécurité, Section Sécurité des appareils >

Nous avons aidé des organisations de tous les secteurs à réduire les coûts d’impression, à améliorer l’efficacité et à renforcer la sécurité. Voici quelques témoignages de clients :

• Découvrez comment Eastern Health a rationalisé ses opérations pour améliorer l’expérience des patients et permettre le travail à distance en réduisant les coûts de 30 % grâce à une optimisation et une gestion de l’ensemble de sa flotte d’imprimantes.

• Découvrez comment un centre de formation des services d’urgence a déplacé son infrastructure d’impression héritée vers le nuage pour une solution d’impression plus rationalisée, sécurisée et rentable tout en éliminant la gestion manuelle de l’impression.

• Apprenez comment la plus grande banque dépositaire et prestataire de services de valeurs mobilières au monde a transformé sa gestion globale de l’impression pour une plus grande efficacité opérationnelle et des coûts réduits, en réduisant sa flotte mondial d’imprimantes de 75 % et la quantité de papier utilisée dans le monde entier de 69 %.

Ce ne sont pas seulement des succès isolés — c’est la preuve que la gestion stratégique de l’impression offre un retour sur investissement mesurable.

• IDC a positionné Ricoh en tant que « Chef de file » dans l’évaluation des fournisseurs mondiaux de services de gestion d’impression et de documents infonuagiques (MPDS) pour les documents imprimés en 2024

• Quocirca a nommé Ricoh « Chef de file » dans son rapport sur les services d’impression infonuagique, 2025

• Keypoint Intelligence a nommé Ricoh « Chef de file » en 2024 dans le domaine des services d’impression gérés

Que nous examinions les coûts d'impression « faciles », ceux qui sont visibles, ou l'image d'ensemble qui inclut des coûts moins évidents, nous avons constaté par nous-mêmes que plus vous disposez d'informations et de transparence pour prendre des décisions, mieux votre organisation sera positionnée pour déterminer les priorités, les coûts et le retour sur investissement.

En comprenant le véritable coût de l'impression et en investissant dans des solutions intelligentes de gestion de l'impression, vous pouvez réduire les déchets, améliorer la sécurité et économiser de l'argent. Des petites entreprises aux entreprises mondiales, le message est clair : lorsque vous identifiez le coût total de possession de vos impressions, les récompenses sont plus importantes.

Explorez comment mieux gérer l'impression et contrôler les coûts ou contactez-nous dès aujourd'hui pour commencer une évaluation de votre écosystème d'impression. Nos experts sont prêts à vous aider à clarifier tous les coûts d'impression qui ont un impact sur votre entreprise.