Sécurité et impression : Trouver un partenaire de confiance à l’ère de l’IA, des espaces de travail numériques et du papier

Alors que le papier d’impression et d’écriture devrait continuer à augmenter au cours de la prochaine décennie (55 millions de tonnes en 2025¹), les entreprises doivent adopter une approche de la sécurité et de l’impression à plusieurs niveaux. L’essor de l’IA et des espaces de travail numériques non traditionnels peut rendre la tâche encore plus difficile, créant la nécessité de trouver des partenaires de confiance et fiables qui accordent de l’importance à la sécurité.

Plus précisément, des risques pour l’impression peuvent survenir lors de la transmission d’informations à une imprimante, dans (ou stockées dans) l’imprimante et la sortie, entraînant des violations de données potentielles ou un accès non autorisé à des informations sensibles ou personnellement identifiables (PII). Les imprimantes et les photocopieurs sont souvent ciblés parce que les organisations ont négligé les mesures de sécurité, leurs micrologiciels sont obsolètes et leurs contrôles d’accès faibles. L’impression sécurisée permet de répondre aux exigences de conformité, en particulier dans les secteurs hautement réglementés.

Les processus d’automatisation et les flux de travail qui impliquent l’impression doivent être évalués pour une manipulation sécurisée. Les plates-formes SaaS dotées de capacités d’impression infonuagique qui transmettent des données aux imprimantes doivent disposer de centres de données et de protocoles sécurisés, avec des fonctionnalités telles que la libération sécurisée à l’aide de codes d’accès ou de badges d’identification pour des flux de travail sécurisés. Sans précautions appropriées, les travailleurs à distance peuvent mettre involontairement en péril les données de l’organisation. Et, avec la croissance des travailleurs à distance et hybrides, la sécurité devient encore plus cruciale et nécessite de nouvelles politiques.

L’impression au bureau doit également examiner comment les flux de travail doivent être sécurisés depuis tous les appareils tels qu’un PC, un smartphone ou une tablette jusqu’à l’imprimante (y compris lorsque les données s’arrêtent sur un serveur d’imprimante pour le routage), et dans quelle mesure une imprimante gère en toute sécurité les données qu’elle reçoit. De même, en l’absence de pratiques sécurisées, les intégrations avec les applications infonuagiques et sur site peuvent être des points de risque.

L’adoption d’une approche globale de la sécurité et de l’impression nécessite de privilégier les solutions et les appareils conçus dans un souci de sécurité. Cela inclut un examen plus approfondi des cinq niveaux de sécurité organisationnelle : le personnel, les informations, l’appareil, le réseau et l’application.

La sécurité des imprimantes peut être considérée sous les angles suivants :

• Sécurité du personnel et des utilisateurs : L’évaluation de l’impact des risques et l’identification des vulnérabilités permettent de prévenir les attaques. Créez des protocoles et des politiques de sécurité pour les travailleurs à distance, hybrides et de bureau autour de l’authentification et de l’autorisation d’impression (comme Zero Trust, l’authentification unique, l’authentification multifacteurs, les puces de sécurité, les contrôles de compte, les badges, etc.).

• Sécurité de l’information, des données et des documents : La transformation des données non structurées en données structurées et consultables, à l’aide d’outils basés sur l’IA, tels que la capture intelligente de documents et la classification de fichiers, est nécessaire pour protéger les informations en transit vers ou depuis les imprimantes. Le cryptage des données d’impression, les revues de code et les tests d’intrusion aideront à renforcer les imprimantes. De même, la mise en œuvre d’un programme de gestion des informations sur les dossiers permet aux organisations de se conformer aux exigences réglementaires et légales, et de sécuriser correctement les documents. Les considérations doivent également inclure les politiques et les procédures de conservation et d’élimination après l’impression.

• Sécurité des appareils : Outre l’authentification des appareils, du réseau et des utilisateurs et la gestion des micrologiciels, les entreprises doivent prendre en compte la sécurité des lignes de télécopie, les ports physiques (par exemple, les ports USB), l’impression verrouillée, les données de copie, les horodatages obligatoires et la suppression temporaire des données. Les certifications Critères communs vérifient la protection fournie par plusieurs technologies de sécurité contre de nombreuses menaces de sécurité.

Les organisations peuvent faire appel à un partenaire ou à un fournisseur de confiance pour améliorer la sécurité en utilisant des appareils et des logiciels alimentés par l’IA. Par exemple, les plates-formes et les imprimantes dotées de capacités d’IA et d’analyse de données en temps réel peuvent envoyer des alertes en cas de violation et de problèmes d’authentification potentiels, ainsi que fournir des options d’acheminement d’impression sécurisées.

Les solutions infonuagiques sont souvent meilleures car elles peuvent être mises à jour au fur et à mesure que de nouvelles technologies et mesures de sécurité sont publiées, ce qui n’est pas aussi facile avec les équipements sur site. L’automatisation du flux de travail à l’aide de la technologie de l’IA peut également moderniser et sécuriser le traitement de l’impression, réduisant ainsi les points de risques.

Nos solutions sont spécialement conçues pour tenir compte des fonctionnalités et des capacités de sécurité. Voici quelques-unes de nos solutions que vous voudrez peut-être envisager pour l’avenir.

Sécurité des appareils

• Centre de commande IdO : Permettez la détection et la résolution en temps réel des problèmes ainsi que l'extraction de renseignements exploitables depuis vos appareils connectés grâce à une plateforme tout-en-un indépendante.

• Ricoh cloudstream : Simplifiez la gestion de l’impression, de la numérisation et des périphériques grâce à une plate-forme infonuagique flexible.

• Ricoh streamline nx : Simplifiez la gestion des périphériques, l’impression, la numérisation et les alertes de service critiques grâce à une solution de plate-forme intégrée évolutive.

La sécurité des utilisateurs

• Services et soutien informatiques sur site ou hors site : Renforcez la productivité des employés et la sécurité des données grâce à des services informatiques gérés qui vous aident à rester compétitif grâce à des technologies et des services qui assurent la sécurité de vos données, permettent le travail distance, simplifient les migrations infonuagiques, gèrent les infrastructures informatiques, etc.

• Faites un bilan de santé informatique : Laissez notre équipe d’experts vous aider à trouver des failles de sécurité et des vulnérabilités.

Sécurité des documents

• Docuware : Enregistrez, stockez, gérez et partagez en toute sécurité des documents, quel que soit leur format ou leur source, où que vous soyez, grâce à des flux de travail automatisés sur cette plate-forme intelligente de traitement des documents.

• Laserfiche : Centralisez la gestion sécurisée des informations, du contenu et des flux de travail de l’entreprise sur une seule plateforme qui prend également en charge la gestion des enregistrements et la productivité des employés.

Sécurité des données

• Confinement des rançongiciels : Protégez vos données et minimisez les dommages avec une dernière ligne de défense.

• Cryptage - Il existe de nombreuses façons de crypter vos données sur des imprimantes, des télécopieurs, des réseaux, des applications, des logiciels et du matériel. Notre équipe de services informatiques peut vous aider.

Le choix d’un partenaire d’impression de confiance nécessite une évaluation minutieuse de facteurs clés tels que les certifications de l’industrie, des protocoles de sécurité robustes et une solide réputation de qualité et de fiabilité. Lorsque vous évaluez un nouveau partenariat, voici quelques éléments clés à prendre en compte :

• Recherchez des certifications telles que les critères communs, les normes ISO, SOC 2 Type II, le cadre de cybersécurité NIST, PCI DSS, HIPAA, RGPD, FedRAMP et autres

• S’assurer que le fournisseur respecte des mesures strictes de sécurité des données, en particulier pour les impressions confidentielles ou sensibles

• Renseignez-vous sur les antécédents avérés, les avis positifs des clients et les références des client

• Renseignez-vous sur la transparence et la responsabilité en matière de tarification, de processus et de résolution des problèmes

• Reconnaître qu’un fournisseur établi avec des années d’expertise est plus susceptible d’anticiper les défis et de fournir des résultats cohérents et de haute qualité

La sécurité et l’impression sont nécessaires pour des organisations rationalisées, efficaces et dignes de confiance, et qui peuvent faire ou défaire la croissance potentielle.

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