Un des plus importants services de messagerie au Canada

À propos du client

En étant l’un des principaux services de messagerie du Canada, la société offre des solutions de transport des colis et des marchandises parmi les plus performantes du pays. Son vaste réseau logistique et de transport, sa solide infrastructure de soutien et son engagement à aller au-delà des attentes de la clientèle constituent les bases sur lesquelles son activité et son excellente réputation ont été construites.

« Tout au long de la durée de ce projet, cette entreprise de messagerie réalisera des économies de l’ordre de millions de dollars en raison de la hausse de l’efficacité et de l’automatisation, d’un meilleur traitement des données et de moins d’inexactitudes. »

Défi

Le système de traitement des paiements partiellement externalisé de cette entreprise de messagerie majeure, qui gère chaque jour une énorme quantité de chèques pour des milliers d’individus et d’entreprises à travers le Canada, a connu de sérieuses défaillances. Le traitement des paiements a pris du retard, la gestion des chèques postdatés a connu des déficiences, des problèmes de communication – qui se sont ajoutés à d’autres problèmes coûteux liés au manque d’efficacité – ont surgi en raison du cloisonnement des opérations.

Le volume de travail accru pendant les vacances n’a fait qu’amplifier les problèmes du service de messagerie, obligeant la société à se tourner vers la sous-traitance pour venir à bout de tous les paiements. L’entreprise voulait augmenter l’efficacité de ses processus, tout en réalisant des économies de coûts substantielles, et souhaitait que la transformation se fasse en douceur.

Solution

« Grâce à ses cinq centres de services d’information d’affaires répartis à travers le Canada, Ricoh dispose de la technologie et de processus éprouvés qui peuvent être adaptés à tout volume élevé de traitement des paiements. »

Après une brève évaluation sur le site, nous avons rapidement instauré une solution de bout en bout sur mesure qui a permis d’automatiser entièrement le traitement des paiements du service de messagerie. Durant le déploiement, il n’y a eu ni interruptions des affaires ni retards. Rapidement, l’entreprise a pu se concentrer pour améliorer la satisfaction de la clientèle et ainsi réduire les frais généraux des centres d’appel, qui n’étaient plus alourdis par les coûts et les pertes de temps qu’entraînent la manipulation des chèques et la nécessité de déchiffrer leurs contenus.

Aujourd’hui, le service de messagerie profite en plus de rapports plus solides : les dossiers sont soigneusement mis à jour sur une base quotidienne. Toutes ses données pertinentes sont stockées de façon sécuritaire en sol canadien dans l’environnement infonuagique privé et protégé de Ricoh compatible à PCI. Les centres de services d’information d’affaires de Ricoh ont aussi des codes d’autorisation secrets du CSIS pour gérer les risques juridiques liés à la numérisation.

Résultats

Pendant la durée de ce projet, des millions de dollars seront économisés grâce à une efficacité accrue, à l’automatisation, à l’amélioration du traitement des données et à une diminution importante des erreurs.

Les procédés novateurs de Ricoh ont été adaptés aux besoins particuliers du service de messagerie. Intégrée sans anicroche dans le flux de production du service, l’automatisation de nombreuses tâches répétitives a fait chuter de 77 % le nombre d’étapes nécessaires pour traiter un chèque. Le temps consacré à traiter la valeur maximale des chèques a aussi chuté (passant de cinq jours à deux jours). Disposant d’un grand volume de dépôts numériques dans les banques par l’intermédiaire Ricoh, le service de messagerie a exceptionnellement bénéficié d’une accélération des délais de traitement et de frais bancaires réduits.

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