Géant de l’industrie alimentaire

Avant la fusion, une des entreprises était principalement axée sur l’Amérique du Nord alors que l’autre était internationale. Transformer les parcs d’impression des deux entreprises maintenant réunies sous une seule entité œuvrant à l’échelle internationale n’était pas une mince affaire.

Les différents emplacements avaient plusieurs contrats avec des fournisseurs variés. Les modalités des contrats en matière de location et de service étaient hétérogènes, certains ne comprenant même pas d’entente de niveau de service. Aucune norme n’était en place relativement aux appareils d’impression, à l’optimisation et aux politiques. Ricoh proposait le plan parfait : transformer complètement l’environnement d’impression de l’entreprise en Amérique du Nord.

Grâce à un premier mandat d’un an permettant d’économiser un million de dollars en coûts opérationnels, nous sommes parvenus à convaincre le reste de l’entreprise nouvellement fusionnée que nous serions en mesure de reproduire les résultats à leurs autres emplacements.

Ayant un vaste historique de solutions éprouvées et de réalisations d’économies considérables auprès de l’entreprise en Amérique du Nord et opérant dans plus de 200 pays et territoires, nous sommes devenus, au début de l’année 2016, le partenaire stratégique par excellence en matière d’harmonisation et d’optimisation des environnements d’impressions nouvellement fusionnés. Nous avons entrepris de reproduire le modèle original à l’échelle internationale avec la ferme intention d’atteindre des économies d’un million de dollars en coûts opérationnels au cours de la première année.

Étant le partenaire stratégique principal de l’entreprise pour la transformation de l’impression à l’échelle mondiale, nous avons pris comme point de départ les nombreuses technologies et les plateformes que nous avons mises en œuvre en Amérique du Nord afin de réduire les coûts opérationnels et d’harmoniser le parc d’impression. Notre solution de base comprenait ce qui suit :

• Réduction du nombre de fournisseurs d’environ 100 à un seul

• Réduction du nombre d’appareils et des besoins en matière de production d’impression de 80 %

• Normalisation de l’impression de formulaires aux divers emplacements afin de permettre des économies d’un million de dollars grâce à l’élimination des formulaires préimprimés

• Mise en place d’un environnement d’impression « universel » à une seule file d’impressions — réduction des actifs de 59 %

• Amélioration des efforts environnementaux de l’entreprise permettant des économies d’un million de dollars dans le cadre du contrat

En nous fondant sur les évaluations poussées des emplacements de l’entreprise en Amérique du Nord, nous avons reproduit notre solution à l’échelle internationale. Notre plan éprouvé a permis d’atteindre les résultats suivants :

• Réduction et adaptation de la taille du parc d’appareils et normalisation de la technologie

• Optimisation du parc afin de réduire la consommation de papier et d’impression couleur coûteuse par utilisateur

• Mise à profit du logiciel de gestion d’impression intelligent Equitrac afin d’avoir un aperçu de la production en nombre de pages par utilisateur

• Instauration de politiques d’options d’impression économiques

• Mise en place d’appareils réseau gérés assortis du @Remote Enterprise Pro de Ricoh à tous les emplacements

• Fourniture de services de gestion du changement permettant de faciliter la transition pour les employés

Nous avons dépassé notre objectif d’un million de dollars d’économie au cours de la première année, l’entreprise ayant réalisé 1,21 million de dollars d’économies. La quantité d’impressions aux différents emplacements est passée d’environ dix millions de pages par mois à la moitié de ce nombre. La production couleur — dont le coût par page est approximativement dix fois plus élevé que l’impression noir et blanc — a été diminuée à moins de 10 % de ce qu’elle était auparavant.

L’augmentation du temps d’exploitation du parc permet à l’information de circuler plus librement entre les différents bureaux de l’entreprise et aux employés d’être plus productifs. Ce fait est mis en évidence par la diminution de 25 % de la quantité de billets de tâche et de plaintes soumises au sein de l’ensemble de l’organisation.

À la suite du succès de la transformation de l’environnement d’impression des bureaux de l’entreprise en Amérique du Nord, nous mettons en œuvre les solutions aux autres emplacements internationaux. L’entreprise étant en expansion continue, son environnement d’impression est maintenant prêt en vue de toute éventualité.

« Comme nous avons transformé nos environnements d’impression avec Ricoh, nous savons dorénavant comment normaliser et reproduire les processus dans l’éventualité de l’acquisition d’autres entreprises ou d’autres installations. Mettre tous les processus en place ne nous prendra pas plus de six mois », a déclaré le directeur des opérations des TI de l’Amérique du Nord du géant de l’industrie alimentaire.