Bureau du greffier du comté de Suffolk

Le bureau du greffier du comté de Suffolk est tenu par la loi de consigner et de classer une énorme quantité d’archives publiques, dont des documents relatifs aux hypothèques, aux actes, aux jugements et aux privilèges. Ces dossiers, composés de documents papier, de microfilms et de fichiers numériques, sont consultés par une vaste gamme de personnes ayant chacune besoin de s’en servir, d’en faire des copies, et de les envoyer par télécopie ou par courriel.

Afin de faciliter la consultation et la reproduction des documents, de nombreux utilisateurs fréquents ont loué des locaux dans l’édifice du bureau du greffier et ont ainsi établi une petite source de revenus pour ce dernier. En dépit de cela, la quantité excessive de demandes a rendu difficile le traitement de documents et l’extraction efficiente des dossiers orignaux par le personnel.

Le directeur de l’imagerie optique du bureau nous a demandé d’élaborer une solution approfondie qui permettrait la photocopie, l’impression et la télécopie de documents ainsi que l’envoi de courriels.

Nous avons sélectionné de notre catalogue le logiciel Pharos Uniprint— un outil ayant été conçu pour être utilisé dans des écoles, où les surcharges étaient déduites des comptes étudiants.

La solution a aussi prévu l’installation d’un kiosque autonome à carte prépayée et d’une imprimante multifonctions (MFP) tout-en-un équipée d’un lecteur pour paiement par carte, ainsi que l’intégration aux systèmes dorsaux du bureau.

La solution finale, qu’on a nommée Unified Land Record Retrieval Kiosk (kiosque d’extraction unifiée de documents), donne toujours d’excellents résultats pour le bureau chargé du greffier.

Les utilisateurs peuvent repérer les documents dont ils ont besoin pour ensuite en faire des copies et les envoyer par télécopieur ou par courriel, puis payer leurs transactions — tout cela à partir d’un seul système convivial qui a généré 78 000 $ dans l’année suivant son installation.