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Services de saisie de documents avancés
Améliorer l’accès à l’information : numériser des documents papier et organiser des données non structurées.
Améliorer l’accès à l’information : numériser des documents papier et organiser des données non structurées.
C’est un fait du monde des affaires moderne : les données affluent dans votre entreprise de toutes parts — courriels, fichiers multimédias mixtes, formulaires électroniques et même papier. Déjà en 2014, les chercheurs disaient que d’ici 2020, l’espace numérique contiendrait presque autant de segments d’information qu’il y a d’étoiles dans l’univers.
Il est essentiel de maîtriser ces vastes quantités de données d’entreprise. Nos services de saisie de documents avancés convertissent les documents numériques non structurés et numérisent les fichiers papier, transformant ainsi toutes ces données en informations électroniques significatives pour vous permettre de travailler plus efficacement et de réduire le coût de gestion de l’information.
Tirer le maximum de vos données
Découvrez les informations piégées dans les documents papier et les données non structurées.
Même si vous utilisez un système de gestion de documents, vous pourriez affronter des défis persistants. Les données doivent constamment être extraites de fichiers papier ou de formats numériques non structurés comme Word ou PDF. De plus, vous devez faire en sorte que les informations d’affaires soient faciles à rechercher, à modifier et à partager.
Nos services de saisie de documents avancés intègrent Ephesoft Enterprise, une plateforme intelligente de saisie de documents et de données qui analyse les informations entrantes et classe, trie, indexe, marque et extrait automatiquement les données. Kofax et Captiva sont d’autres outils de saisie avancés que vous pouvez intégrer dans un système de gestion du contenu d’entreprise (GCE) pour lancer un flux de travaux ou une procédure.
Profiter de l’accès au nuage en tout temps
Accédez toujours à vos données en toute sécurité.
Votre solution de saisie de documents est adaptée à vos besoins et à vos préférences. Stockez les données sur votre réseau, dans le nuage ou utilisez une approche hybride. Nous pouvons vous aider à déterminer la meilleure façon de saisir des données électroniques en fonction de votre entreprise. Notre solution de stockage en nuage, l’environnement en nuage intégré (ICE) de Ricoh, est entièrement compatible avec nos appareils multifonctions, ce qui permet de :
- Envoyer des télécopies, des courriels ou des documents numérisés vers des services de stockage et de sauvegarde comme Google Drive, Dropbox, DocumentMall, etc.
- Convertir des documents en format Word, Excel ou PDF
- Gagner du temps en automatisant et en rationalisant vos procédures à plusieurs étapes
- Garantir que vos données sont automatiquement sauvegardées pour éviter l’interruption de vos activités
Aider à réduire vos dépenses
Réduisez les coûts de gestion de vos informations.
Réduisez les coûts de gestion de l’information:
- Libérez de l’espace et réduisez les coûts de stockage sur site et hors site
- Évitez les problèmes de conformité et de protection de la vie privée, en laissant moins de papier traîner au bureau
- Prévenez la perte ou le dommage d’informations importantes
- Récupérez un document précis à l’aide d’une recherche rapide — en évitant ainsi les recherches fastidieuses dans les dossiers papier et les boîtes de rangement
- Réduisez les temps d’arrêt dus aux pannes de système ou à la reprise après sinistre
- Augmentez la sécurité des données pour éviter les atteintes à la sécurité
- Réduisez la redondance dans les systèmes disparates en conservant toutes les données dans un système central de gestion du contenu
- Améliorez l’efficacité grâce à des flux de travaux automatisés dans votre GCE qui remplacent les tâches manuelles
Aider à réduire les dépenses en capital
Éliminez les coûts de la gestion et du stockage des documents papier.
La conversion de documents papier au format numérique permet d’éliminer les problèmes que vous rencontrez avec le stockage dispendieux de documents. Vous pouvez :
- Libérer de l’espace et réduire les coûts de stockage de documents sur site et hors site
- Réduire la redondance dans les systèmes disparates en conservant toutes les données dans un répertoire central
- Récupérer un document précis à l’aide d’une recherche rapide — en évitant ainsi les recherches fastidieuses dans les dossiers papier et les boîtes de rangement
- Prévenir la perte ou le dommage d’informations importantes
- Diminuer vos dépenses en papier, dont une grande partie est jetée à la poubelle
- Éviter les problèmes de conformité et de protection de la vie privée, en laissant moins de papier à la vue de tous
- Améliorer l’efficacité grâce à des flux de travaux automatisés qui remplacent les tâches manuelles
- Augmenter la sécurité des données pour éviter les atteintes à la sécurité et améliorer la conformité
Plus d'information sur nos solutions
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Signature électronique
Automatisez vos procédures de flux de documents au moyen de solutions de signature électronique afin de commencer votre projet de transformation numérique.
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