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Comment puis-je gérer l’impression afin d’alléger la charge de travail du service des TI et d’accroître la productivité de mes employés?

Les services d’impression efficaces sont ceux qui réussissent à réduire les coûts, à améliorer la sécurité et à promouvoir l’optimisation de l’impression.
 

Augmenter la productivité des TI

Dans le monde très concurrentiel d’aujourd’hui, les entreprises évoluent constamment : elles déplacent leurs serveurs d’impression pendant les déménagements de bureaux, elles ajoutent de nouveaux serveurs pendant les périodes d’expansion et elles perdent souvent la trace des serveurs inutilisés. La gestion active du nombre de travaux d’impression qui sont recto ou toujours en couleur ou dont la taille de fichier est incorrecte pour l’imprimante sélectionnée peut représenter un défi. La responsabilité de surveiller l’efficacité et la sécurité de votre infrastructure d’impression et de vos informations papier incombe à votre équipe des TI. Avec autant de responsabilités, votre équipe des TI peut avoir du mal à maintenir votre environnement d’impression opérationnel, sans parler de fournir des analyses utiles sur l’utilisation, les habitudes d’utilisation et autres statistiques qui peuvent vous aider à améliorer votre performance. 
 

Les services d’impression aident à réduire les dépenses inutiles

 
Un environnement d’impression optimisé ne libère pas seulement des ressources TI inestimables, il augmente également la productivité globale des employés. En intégrant l’impression mobile et l’impression en nuage dans votre infrastructure d’impression, vous offrez une expérience utilisateur cohérente, ce qui permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité globale. Les employés qui travaillent à distance peuvent imprimer à partir de leur téléphone intelligent et d’autres appareils mobiles vers le nuage, ce qui leur permet d’imprimer de n’importe où. Des services d’impression de qualité — y compris un service en nuage de paiement à l’utilisation — réduisent les dépenses inutiles pour les serveurs d’impression non utilisés ou sous-utilisés, les logiciels coûteux et les coûts élevés associés aux ratios utilisateur-appareil imprécis. De plus, les services d’impression en nuage améliorent la sécurité de l’impression en authentifiant les utilisateurs et grâce à l’authentification par carte magnétique, par carte de proximité ou par NIP. 
 

Les pertes de données demeurent fréquentes : 60 % des organisations ont déclaré au moins une atteinte à la protection des données liées à l’impression au cours de la dernière année.1

Atténuer et surveiller les problèmes de sécurité d’impression

Près de la moitié de tous les répondants au dernier sondage de Quocirca sur l’impression indiquent que le papier est très important pour leurs activités quotidiennes. Pourtant, les procédures non organisées ou non gérées sur papier peuvent poser des risques pour la sécurité des entreprises. C’est pourquoi de nombreuses organisations se tournent vers les services d’impression gérés (MPS) pour les aider à faire face aux coûts, à la complexité et aux risques d’une infrastructure d’impression non gérée. De plus, au fur et à mesure que le marché évolue et que les entreprises subissent des transformations numériques, il y a encore plus de possibilités d’accroître leur valeur commerciale. L’impression en nuage, ou l’impression à partir du nuage, offre des fonctions de sécurité automatiques telles que le relâchement sécuritaire des impressions, le chiffrement des données des appareils et un système de sécurité par écrasement des données (DOSS).
 

Optimiser continuellement pour un meilleur rendement

L’optimisation de l’impression — y compris le rajustement du nombre et du type d’appareils dont votre entreprise dispose, la mise en œuvre d’analyses pour fournir des informations utiles et la consolidation pour améliorer les ratios utilisateur-appareil — est essentielle au fonctionnement optimal de votre environnement d’impression. Les meilleures solutions d’impression disponibles offrent la possibilité d’automatiser les tâches manuelles et de fournir un point de contrôle unique pour:
 
  • Consulter les imprimantes, les adresses IP et les alertes d’état.
  • Acheminer les impressions à l’appareil le plus économique.
  • Appliquer l’impression recto-verso.
  • Régler l’impression en noir et blanc par défaut.
  • Recueillir des données sur l’utilisation, les habitudes d’utilisation et plus encore.
  • Produire des rapports standard et personnalisés.


 

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1Quocirca. « Managed Print Services Landscape, 2017: A vendor analysis of the global enterprise MPS market. » Business and IT Analysis, juillet 2017. https://www.xerox.com/downloads/usa/en/gdo/reports/gdo_landscape_quocirca_mps_0718.pdf