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Numérisation de l’information

Éviter de crouler sous l’information

 

Diminuer de moitié plus vous produirez de documents en version électronique, plus le nombre de documents papier stockés dans un bureau diminuera sur une période de cinq ans - ce qui représente des économies de près de 8% des frais d’exploitation d’un bureau.*

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Étant donné que le flux de nouveaux renseignements électroniques ne cesse d’augmenter, vous aurez peut-être du mal à gérer les renseignements qui datent d’un certain temps (surtout s’ils sont stockés sous forme de microfilms, de microfiches ou en format papier). Consultez vos données en toute sécurité et de façon pratique et fiable grâce à notre Solution de numérisation de l’information abordable et adaptable. Nous convertirons vos renseignements sur papier pour les verser dans votre système de gestion des documents : à partir de là, vous pourrez y accéder à l’endroit et au moment où vous en aurez besoin.

 
 

Tirer parti des renseignements

 

Voyez les résultats que vous obtiendrez grâce à une infrastructure efficace de gestion de l’information.

 

Vos renseignements vous seront utiles dans la mesure où vous serez capables d’en tirer parti. Avec la Solution de numérisation de l’information, la mobilité de l’information est assurée, parce que votre personnel peut saisir, consulter et gérer les données administratives essentielles. Nous numériserons les dossiers existants avec vous (en numérisant et en indexant les quantités importantes de documents physiques en attente dans les formats privilégiés par les membres de votre équipe et vous-même.

Grâce à cette infrastructure d’information adéquate, voici ce que vous pourrez faire:


  • Trouver et consulter des renseignements complets, précis et en temps voulu dans votre équipe.
  • Rationaliser l’information d’entreprise – améliorer la pertinence tout en réduisant la redondance.
  • Réduire l’espace nécessaire à l’entreposage et à la conservation de tous vos documents papier ou le supprimer, diminuer les dépenses qui s’y rattachent ou les ramener à zéro et atténuer ou chasser les soucis causés par ces opérations.

 
 

Soutien de l’innovation des méthodes de travail

 

Renforcer la collaboration avec les membres de votre équipe grâce à des outils novateurs et efficaces.

 

Vos employés sont sur la route utilisant leurs téléphones intelligents et d’autres appareils mobiles pour favoriser la vitesse, la productivité et la collaboration. Mais votre information ne suit peut-être pas le rythme.

Même si vous utilisez un système de gestion de documents numérique, vous pourriez affronter des défis persistants comme tous les anciens documents, le besoin d’extraire continuellement des données de fichiers papier et de l’information non structurée, ainsi que la pression afin que les données soient disponibles quand, au moment et à l’endroit où les employés en ont besoin.

En raison des innovations dans la façon de travailler que notre Solution de numérisation de l’information comporte, voici ce que les membres de votre équipe et vous-même pouvez désormais faire:


  • Consulter l’information dont vous avez besoin, peu importe le moment, l’endroit et l’appareil.
  • Renforcer votre collaboration, grâce à des renseignements mieux organisés et plus faciles à consulter.
  • Accroître la productivité en ne passant plus désormais de temps à chercher et à recréer de l’information.
 
 

Obtenir une imagerie numérique fiable

 

Aider à se conformer au mandat lié à la gestion de données numériques.

 

Il est avantageux d’avoir des renseignements faciles à consulter, mais pas des données non protégées. Voilà pourquoi notre travail consiste non seulement à numériser vos documents, mais à vous aider à les protéger et à les convertir dans les bons formats exigés.

Nous pouvons offrir des services de numérisation sur place pour les documents qui ne doivent pas quitter vos locaux ou encore nous pouvons les transporter dans l’un de nos cinq centres de production de services d’information d’affaires (BIS), où travaillent des experts certifiés dans le domaine de l’imagerie numérique. De là, vos données seront transférées dans des lecteurs média portables ou ils seront envoyés par le protocole de transfert de fichiers (FTP), le long de la chaîne de responsabilité complète.

D’une façon ou d’une autre, notre Solution de numérisation de l’information vous permet de faire ce qui suit :

  • Déployer des mesures de sécurité et des pistes d’audits pour les systèmes d’information électronique.
  • Renforcer votre capacité à exécuter des mandats concernant notamment les conflits d’intérêts et la Patriot Act américaine.
 
 

Plus d'information sur nos solutions

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*Source: AIIM « Paper Free Office » (2012).