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Gestion des formulaires

Obtenir un flot d’informations gratuites grâce aux formulaires numériques

 

Vous vous êtes fait connaître en travaillant avec des documents papier. Mais les temps ont changé et, dans le nouveau monde du travail, cette façon de faire est synonyme de lenteur et de coûts élevés, tout en étant peu sécuritaire. Et le pire, c’est que l’information contenue dans ces documents est difficilement accessible à ceux qui en ont besoin. Grâce à notre solution de gestion des formulaires, vos hautes piles de documents cèderont la place aux flux de travail numériques et aux formulaires électroniques. En transformant votre information éparse en données structurées, non seulement vous épargnerez du temps et de l’argent, mais vos informations importantes deviendront accessibles partout et en tout temps.


 
 

Partager l’information sans délai

 

Faites en sorte que l’information circule aisément entre les gens et les services.

 

Imaginons un formulaire rempli à la main dans lequel se trouvent des informations commerciales essentielles pour votre entreprise. Et imaginons qu’il n’en existe qu’un seul exemplaire. Qu’arriverait-il si celui-ci était déplacé par mégarde, abîmé ou perdu? Cela pourrait vous faire perdre beaucoup de temps, peut-être des revenus, voire la confiance d’un client. Vous pourriez aussi ne pas perdre ce formulaire, mais vous perdrez tout de même un temps précieux à numériser, photocopier et télécopier l’original.

Voilà à quoi sert la gestion des formulaires. Elle vous permet de sauvegarder vos formulaires, de les modifier et de les rendre accessibles auprès des personnes concernées, au moment où elles en ont besoin.

Les formulaires électroniques peuvent emprunter les flux de production existants et accélérer la circulation de l’information en parvenant aux personnes chargées de les approuver en quelques minutes, plutôt qu’en quelques jours comme c’est le cas avec les formulaires papier. Avec les signatures électroniques, vous pouvez tirer le meilleur parti de la technologie des ordinateurs portables et des appareils mobiles, de façon à ce que l’information, et avec elle la capacité de prendre des décisions, reste entre vos mains.

 
 

Éliminer les goulots d’étranglement des flux de production

 

Automatisez et accélérez les flux de production relatifs aux formulaires.

 

Plus vous et votre personnel passez de temps à trouver, remplir et classer des documents administratifs, moins vous en avez à consacrer aux autres tâches professionnelles importantes que vous devriez accomplir en priorité. Lorsque des dossiers papier sont difficiles d’accès, l’information essentielle qu’ils contiennent peut ne pas parvenir aux personnes qui en ont besoin au moment opportun. Notre solution de gestion des formulaires remplace vos formulaires papier par des formulaires électroniques et des flux de travail numériques, afin de vous aider à augmenter votre efficacité :


  • Précharger vos formulaires en y intégrant des données importantes en quelques secondes.
  • Éliminer le processus d’indexage et de numérisation grâce à la livraison rapide et ciblée des informations.
  • Intégrer le contenu de vos formulaires électroniques à votre système de gestion documentaire.
  • Envoyez le contenu de formulaires précieux de partout, d'un ordinateur portatif à une tablette, à un téléphone intelligent.

Vous pourrez aussi modifier l’information qui doit l’être. Faites des modifications à la volée – sur des formulaires qui ont la même apparence à l’écran que sur papier – ou vérifiez les champs de données et les versions immédiatement.

 
 

Réduire les coûts en gérant l’information électronique

 

Moins de papier signifie également des coûts d’exploitation plus bas.

 

Lorsque l’on gère de grandes quantités de papier, il faut s’attendre à des frais d’exploitation élevés. Achat du papier, frais de copie, d’impression et d’entretien – sans compter les coûts de main-d’œuvre – les dépenses se multiplient rapidement. Pour ne rien dire de la façon dont vous devrez entreposer tous ces exemplaires papier.


  • Faites des économies, utilisez moins de papier
  • Épargnez sur les coûts en matière d’espace de bureau ou de stockage, selon que vous conservez vos formulaires sur place ou dans des installations périphériques
  • Éliminez ou réduisez les coûts de préimpression des formulaires
  • Éliminez le gaspillage des formulaires qui doivent être détruits lorsque leur contenu change
 
 

Plus d'information sur nos solutions

  • Processus de comptabilité

    Nous pouvons vous aider à gérer vos comptes créditeurs et débiteurs afin de réduire les coûts de main-d’œuvre, le risque d’erreur humaine et de simplifier les rapports.

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    Découvrez comment l’information critique est facilement accessible avec la solution de gestion de formulaires de Ricoh.                                                             

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