Ricoh Canada

Étude de cas : Transition vers les documents numérisés

Une entreprise réduit son volume de documents papier en vue de sa délocalisation

À propos du client

Le client est un organisme mondial en possession de plusieurs unités et entreprises indépendantes qui offrent de la technologie et des solutions industrielles dans plusieurs marchés verticaux.

« Notre transition vers les documents numériques nous permettra d’accroître l’efficience de notre entreprise en favorisant l’atteinte de nos objectifs de durabilité. Ricoh est le partenaire idéal pour nous aider à réaliser nos objectifs d’imagerie, car il parvient à maintenir des normes et des flux de production identiques dans ses installations de traitement partout au pays. »

Directeur de programme

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Défi

Le groupe des synergies au sein de l’organisme du client — chargé d’améliorer l’efficience de l’ensemble des entreprises et des unités d’exploitation de celui-ci — a voulu profiter de la délocalisation prochaine de l’organisme pour numériser de nombreux documents de l’administration fiscale. Cela permettait de :

  • Diminuer le volume de papier à transporter;

  • Réduire les risques de perte et de dommage des documents;

  • Réduire l’espace de rangement dans les nouveaux locaux;

  • Réaliser les objectifs de durabilité de l’entreprise;

  • Faciliter l’application de la politique de conservation des documents.

Or, c’était la période des impôts et bon nombre des quelques 170 000 documents devaient être utilisés durant les heures d’ouverture. Vu que nous lui fournissions des MFP et des services d’impression depuis au moins dix ans, l’entreprise a sollicité notre aide pour trouver une solution.

Solution

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec le client afin d’élaborer un plan qui tiendrait compte de sa délocalisation et de ses activités quotidiennes.

Nous avons acheminé les documents vers notre installation de traitement, qui se situait dans la même ville que le nouveau siège de l’entreprise, pour ensuite les numériser et les traiter jour et nuit pendant quelques jours, dont une fin de semaine.

Non seulement avons-nous livré des documents PDF de plusieurs pages compatibles avec le système de documents de l’entreprise, mais nous l’avons fait avant l’échéance prévue.

Résultats

Stack of papers.

L’entreprise peut désormais interroger ses documents fiscaux numérisés en fonction de plusieurs paramètres, dont la date, le format du document et l’administration fiscale.


Les fichiers numériques ont simplifié le respect de la politique de conservation des documents en plus d’améliorer le service à la clientèle grâce à la réduction du temps de récupération des documents.

Le client prévoit également reprendre le processus de numérisation dans l’ensemble de ses unités d’exploitation et des entreprises de son groupe.

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