Étude de Cas: Université Regis

Une mise à niveau technologique qui réduit les coûts et améliore la fonctionnalité

À propos de l’université Regis

Située à Denver au Colorado, l’université Regis est considérée parmi les meilleures universités de l’Ouest selon U.S. News & World Report. Comptant plus de 12 500 étudiants, l’établissement fait partie des 28 collèges et universités catholiques gérés par les Jésuites en Amérique.

"Regis n’aurait pas implanté ce programme de gestion de l’impression aussi rapidement sans l’aide de Ricoh. Ricoh a fait plus que de nous offrir la technologie et les services. L’entreprise nous a aidés à rallier nos gens aussi."
Erich Delcamp
Directeur général, Infrastructure et opérations
Université Regis

Défi

Un parc d’appareils suranné gonflait les coûts d’impression et la consommation d’énergie de l’Université Regis de Denver. À la suite d’un appel de propositions, nous avons mis au point une stratégie de gestion de l‘impression qui comportait la mise à niveau de l’équipement et la prise en charge du centre d’impression, de copie et de courrier. Regis a retenu Ricoh comme partenaire pour ses idées de contrôle des coûts et son expertise en services de documents gérés (MDS).

À la suite d’une analyse de deux jours de son centre d’impression et d’un inventaire avec cartographie des appareils, Ricoh a déniché des milliers d’appareils sur place, et plus d’une centaine de modèles différents. Les résultats ont surpris le personnel, qui ne se doutait pas du volume et du mix d’appareils en sa possession.

Le travail de préparation terminé, nous avons commencé la mise à niveau de l’équipement, un changement mal vu par plusieurs membres du personnel. Certaines personnes chassaient même les représentants de leur bureau, car elles craignaient de perdre leur imprimante à jet d’encre.

Solution

Après avoir pris en charge le centre d’impression, de copie et de courrier, Ricoh a déployé par phases 45 nouveaux MFP couleur ainsi que la gestion de l’impression à la grandeur du campus. Nous avons aussi installé:

Nous avons aussi installé:

RightFax - qui remplace le système analogique de l’Université et le besoin d’appareils autonomes.
Equitrac Express - un logiciel de gestion de l’impression qui vérifie les quotas d’impression des étudiants et la rétrofacturation à certains budgets pour les professeurs et le personnel.

Pour alléger la charge de travail du service TI de l’établissement, du personnel Ricoh supplémentaire est venu en soutien, surveiller et dépanner les serveurs d’impression. Ricoh a assumé la gestion du service et des fournitures pour les appareils de bureau qui ne faisaient pas partie du déploiement initial, ce qui a permis à l’université de contrôler les coûts des consommables et de savoir exactement combien d’appareils restaient.

Et pour rassurer les membres du personnel qui ne voyaient pas la mise à niveau d’un bon œil, Ricoh s’est assis avec eux pour leur expliquer la nouvelle technologie et leur demander quels étaient leurs besoins. Certains demeuraient sceptiques, surtout en ce qui concerne la confidentialité des documents : nous avons donc implanté le verrouillage de l’impression des MFP qui conserve les travaux jusqu’à ce que l’utilisateur s’identifie et les imprime ou les supprime.

Résultats

Pendant la première année du plan, l’établissement a épargné 166 000 $ et a réduit son volume d’impression de près de 40 pour cent.

Afin de maintenir le nombre d’appareils, les professeurs et le personnel devaient remplir un formulaire avant l’installation de tout nouvel appareil. Les étudiants aiment les nouveaux services, car ils peuvent maintenant imprimer en couleur à plusieurs endroits sur le campus. Ils peuvent utiliser les MFP pour faire des copies contre leur quota d’impression, ce qu’ils ne pouvaient faire auparavant.
A l’avenir, nous allons utiliser Equitrac pour aider à l’implantation de modifications de comportement et permettre l’impression sans fil et mobile aux professeurs, au personnel et aux étudiants.

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