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Municipalité de Springwater

Un système de gestion de dossiers numériques nouveau en son genre permet d’économiser du temps et d’améliorer la relation de la municipalité avec ses résidents.

 
 

Challenge

 

Challenge

 

Une tenue de registres précise et détaillée est essentielle au sein d’une municipalité en santé. Bien que la municipalité de Springwater tenait de nombreux dossiers, elle faisait face à de sérieux problèmes en matière d’entreposage et d’accès. Tout était très compartimenté et empilé. Chaque service avait son propre réseau et son propre système de classement, ce qui faisait en sorte qu’aucun autre service ne pouvait y accéder facilement.

Les registres actifs étaient physiquement entreposés dans une pièce au-dessus des bureaux municipaux. Ils nécessitaient cinq tablettes de rangement et le volume augmentait à un rythme alarmant. Le personnel perdait beaucoup de temps à chercher les dossiers sur place et à l’extérieur, ce qui engendrait des hausses de coûts administratifs. La dépendance à l’égard des documents physiques et l’absence de coordination interservices rendaient également difficile pour le personnel de la municipalité de travailler en collaboration.

Il arrivait que des documents physiques disparaissent ou soient retardés lorsque les membres du personnel étaient en vacances, demeurant parfois en attente sur un bureau pendant plusieurs semaines. De plus, l’examen des dossiers papier étant une longue tâche, il fallait beaucoup de temps pour répondre aux demandes relatives à des documents entreposés. Bien que la municipalité réussissait à respecter les échéances légales pour répondre aux demandes d’accès à l’information ou aux demandes de renseignements des résidents, elle souhaitait réduire les délais d’exécution afin d’améliorer sa réputation d’ouverture et de transparence.

 

« Ricoh a été un partenaire génial et je recommande l’entreprise à toutes les municipalités qui souhaitent numériser leurs registres. Nous leur en avons demandé beaucoup, mais Ricoh a dépassé nos attentes dans le cadre de la fourniture du produit en question. »

Karen Way
Greffière adjointe de la municipalité de Springwater

 
 

Solution

 

Solution

 

Ricoh a accompagné la municipalité dans le cadre de chaque étape et nous n’avons jamais eu peur de relever le défi de livrer la bonne solution de gestion de dossiers numériques.

 
Dans le but de numériser ses dossiers, la municipalité de Springwater s’est tournée vers Ricoh. Nous avons été choisis parce que nous avions de l’expérience avec le logiciel que la municipalité cherchait à mettre en place, parce que nous offrions le soutien qu’elle recherchait et parce que nous avons pris le temps de comprendre ses besoins uniques.

Grâce à la technologie Laserfiche, nous avons numérisé l’ensemble de leur système de gestion de dossiers. Au cours de la mise en œuvre, nous avons numérisé et téléchargé tous les anciens registres et les dossiers actuels de la municipalité et avons créé un système unifié de gestion de dossiers auquel tous les services peuvent avoir accès.

 

À propos du municipalité de Springwater

Située entre les villes de Barrie et de Wasaga Beach, à seulement 100 kilomètres au nord de Toronto, la municipalité de Springwater offre à ses résidents l’accès à une panoplie d’événements culturels et urbains en Ontario. Son emplacement convoitable et ses paysages pittoresques de campagne propice à un mode de vie abordable ont permis à la municipalité de Springwater de se classer parmi les 100 meilleurs endroits où vivre au Canada selon MoneySense. Les employés de la municipalité de Springwater travaillent avec ardeur afin de conserver cette réputation positive et la qualité de vie exceptionnelle des quelque 20 000 résidents de la ville. 
 
 

Résultats

Depuis la mise en œuvre de la solution de gestion de documents Laserfiche de Ricoh, la municipalité de Springwater a connu un certain nombre d’améliorations relativement à son personnel ainsi qu’aux résidents qu’elle dessert. Maintenant que toutes les archives historiques ont été numérisées, l’espace physique requis pour entreposer les dossiers actifs a été réduit de près de moitié et deux des cinq étagères d’entreposage ont pu être enlevées. Comme tous les services peuvent maintenant tous accéder au même document numérique, les rapports ne sont plus susceptibles de faire l’objet d’erreurs de duplication. Cela évite au personnel d’avoir à vérifier et revérifier les rapports avant qu’ils ne soient présentés au conseil et a permis d’éliminer les blocages de flux de travaux lorsque des membres du personnel sont absents pendant une longue période de temps.

Le système de gestion de dossiers numériques a également créé de nouveaux flux de travaux permettant d’économiser du temps. Le traitement des formulaires pour les demandes d’accès à de l’information, par exemple, est maintenant accessible en ligne et les résultats de recherche sont disponibles instantanément. Cette nouvelle façon de faire a permis d’améliorer les relations avec les résidents et de renforcer la réputation de transparence de la municipalité, puisque le personnel est mesure de livrer rapidement et facilement n’importe quel document demandé directement sur place.