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Étude de cas : Bureau du greffier du comté de Suffolk

Ricoh effectue la restructuration du système de gestion de documents d’un bureau de greffier et transforme un défi en source de revenus.

Ricoh red imagination balloon
 
 

Défi

 

Défi

 
Suffolk County Clerks Office woman pulling file
Le bureau du greffier du comté de Suffolk est tenu par la loi de consigner et de classer une énorme quantité d’archives publiques, dont des documents relatifs aux hypothèques, aux actes, aux jugements et aux privilèges. Ces dossiers, composés de documents papier, de microfilms et de fichiers numériques, sont consultés par une vaste gamme de personnes ayant chacune besoin de s’en servir, d’en faire des copies, et de les envoyer par télécopie ou par courriel.

Afin de faciliter la consultation et la reproduction des documents, de nombreux utilisateurs fréquents ont loué des locaux dans l’édifice du bureau du greffier et ont ainsi établi une petite source de revenus pour ce dernier. En dépit de cela, la quantité excessive de demandes a rendu difficile le traitement de documents et l’extraction efficiente des dossiers orignaux par le personnel.
 
 

« Ricoh a collaboré avec nous dès le départ afin de nous aider à mettre en œuvre la solution. »

Bureau du greffier du comté de Suffolk

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Le directeur de l’imagerie optique du bureau nous a demandé d’élaborer une solution approfondie qui permettrait la photocopie, l’impression et la télécopie de documents ainsi que l’envoi de courriels.

 
 

« Nous avions également besoin de lecteurs de cartes et d’une solution de logiciel qui nous permettrait d’y fixer des montants d’argent exacts. Ainsi, une carte prépayée de 10 $ n’autoriserait que des travaux d’une valeur totale équivalente, » a ajouté le directeur.


Nous avons sélectionné de notre catalogue le logiciel  Pharos Uniprint— un outil ayant été conçu pour être utilisé dans des écoles, où les surcharges étaient déduites des comptes étudiants. La solution a aussi prévu l’installation d’un kiosque autonome à carte prépayée et d’une imprimante multifonctions (MFP) tout-en-un équipée d’un lecteur pour paiement par carte, ainsi que l’intégration aux systèmes dorsaux du bureau. 
 
 

À propos du bureau du greffier du comté de Suffolk 

Situé à Long Island dans l’État de New York, le bureau du greffier du comté de Suffolk offre un éventail de services aux résidents locaux, dont l’un des plus importants constitue d’ailleurs la gestion de documents de transactions immobilières qui remontent à plusieurs siècles. 

 
 
 

Résultats

 

Résultats

 

La solution finale, qu’on a nommée Unified Land Record Retrieval Kiosk (kiosque d’extraction unifiée de documents), donne toujours d’excellents résultats pour le bureau chargé du greffier.

Les utilisateurs peuvent repérer les documents dont ils ont besoin pour ensuite en faire des copies et les envoyer par télécopieur ou par courriel, puis payer leurs transactions — tout cela à partir d’un seul système convivial qui a généré 78 000 $ dans l’année suivant son installation.