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Étude de Cas: Solutions de Salles de Réunion

(Firme d’experts-conseil) Une firme-conseil repense la réservation et l’utilisation des salles de réunion

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Défi

 

Défi

 
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Des dizaines de réunion ont lieu chaque jour à cette firme-conseil. Étant donné l’absence d’un processus de réservation uniforme et coordonné, il était souvent difficile de trouver une salle où tenir ces réunions. Les pièces étaient souvent réservées en double ou réservées sur une période prolongée que cela soit requis ou non. Certaines réservations persistaient même après le départ de l’employé qui les avait faites.

Le premier réflexe de l’entreprise a été d’ajouter plus de salles. Cela n’a rien changé, car le problème n’était pas tant le manque d’espace que plutôt une mauvaise utilisation des ressources.

 
 

Cette importante firme d’experts-conseil a lancé un nouveau logiciel de réservation de salles de réunion à son siège social afin que ces employés puissent mieux collaborer entre eux. 

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Un responsable de comptes stratégiques de Ricoh a lui-même vécu la situation lorsque l’entreprise ne pouvait trouver une salle disponible. C’est alors que le responsable leur a dit que nous avions un moyen de résoudre le problème.

 
 

Fort d’une relation de six ans avec cette entreprise, nous avons constaté:

  • La fréquence à laquelle les salles de réunion étaient réservées, mais demeuraient inutilisées
  • Lorsque les grandes salles étaient réservées pour de petits groupes
  • D’autres situations uniques qui compromettaient l’efficacité

    Muni des résultats, nous avons ensuite collaboré avec l’équipe TI de la firme afin de personnaliser le logiciel de réservation de salles de réunion Condeco ainsi que les écrans d’affichage numérique pour améliorer l’utilisation des salles de réunion.

     
     

    À propos du client

    Depuis plus de vingt ans, cette firme-conseil canadienne de renom reconnait l’importance de la loyauté en affaires, car elle a aidé de nombreux clients internationaux à trouver de nouveaux clients — et à les conserver. 
     
     

    Résultats

    Grâce à la nouvelle solution, il est maintenant aisé de trouver une salle de réunion. Et ce sont les employés qui s’en réjouissent. De leur ordinateur, leur téléphone mobile ou les écrans numériques à l’extérieur de chaque salle, ils peuvent:

    • Vérifier l’état d’une salle en temps réel
    • Réserver une salle directement dans les calendriers de Microsoft Outlook ou de Lotus Notes
    • Commander des ressources comme l’équipement audiovisuel ou des services de traiteur

    La firme pouvait également gérer de façon plus efficace les désistements et libérer facilement les salles pour les autres. Et puisque le logiciel est évolutif, il s’adapte aux besoins changeants et en croissance de l’entreprise.

     

    Mieux encore, la solution de réservation de Condeco permet aux gestionnaires de systèmes de surveiller l’achalandage, les activités, l’utilisation des ressources et plus encore. La firme espère que ces données pourront l’aider à développer des stratégies à long terme afin de réduire davantage les coûts et d’augmenter la durabilité.