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Étude de cas : National Collegiate Athletic Association

Les Services d’imagerie numérique de Ricoh obtiennent la victoire en accélérant le traitement de relevés de notes du centre d’admissibilité de la NCAA.

 
 

Défi

 

Défi

 
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La NCAA reçoit à peu près 100 000 relevés de notes par an, la majorité durant l’été, et les employés veulent s’assurer que leur travail respecte une parfaite intégrité. Ces informations peuvent être transmises de plusieurs façons : par papier, par télécopie ou par voie électronique. Chaque information reçue doit être entrée, suivie et indexée dans le système administratif de la NCAA dans les délais prévus.

Généralement, cela prenait cinq à sept jours après la réception du relevé de notes avant qu’il ne soit visible dans le système accessible au public de la NCAA. C’est parce que chaque document parvenant au centre devait être numérisé, indexé et apparié manuellement au bon étudiant athlète.

La NCAA souhaitait améliorer ses délais de production, respecter l’intégrité des documents et suffisamment se pourvoir en personnel pour les moments de surcharge de travail de la période estivale.

 
 

Il fallait habituellement une semaine pour qu’un relevé de notes soit visible avec l’ancienne méthode sur place.

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Le traitement hors site des Services d’imagerie numérique de Ricoh était la solution pour une efficacité accrue du traitement de documents, de meilleurs délais de production et une réduction des coûts.

 
 
La NCAA, recevant des quantités variées de relevés de notes autant sur papier que par voie électronique (20 000 dans les mois d’été et 4 000 le reste de l’année), nous a mis au défi de leur trouver une meilleure façon de traiter ces documents.
 
Chaque année, il est impossible de savoir combien d’étudiants vont s’inscrire au centre d’admissibilité et faire une demande d’accréditation auprès de la NCAA. Par conséquent, la NCAA estime que près de 65 % de leurs coûts liés à la charge de travail sont variables.
 
Nous leur avons recommandé le traitement hors site par les Services d’imagerie numérique de Ricoh, qui leur permettrait de profiter d’une efficacité accrue du traitement de documents, de meilleurs délais de production et d’une réduction des coûts par :
 
  • L’alignement des coûts aux quantités de documents traités.
  • La réduction du personnel préposé au traitement du courrier sur place et du matériel de traitement.
  • La diminution des demandes de renseignements.
  • L’alignement de leurs flux de travaux sur papier à leur traitement de relevés de notes électroniques établi.
La NCAA a convenu à un projet pilote de six mois avec nous, durant lequel nous avons pu leur montrer les marches à suivre et comment nous pouvions mieux répondre à leurs besoins en documents. Nous leur avons prouvé que notre personnel suivait des protocoles rigoureux de chaîne de possession lorsque les documents étaient transférés à notre centre de traitement afin de respecter l’intégrité de chaque relevé de notes et ce, du moment qu’il quitte le centre d’admissibilité jusqu’au moment où il est traité et livré. Nous avons pu démontrer notre procédure automatisée, sécuritaire et ininterrompue de numérisation, d’indexation et de classification pour chaque relevé de notes. Nous avons même prouvé que nous pouvions nous adapter au format de fichier requis et aux exigences de téléversement alors que le centre d’admissibilité faisait la transition à SharePointMC comme répertoire où les relevés de notes seraient dorénavant stockés.
 
Au quatrième mois du projet pilote, la NCAA était très satisfaite de nos services. Elle nous a confié le traitement de leurs documents juste avant les mois chargés de l’été. Depuis ce jour, presque tous les relevés de notes ont passé par notre centre de traitement de documents.
 
 

À propos de la National Collegiate Athletic Association

La National Collegiate Athletic Association (NCAA) réglemente les athlètes d’établissements collégiaux, de conférences, d’organisations et les athlètes indépendants. Chaque année, les athlètes finissant le secondaire et désirant offrir leurs talents au niveau collégial envoient leurs relevés de notes à la NCAA. Cette dernière reçoit environ 100 000 relevés de notes par an, en général durant l’été. La réception, la vérification et la gestion de ces relevés de notes doivent se faire dans une parfaite intégrité puisque l’association traite d’informations confidentielles d’étudiants.
 
 

Résultats

En raison de la variance élevée de la charge de travail de la NCAA entre les mois d’été et les autres mois, nous ne pouvions conserver le modèle de travail sur place qui incluait des coûts fixes pour le personnel et les technologies. Nous avons plutôt proposé le traitement hors site ainsi qu’un prix par demande. Grâce à ce nouveau modèle de travail, nous alignions le coût à la demande avec succès. Si la demande diminue, les coûts aussi. Si la demande augmente, les coûts suivront.

Nous avons pu accélérer le traitement de la documentation et améliorer l’efficacité. Il fallait habituellement une semaine pour qu’un relevé de notes soit visible avec l’ancienne méthode sur place. Maintenant, cela prend 48 heures. De plus, ces relevés sont automatiquement appariés au bon étudiant athlète, éliminant ainsi un long processus manuel qui ralentissait les opérations.

À la NCAA, il n’y a plus aucune distinction entre le traitement de relevés de notes papier ou électroniques. Nous traitons les deux, fournissant les copies numérisées de documents papier en un lot à la NCAA et les documents électroniques dans un second lot. La NCAA téléverse alors facilement ces deux lots, accompagnés de leurs fichiers CVS, dans sa base de données pour que les informations soient rapidement visibles pour les étudiants et le personnel des écoles.