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A group of University students walking to class

Étude de cas : Université de Millersville

Vendant bien plus que des boîtes, Ricoh a aidé l’Université de Millersville à naviguer la migration de l’impression rapidement et de façon économique.

Millersville University logo.
 
 

Défi

 

Défi

 
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Il s’agissait d’un scénario commun pour une université avec une stratégie d’impression décentralisée et des directives d’approvisionnement approuvées par l’État. Il y avait des centaines d’appareils multifonctions (MFP) et d’imprimantes un peu partout sur le campus provenant de différents fournisseurs et moins de 20 % de ces appareils étaient connectés au réseau. Les appareils désuets et autonomes compromettaient la performance et les dirigeants de l'établissement se préoccupaient de plus en plus de la sécurité et de l’intégrité des données. L’entretien était également un cauchemar, car la majorité des contrats de service étaient expirés ou n'existaient tout simplement pas — et l’approche dispersée mettait de la pression sur les ressources financières de l’école. L’université devait mettre à niveau son parc d'impression, mais elle n'avait pas les ressources pour optimiser l’efficacité. 
 
 

« Nous perdions des dizaines de milliers de dollars chaque année en conservant des stratégies et de l'équipement inefficaces longtemps après qu’ils deviennent désuets. » 

Ken Dearstyne 
Vice-président adjoint aux finances et à l'administration 
Université de Millersville 

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Notre équipe voulait faire plus que de simplement vendre des appareils. Nous avons recommandé une analyse approfondie afin de bien comprendre l’infrastructure d’impression de l’université et d’optimiser l’efficacité à l’échelle du campus. Mais ils étaient sceptiques, car ils avaient vécu sans succès un exercice semblable il y a quelques années avec un autre fournisseur.

 
 
La connaissance était la clé pour transformer l’infrastructure d’impression de l’université. Afin de surmonter la résistance de l’université liée à l’analyse approfondie, nous avons : 
 
• Fait une analyse des besoins des services individuels; 
• Installé plusieurs MFP pour établir une base pour des initiatives un peu plus importantes et l’analyse à l’échelle du campus; 
• Mappé 30 imprimantes et cartographié tous les édifices afin d’identifier chaque appareil; 
• Recommandé une stratégie centralisée et la consolidation des appareils.
 
En conclusion, nous avons déterminé que l'université pouvait éliminer les appareils inutiles en installant nos MFP en réseau qui combinaient impression, copie, numérisation et télécopie tout en offrant une performance plus efficace à une fraction du coût par page.
 
 

À propos de l’Université de Millersville

L’Université de Millersville est considérée comme l’une des meilleures universités publiques dans le centre de la Pennsylvanie avec plus de 8 700 étudiants et environ 900 membres de la faculté et du personnel. Elle avait besoin d’un vaste parc d’appareils situés à l’échelle de leur campus et ils achètent leurs appareils par l’intermédiaire du Pennsylvania State System of Higher Education (PASSHE).
 

Résultat

L'université était impressionnée par notre analyse, nos recommandations et la technologie avancée des MFP. Nous avons remplacé les MFP datant de plus de cinq ans avec de nouveaux MFP réseautés fournissant des capacités avancées et des résultats importants :

  • Réduction de la consommation de papier avec l’option recto-verso automatique (production d’environ 1,2 million de moins de feuilles par année)
  • Opération écoénergétique (économies de 60 % des coûts d’énergie)
  • Réduction du coût d’impression (de 3 cents par page à 1,2 cent)
  • Impression en couleur ou noir et blanc
  • Transition du processus papier à un flux de travaux électronique
  • Documentation d’une vaste gamme de données pour justifier la gestion centralisée du parc
  • Écrasement des données latentes stockées temporairement dans le disque dur pour aider à protéger l’information confidentielle
  • Entretien du parc centralisé simplifié

« Ricoh nous a montré qu’un investissement sain lié à la migration de l’impression peut être payant maintenant — et à l’avenir », affirme Ken Dearstyne, vice-président adjoint aux finances et à l'administration de l’Université de Millersville.