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Young students looking at computer

Étude de cas : Metropolitan Nashville Public

Ricoh instaure l’impression centralisée dans un grand arrondissement scolaire.

 
 

Défi 

 

Défi 

 
L’arrondissement scolaire Metropolitan Nashville Public Schools (MNPS) gérait difficilement son personnel, ses procédés et son équipement de manière économique. Il se dotait surtout d’imprimantes indépendantes dont une grande partie était désuète ou inefficiente.

Par conséquent, nombre d’enseignants s’étaient procuré des imprimantes personnelles pour répondre à leurs besoins. Malheureusement, l’arrondissement n’arrivait pas à distinguer ses appareils des imprimantes personnelles et les TI avaient donc du mal à les gérer. L’entretien avait pris du retard — de nombreux problèmes n’avaient pas été signalés et certaines imprimantes demeuraient inopérables en raison de questions mineures telles que le remplacement de toner.

Pire encore, l’arrondissement ne pratiquait aucune stratégie d’impression ou de gestion centralisées. Il engageait donc des frais excessifs et l’utilisation des appareils se faisait librement.

Afin de résoudre ces problèmes, l’arrondissement a soumis une demande de propositions pour une nouvelle stratégie de gestion de documents dans tout l’arrondissement. Trois fournisseurs ont présenté leur solution, chacune promettant des économies allant jusqu’à 1,5 million de dollars. Cependant, lorsqu’on a interrogé les fournisseurs sur la démarche à suivre pour atteindre de telles économies, les suggestions offertes étaient très imprécises.
 
 
 

« Lorsque nous nous sommes rendu compte du montant que nous dépensions sur la gestion de documents, nous avons réalisé qu’il fallait élaborer immédiatement une stratégie de production plus efficiente. »

Tom Bayersdorfer
Coordonnateur E-Rate Services de technologie et d’information 
Metropolitan Nashville Public Schools

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Amanda Redgate, une conseillère en solutions d’entreprise de Ricoh, a offert beaucoup plus que des généralités. Elle a élaboré une étendue complète des travaux qui comprenait des entrevues, des plans de site et des sondages sur Internet — le tout soutenu par notre gamme de solutions abordables de gestion de documents.

 
 

Notre équipe a également mené une évaluation approfondie de l’environnement d’impression existant afin de cerner les besoins des utilisateurs de l’arrondissement. Nous avons employé un logiciel de cartographie des actifs pour faire l’inventaire de tous les biens de l’arrondissement. De plus, nous avons installé notre logiciel @Remote pour surveiller l’utilisation des appareils et compiler des données sur les imprimantes réseau existantes.

Nous avons recommandé le remplacement de tous les appareils à jet d’encre par un centre d’impression central. Cela permettrait à l’arrondissement de régler le nombre d’imprimantes utilisées et d’assurer l’entretien adéquat des appareils. Mais le plus important, c’est que l’arrondissement peut actuellement gérer les frais d’exploitation de façon plus précise.

Nous avons aussi présenté la solution  Ricoh TRAC pour optimiser le flux de travaux. TRAC est un outil de rapport convivial en ligne qui offre à l’arrondissement une surveillance plus efficiente de son personnel, ses locaux, ses biens et ses fonctions de gestion de documents. Muni également de notre logiciel PCS Director, il peut suivre de près l’utilisation de chaque appareil dans toutes les écoles. 
 
 

À propos de Metropolitan Nashville Public Schools

MNPS est un important arrondissement scolaire à Nashville (Tennessee) qui comprend plus de 80 000 élèves et 10 000 membres de personnel dans près de 140 écoles.

 
Nashville Public Schools students with book

Résultats

Grâce à notre soutien, MNPS a pu adopter l’impression et la surveillance centralisées dans près de 30 écoles de l’arrondissement. 

Chaque emplacement est muni en moyenne de deux grandes imprimantes multifonctions (MFP) et d’une petite MFP.

En raison de son nouveau plan d’impression, l’arrondissement prévoit une réduction d’au moins 30 % des dépenses sur le papier. Certaines écoles gardent même un portfolio électronique dans SharePoint pour réduire davantage leurs dépenses.