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Étude de cas : Détaillant important

Découvrez comment un détaillant a numérisé plus de 50 000 documents relatifs aux RH afin de libérer un espace d’entreposage et de faciliter la recherche.

 
kitchen countertop with wooden spoons, pottery, glass bottles and a blurred sink in the background

À propos du client

Cette entreprise multicanale œuvrant dans l’industrie du commerce au détail depuis une dizaine d’années possède des magasins ainsi qu’une vaste infrastructure de vente en ligne. Leurs points de vente sont situés aux États-Unis, au Canada, à Puerto Rico, en Australie, au Royaume-Uni, au Moyen-Orient, aux Philippines et au Mexique, et l’entreprise distribue des catalogues et vend en ligne partout à travers le monde. L’entreprise-cadre distribuant une grande variété de marques connues, le détaillant possède plusieurs installations de distribution afin d’entreposer les produits et de s’assurer qu’ils soient acheminés en bon état aux différents points de vente, aux détaillants tiers et aux clients. 
 

Découvrez comment un détaillant important a numérisé plus de 50 000 documents papier relatifs aux ressources humaines afin de libérer un espace d’entreposage et de faciliter la recherche au sein des archives.

 
 

Défi

 

Défi

 
  • Conformité aux exigences en matière de maintien des archives des RH
  • 50 000 documents papier des RH nécessitant de l’espace d’entreposage
  • Difficulté à trouver les dossiers des employés au besoin
  • Manque de ressources, d’effectif, de budget et de technologies afin de numériser les archives papier à l’interne
two men in a warehouse looking at paperwork on a clipboard

Chaque automne, le détaillant se prépare à la saison achalandée des fêtes en embauchant 5 000 employés au sein du centre de distribution principale situé aux États-Unis. À l’arrivée du mois de janvier, ces employés saisonniers quittent déjà l’entreprise. Bien que cela soit une pratique courante au sein des grandes entreprises de vente au détail, les processus d’embauche et de cessation d’emploi pour chacun de ces travailleurs représentent beaucoup de temps et d’argents pour le service des RH – d’autant plus lorsque l’ensemble des documents sont au format papier.


Afin de répondre aux exigences de conformité, tous les dossiers des employés doivent être conservés pendant plusieurs années. Le détaillant conservait l’équivalent de dix ans de dossiers relatifs aux cessations d’emploi des employés saisonniers, environ 50 000 archives au total, stockés dans des boîtes sur des palettes dans ses installations de distribution de deux millions de pieds carrés. Ces palettes encombraient énormément d’espace dans l’entrepôt, un espace qui aurait pu être utilisé pour entreposer des produits. De plus, si le besoin de retrouver un dossier d’employé en vue d’une réembauche ou en raison d’une demande juridique se présentait, c’était l’équivalent de retrouver une aiguille dans une botte de foin.


Le détaillant ne connaissait toutefois aucune autre façon de faire. Il n’avait ni l’effectif ni les technologies à l’interne nécessaires afin de convertir toutes leurs archives papier au format numérique. Entretenir ces archives de formulaires papier représentait un gaspillage d’espace d’entreposage et était devenu une pratique opérationnelle frustrante, mais acceptée.

 
 

Résultats

 

Résultats

 
Récupération de l’espace d’entreposage précieux  Récupération rapide et facile des dossiers des RH
  • Libération de l’espace d’entreposage
  • Accélération et facilitation de la récupération des dossiers des RH pour les employés
  • Sécurisation des documents électroniques
  • Maximisation du budget grâce à la technologie SharePoint®
  • Possibilité de transformation numérique complète de l’environnement des RH
Le détaillant a récupéré de l’espace d’entreposage précieux qui était consacré à l’entreposage des dossiers relatifs aux cessations d’emploi des employés saisonniers des dix dernières années. Cet espace est maintenant libre de boîtes empilées et peut être utilisé pour stocker un plus grand nombre de produits. Les employés du service des RH du détaillant ne perdent plus de temps en janvier à emballer les dossiers des employés saisonniers, à les mettre sur des palettes et à les transporter par chariot élévateur jusqu’à des zones désignées, ce qui leur permet de consacrer leur temps à des tâches plus constructives.

Si une demande de dossiers d’un ancien employé est reçue, le détaillant peut accéder rapidement et facilement aux fichiers électroniques. Tous les documents sont stockés électroniquement en toute sécurité dans le répertoire SharePoint existant du détaillant, ce qui réduit le risque de vol, de perte ou de destruction de fichiers. De plus, le détaillant est maintenant en voie de devenir un environnement de ressources humaines entièrement numérisé. Ce nouveau flux de travaux numérique aidera les employés à travailler plus efficacement tout en respectant les exigences en matière de conservation des dossiers.

 
 

Comment nous l'avons fait

 

Comment nous l'avons fait

 

Des montagnes de papier étaient empilées dans l’entrepôt qui contenait l’équivalent de plus de dix ans de documents des RH relatifs aux cessations d’emploi. Maintenir ces archives représentait un défi de grande envergure. 

  • Numérisation de l’ensemble des 50 000 archives légales papier
  • Construction d’un répertoire de dossiers numériques à l’interne
  • Organisation et archivage des dossiers à l’aide du système SharePoint existant du détaillant
  • Mise au point d’un processus reproductible dans des entrepôts supplémentaires
  • Préparation du terrain en vue d’éliminer complètement les documents papier relatifs aux dossiers actifs des RH
Nous avons travaillé avec le détaillant pendant plusieurs années, en fournissant des technologies et en optimisant leurs processus opérationnels à travers de nombreuses divisions de l’entreprise. Grâce à cette relation d’affaires, nous avons appris les difficultés auxquels le détaillant a fait face relativement au maintien et à la localisation des dossiers RH papier au fil des ans. Après nous être penchés sur la question, nous avons trouvé la solution : nos services de saisie de documents avancés.

Nous avons déménagé les boîtes de documents papier dans l’un de nos 25 centres de traitement de documents aux États-Unis. Nos spécialistes certifiés en imagerie numérique ont numérisé tous les documents papier, indexé chaque fichier et fourni au détaillant des DVD afin de lui permettre de retrouver rapidement et facilement les dossiers des anciens employés. Nous avons également construit un répertoire électronique dans SharePoint® qui ressemblait à leur système de RH actuel en vue d’y stocker éventuellement tous les dossiers, ce qui facilitera la localisation des documents à l’avenir.

Tout cela a servi de preuve de concept pour le détaillant qui voulait tester la conversion de ses documents papier en documents numériques dans un seul de ces points de distribution. À l’avenir, nous continuerons de numériser les dossiers des employés saisonniers du détaillant chaque année pour cet emplacement. La phase suivante consiste à reproduire ce processus dans les autres entrepôts du détaillant aux États-Unis. En fin de compte, le détaillant aimerait cesser entièrement de créer des dossiers RH sur papier, ce qui ferait du répertoire un actif encore plus précieux à l’avenir.