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Suite à une analyse initiale de l’ensemble des appareils, Ricoh a éliminé peu à peu les appareils d’impression dépassés et inutiles et a renouvelé le parc avec des appareils multifonctions mis à jour, installés dans les corridors et dans les espaces administratifs partout dans les écoles. Nous avons sollicité le logiciel d’authentification existant PaperCutTM MF de l’arrondissement et avons ajouté des lecteurs de cartes à tous les appareils multifonctions afin d’en extraire les données d’utilisation pour prendre des décisions réfléchies – et pour que la production puisse être associée à l’utilisateur et aux types de documents imprimés.
De plus, nous avons mis en place l’impression mobile à partir de tablettes et d’ordinateurs portables dans les écoles secondaires pour rendre l’impression plus facile et plus efficace. L’impression mobile sera ensuite mise en place dans les écoles intermédiaires et primaires.
Afin d’assurer une transition tout en douceur vers toutes les nouvelles technologies, nous avons fourni des services de gestion du changement pour favoriser la compréhension et la mise en œuvre.
Nous avons sollicité notre centre de soutien des services gérés de Ricoh (RMSSC) pour le réapprovisionnement automatique du toner et des rapports mensuels sur la sous-utilisation, l’utilisation excessive, le temps de fonctionnement et l’historique du service. Nous avons aussi pris en charge le centre d’impression et l’avons doté d’un seul employé à temps plein pour gérer le grand volume d’impressions pour la faculté, le personnel et les administrateurs de l’arrondissement 11 mois par année.