Étude de cas : arrondissement scolaire - primaire et secondaire
Découvrez comment un arrondissement scolaire a remanié son infrastructure TI coûteuse et s’est préparé pour l’avenir.
À propos du client
Cet arrondissement scolaire public urbain de la côte Est compte environ 13 000 élèves du primaire au secondaire dans 20 écoles. Bien qu’il soit considéré comme un grand arrondissement scolaire, son nombre d’inscriptions et d’élèves a régulièrement diminué au cours des dix dernières années en raison de la concurrence avec les écoles à charte de la région. Par conséquent, le financement fédéral calculé en fonction du nombre d’inscriptions a chuté considérablement, forçant la fermeture de certaines écoles. Avec moins d’élèves et un budget réduit, les responsables de l’arrondissement avaient besoin de solutions pour réduire les coûts TI et pour que les élèves, les enseignants et les administrateurs puissent profiter de la technologie.
Défi
Lignes téléphoniques et projecteurs de salle de conférence dysfonctionnels
Diminution du budget, augmentation vertigineuse des coûts TI
Besoin de numériser huit millions de documents papier
Outils technologiques limités pour les élèves et les enseignants
Les administrateurs de l’arrondissement scolaire ont atteint un point culminant lorsqu’ils ne pouvaient pas obtenir une ligne téléphonique active pour les appels ou utiliser un rétroprojecteur pour les réunions en salle de conférence. De plus, les postes de travail des employés de l’arrondissement étaient sous-équipés et ils n’avaient même pas accès à Internet. Malgré l’existence d’un service TI interne, ces frustrations ont persisté et les administrateurs ont réalisé qu’ils devaient mettre à niveau leur infrastructure TI.
Toutefois, avec les diminutions continues du budget annuel, l’arrondissement n’avait pas les fonds nécessaires pour soutenir la restructuration de l’ensemble de son réseau. Ils avaient besoin d’une structure qui leur permettrait de fermer les écoles au besoin et de rendre les écoles ouvertes plus efficaces. Ils disposaient également de huit millions de dossiers étudiants en papier dans un immeuble qu’ils n’avaient plus les moyens de se payer, si bien que la numérisation de ces dossiers devenait une question urgente.
De plus, les enseignants de l’arrondissement n’avaient pas d’appareils dédiés pour les aider à être plus productifs, à partager facilement les devoirs en format électronique ou à améliorer l’apprentissage en classe avec des outils visuels. Les élèves étaient eux aussi dépourvus de technologie — il n’y avait que 2 500 appareils informatiques pour environ 13 000 élèves dans l’ensemble de l’arrondissement.
Solution
L’arrondissement avait besoin d’un partenaire technologique possédant une expertise en éducation pour fournir une orientation stratégique en matière de technologie scolaire, de stabilisation du réseau et d’orientation continue pour l’environnement changeant.
Évaluation de l’environnement TI actuel
Découverte d’excès surdimensionnés et coûteux
Mise en œuvre de services de gestion complète des TI avec un modèle de coûts variables
Remaniement complet et ajustement de la taille du réseau
Au cours de l’évaluation, Ricoh et mindSHIFT ont découvert 320 serveurs dans l’arrondissement, dont beaucoup n’avaient plus de raison d’être. Nous avons constaté que l’arrondissement dépensait 200 000 $ par année pour des licences de logiciels en double ou inutilisés et d’autres technologies. Nous avons trouvé des palettes de nouvelle technologie d’une valeur d’environ 500 000 $ qui avaient été commandées, mais jamais installées. Par ailleurs, seulement 20 % des 700 tableaux blancs vieillissants étaient fonctionnels. Impressionné, l’arrondissement nous a choisi pour les services de gestion complète des TI — une approche que nous avons mise en œuvre dans 150 arrondissements scolaires — avec un modèle de coûts variables qui s’ajuste en fonction de la population étudiante. Si le nombre d’inscriptions continuait de diminuer, les coûts TI de l’arrondissement diminueraient aussi.
Une fois que les problèmes structurels ont été diagnostiqués, nous avons entrepris de stabiliser l’environnement. L’infrastructure TI de l’arrondissement a été complètement remaniée, le réseau a été modifié et les centres de données ont été relocalisés et condensés. Nous avons stabilisé les environnements de serveur et de courrier électronique et nous avons réparé et stabilisé le système de sauvegarde. Le filtrage du contenu a été activé et une infrastructure TI provisoire a été mise en place dans une école temporaire après une inondation. Les problèmes liés aux ordinateurs portables et de bureau ont été réglés et la technologie d’évaluation PARCC a été mise en œuvre. Nous avons mis à jour le logiciel et l’avons installé sur de nouveaux appareils et nous avons réparé un serveur de noms de domaine en panne. Des tableaux blancs interactifs et en réseau ont été ajoutés et nous avons commencé à numériser les dossiers papier des élèves. Pour soutenir la nouvelle infrastructure TI, nous avons mis en œuvre un contrôle du bureau à distance, un service d’assistance ainsi qu’une surveillance et un entretien en tout temps.
À l’avenir, nous prévoyons transférer et consolider les serveurs, déployer une solution de contrôleur sans fil centralisé pour que les étudiants utilisent Chromebooks®, faire la transition des courriels vers Microsoft Office® 365, mettre à jour l’équipement, ajuster la taille du système téléphonique, ainsi que mettre à niveau et consolider l’environnement de commutation du réseau. Ces efforts devraient permettre de réduire les coûts d’infrastructure et de licence, de simplifier l’infrastructure TI, d’améliorer la fiabilité et le rendement du système, de réaffecter les fonds aux appareils informatiques des élèves et d’améliorer la technologie d’enseignement.
Résultats
Réduction de 200 000 $ par année en licences de logiciels redondants
Création d’une feuille de route technologique stratégique pour l’arrondissement
Rationalisation du réseau informatique pour un fonctionnement plus efficace
Services améliorés pour assurer le fonctionnement de la technologie
Les dépenses TI de l’arrondissement sont maintenant moins élevées et plus transparentes grâce au modèle de coût variable qui leur permet de ne payer que pour leurs utilisateurs. Si le nombre d’étudiants diminue, les coûts TI diminuent également. De plus, l’arrondissement économise 200 000 $ par année en licences de logiciels redondants et autre technologie.
Les téléphones sont fonctionnels, les postes de travail sont connectés à Internet, les courriels peuvent être envoyés et reçus de façon harmonieuse, le matériel didactique peut être distribué en format électronique et les leçons en classe peuvent être améliorées grâce à la technologie interactive.
Grâce à la surveillance à distance, l’entretien des systèmes et de la technologie est proactif, ce qui permet d’éviter de longs temps d’arrêt. Et, lorsque des problèmes surgissent, les enseignants disposent maintenant de ressources pratiques et éclairées pour répondre à leurs questions et remettre la technologie en marche