Étude de cas : Hôpital

L’automatisation numérique devient le parfait remède pour les procédures de gestion de l’information.

À propos du client

Avec plus de 1 000 commandes d’ordonnances quotidiennes provenant d’environ 40 postes infirmiers, cet hôpital de grande envergure doit répondre aux besoins d’un nombre incroyable de patients. Les preneurs de décisions de l’hôpital se sont engagés à maintenir le moral des employés tout en essayant d’améliorer ensemble les résultats de chaque patient.

La procédure inefficace de commande d’ordonnances en format papier manque de transparence, de vitesse et d’exactitude, ce qui mène à de la frustration pour les patients et pour les membres du personnel.

Défi

Young pharmacist with a digital tablet in drug store checking medicines on the shelf.

Étant donné que les patients des hôpitaux souffrent souvent de douleur et d’inconfort, les médicaments sous ordonnance sont utilisés comme moyen de soulagement. Malheureusement, les patients des grands hôpitaux attendaient d’innombrables heures pour des médicaments en raison d’une procédure de commande laborieuse et compliquée. Les commandes papier arrivaient de façon aléatoire à la pharmacie et étaient placées sur des piles. Les pharmaciens ne savaient pas quelles commandes étaient urgentes. Les erreurs matérielles et de livraison étaient fréquentes. Même les endroits dans l’hôpital où les commandes électroniques étaient utilisées, les cliniciens et les autres membres du personnel ne pouvaient pas faire le suivi. Les appels inutiles entre les membres du personnel et les pharmaciens compromettent davantage le flux de travaux.

Solution

Malgré les défis et les responsabilités uniques, les intervenants de l’hôpital (pharmaciens, docteurs, personnel infirmier) sont unis quant à leur quête d’améliorer les soins apportés aux patients. Ils avaient besoin d’un partenaire et d’une solution qui pouvaient simplifier la façon de partager l’information et d’accélérer la façon d’administrer et de délivrer les médicaments. Ricoh a donc été choisi pour s’occuper de ce flux de travaux actuellement laborieux et intensif utilisant beaucoup de papier, de la préparation jusqu’à la livraison, afin d’identifier les problèmes et suggérer une procédure plus efficace et plus automatisée.

Ricoh a mené une évaluation intensive de la procédure tout entière de commande des médicaments. Il était évident que l’information pouvait être partagée de façon plus rapide et plus précise si la procédure était automatisée et numérisée. L’équipe a suggéré la mise en œuvre de la solution de gestion des ordonnances en pharmacie de Ricoh en utilisant le logiciel DocuScripts et des imprimantes multifonctions (MFP) de Ricoh.

Avec le nouveau flux de travaux, les commandes de médicaments papier (chacune avec un code à barres numérisable pour identifier les patients) sont numérisées à l’imprimante la plus proche. La commande est automatiquement entrée dans une file d’attente numérique. Elle est datée et le niveau de priorité est indiqué. De plus, chaque commande est étiquetée automatiquement pour identifier le MFP utilisé pour la numériser afin d’assurer un meilleur suivi de la livraison. Les pharmaciens peuvent voir la file d’attente en un coup d’œil au moyen de plusieurs grands écrans d’affichage ACL. Les autres membres du personnel peuvent voir l’état en ligne en tout temps.

Résultat

Maintenant que chaque commande est visible en ligne, les pharmaciens des hôpitaux peuvent prioriser les commandes et les remplir rapidement. Ils reçoivent 60 % moins d’appels de la part d’infirmières et d’autres membres du personnel qui veulent consulter l’état de leur commande. Avec plus de temps consacré à remplir les commandes, les pharmaciens terminent les commandes les plus urgentes en 12 minutes. De plus, le système leur permet de cocher électroniquement chaque item une fois terminé pour améliorer et simplifier le suivi.

L’hôpital constate une hausse de la satisfaction des infirmières en raison de la nouvelle procédure de commande d’ordonnances. Les infirmières sont plus confiantes quant à prodiguer des soins à leurs patients en temps opportun. Elles apprécient aussi l’accès rapide et facile aux informations essentielles dont elles ont besoin pour effectuer leurs tâches quotidiennes. Les infirmières, les pharmaciens et les cliniciens peuvent interagir n’importe où et n’importe quand au moyen du service de messagerie instantanée offert dans le nouveau logiciel DocuScripts.

La nouvelle procédure numérisée offre aussi des avantages à long terme. Chaque commande est archivée automatiquement dans le système de gestion des dossiers aux fins d’analyse et d’examen dans le but d’harmoniser la vérification.

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