Étude de cas : Girl Scouts Heart of Central California (GSHCC)

Apprenez comment Girl Scouts Heart of Central California a renouvelé son infrastructure de TI grâce à des solutions économiques.

À propos de Girl Scouts Heart of Central California

Girl Scouts Heart of Central California (GSHCC) accueille près de 28 000 filles et 10 000 bénévoles dans 18 pays. Le centre de programmes de GSHCC est installé à Sacramento, d’autres bureaux se situant à Stockton et à Modesto.

« Depuis que nous sommes passés à Ricoh, notre soutien des TI est complètement transformé. Par le passé, je consacrais des journées entières aux problèmes informatiques. Actuellement, je n’ai à peine besoin d’y penser, ce qui me permet de me concentrer sur les besoins des filles et de l’organisme. »
Pat Maneely
Vice-présidente adjointe des services de soutien, des TI et des propriétés
Girl Scouts Heart of Central California

Défi

Tout organisme a pour but de se développer. Néanmoins, dans le cas de Girl Scouts Heart of Central California (GSHCC), le succès est devenu trop difficile à gérer pour son unique membre du personnel des TI. L’accroissement de la charge de travail a entraîné :

Des documents perdus ou égarés;
Des pannes de serveurs quotidiennes;
Un manque de soutien de secours.

Au départ, GSHCC avait imparti la gestion des TI à un télécommunicateur local. Étant donné que l’entretien lui était facturé au cas par cas selon un taux horaire, il était difficile d’estimer les frais encourus. Or, cette configuration obligeait l’organisme à réagir aux problèmes plutôt que de travailler pour les prévenir.

Comme nous fournissions de l’équipement à copier à GSHCC depuis des années déjà, l’organisme nous a demandé de lui proposer une solution. Notre plan de services des TI à gestion proactive — avec coûts fixes — a suscité l’intérêt de l’équipe de direction et elle a donc choisi Ricoh comme partenaire.

Solution

Afin de faire passer GSHCC à une méthode plus proactive, nous avons sollicité notre Centre de communications, d’opérations et d’ingénierie à distance (CORE ITS) de pointe.

Une fois en ligne, nous avons été en mesure d’offrir :

Un suivi constant;
Des mesures correctives pour maintenir l’état et la performance du réseau;
Une surveillance des pare-feux;
Un service de gestion des menaces.

GSHCC employait du matériel désuet, mais nous étions pleinement conscients du fait qu’il s'agit d'un organisme sans but lucratif avec un budget informatique serré. Au moyen d’une démarche consultative, nous avons établi un plan de mise à niveau qui prévoyait cinq nouveaux serveurs et plus de 90 postes de travail. Plus important encore, notre stratégie tenait compte des besoins éventuels de l’organisme — tout cela à un prix dans la mesure de ses moyens.

Résultats

En plus d’être plus fiable, le nouveau réseau de GSHCC nous a permis de remplacer leur système téléphonique, vieux de 20 ans, par un système de voix sur IP de Fonality. Cette nouvelle configuration fait économiser à l’organisme près de 30 000 $ par année (montant qui s’élèvera à 60 000 $ lorsque le système sera payé en cinq ans).

Nous collaborerons dorénavant avec GSHCC pour continuer à améliorer l’efficience de ses travaux. Par exemple, les participants aux camps rempliront désormais des formulaires en ligne plutôt que sur papier. Cela permettra aux familles de gagner du temps et facilitera le traitement et la gestion de l’information par GSHCC.

L’efficience accrue du débit de réseau, du temps de fonctionnement, des réponses aux appels de service et de la gestion des documents permet à l’organisme de consacrer moins de temps aux problèmes de TI pour davantage se concentrer sur ce qui importe réellement — les filles.

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