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Étude de cas : Gestion du contenu RH d’entreprise de Ricoh 

En centralisant son service des RH, Ricoh a pu réduire ses dépenses et accroître son efficience.

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Défi

 

Défi

 
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Dans le cadre de la transition de Ricoh vers une organisation axée sur les services, les ressources humaines a dû se transformer afin de s’adapter à ce changement. Ses procédures encombrantes à base de papier, en plus d’être laborieuses, nécessitaient énormément d’espace de rangement.

À titre d’exemple, un membre du personnel devait effectuer une recherche manuelle afin de repérer un dossier d’employé demandé. Ensuite, la personne devait numériser, télécopier ou photocopier les documents, puis les envoyer au directeur des RH ou au cadre hiérarchique qui les avait demandés. En outre, les dossiers de plus de 23 000 employés occupaient près de 1 200 pieds carrés d’espace dans 40 emplacements.
 
 

« Nous avons intégré à notre système des fonctions de commande et de rapport qui ont nettement amélioré la productivité et qui ont réduit les risques liés à la conformité par rapport à nos anciennes procédures manuelles. »

Michael Jones
Vice-président, Ressources humaines
Ricoh

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

La première étape consistait à réunir les RH en un emplacement.

 
 
Ensuite, elles se sont  fiées aux solutions d’affaires de gestion du contenu RH d’entreprise de Ricoh pour effectuer l’intégration de :

Code à barres pour permettre la numérisation de documents directement au dossier d’un employé par les directeurs de service;

Commandes intégrées aux documents afin d’assurer que certaines informations ne soient consultables que par le personnel autorisé;

La capacité des directeurs à classer et à récupérer des documents sans l’assistance des RH.
Le passage vers un système de gestion de documents numériques renforce la protection des documents contre les pertes attribuables aux catastrophes naturelles et les rend plus facilement accessibles à partir d’endroits différents. De plus, la réduction du papier a également favorisé la réalisation des objectifs de durabilité que vise depuis longtemps l’entreprise.
 
 

À propos de Ricoh

Ricoh est une entreprise mondiale d’information et de technologie qui transforme nos méthodes de travail au moyen de produits novateurs et de solutions dynamiques. 

 
 

Résultats

Grâce aux solutions d’affaires en gestion du contenu RH d’entreprise, nous avons :

  • Réduit de 60 % divers coûts administratifs;
  • Obtenu le plein accès à la documentation;
  •  Économisé environ 1,2 million de dollars en cinq ans.

Étant donné que nombre de documents des RH, tels que les ententes de non-concurrence et les formulaires IRS W4, sont accessibles par voie numérique, les employés et le personnel peuvent accéder à ce dont ils ont besoin à partir de presque n’importe où. Nous avons aussi complété les capacités du système de gestion du contenu RH d’entreprise en ajoutant :

  • La consultation de flux de travaux et de processus;
  • Des solutions de saisie et de gestion du contenu d’entreprise;
  • La conversion numérique d’anciens documents pour les dossiers archivés;
  • La numérisation désormais de tous les documents actuels et futurs à mesure qu’ils sont créés;
  • Des services gérés et partagés;
  • Ka gestion de formulaires.

À mesure que d’autres entreprises visent à accroître la mobilité de leur information, notre expérience pourra aider des organismes de RH à augmenter leur productivité, à améliorer l’accessibilité de leurs documents et à diminuer leurs dépenses.