Étude de cas: Université internationale de Floride (FIU)

Avec l’aide de Ricoh, la FIU contrôle maintenant les services de courrier et d’impression de son campus.

À propos de la FIU

Située dans la région sud la plus ensoleillée de la Floride, l’Université internationale de Floride (FIU), l’une des plus grandes universités du pays, est fréquentée par près de 54 000 étudiants. La FIU figure parmi les universités reconnues pour leurs études doctorales et leurs recherches et son programme d’athlétisme fait partie de la conférence de la Division 1 de la NCAA (National Collegiate Athletic Association).

« Nous souhaitions avoir un service plus professionnel avec des centres bien approvisionnés en marchandise, davantage de services, des délais d’exécution plus rapides et une expérience globale positive. Nous avons obtenu tout cela; je n’ai que des éloges à faire à l’endroit de Ricoh. »
Jeff Krablin
Ancien vice-président associé, Services aux entreprises
Université internationale de Floride

Défi

Ricoh mail and printing store at Florida International University

L’Université internationale de Floride n’était pas organisée pour fournir des services d’impression et de courrier correspondant à son statut d’université réputée pour ses études doctorales et ses recherches. Le campus disposait de deux centres documentaires avec une offre de services minimale, sans service postal vers l’extérieur et installés dans des locaux démodés, peu représentatifs de l’identité distincte de l’Université. Pire encore, les travaux étaient souvent livrés en retard, quand ils ne comportaient pas d’erreurs, obligeant les étudiants, le corps professoral et le personnel à se rendre à l’extérieur du campus pour obtenir des impressions de qualité professionnelle.

L’Université a confié à Ricoh la tâche de repenser et de gérer ses centres d’impression et de courrier alors peu performants et peu attrayants et de remplacer son piètre parc d’appareils multifonctions par une solution d’impression mobile unique, à la grandeur du campus.

Solution

Alors que nos concurrents avaient une vue d’ensemble générale du fonctionnement du parc d’imprimantes de l’Université, nous avons voulu aller plus loin.

Nous avons observé comment se passaient les opérations lors d’une journée normale afin de déceler les principaux problèmes et nous avons demandé aux étudiants, aux professeurs et au personnel de nous parler de leurs besoins.

Peu avant le début du semestre du printemps, en seulement deux semaines, notre équipe a démantelé les centres documentaires pour en faire des centres attrayants de copies, d’impression, d’emballage et d’expédition au service de la clientèle universitaire.

Sachant que ses membres sont souvent en déplacement et doivent imprimer à la volée, nous avons intégré l’application PrintMe qui leur permet, peu importe où ils se trouvent, d’envoyer leurs travaux à un centre d’impression quels que soient l’heure et l’appareil utilisé. Arrivés au centre, il leur suffit de saisir un code pour récupérer les travaux imprimés.

D’autres offres de services ont été ajoutées, notamment l’impression d’affiches et de bannières et de nombreux choix de reliure. Nous avons également acquis quantité de fournitures pour l’expédition de colis sur le campus.

Résultats

Avec ses centres d’impression et de courrier et ses imprimantes libre-service, la FIU dispose maintenant d’un service de copies, d’impression, d’emballage et d’expédition conforme à son statut d’université d’avant-garde. Depuis que nous sommes responsables des centres d’impression et des imprimantes libre-service, leur fréquentation a beaucoup augmenté. L’achalandage s’élevait à près de 60 000 visiteurs en 2014. Les revenus totaux ont augmenté de 36 % et la part que l’Université retire de ces revenus a grimpé de 176 %. L’Université et Ricoh sont sur le point d’implanter une nouvelle technologie qui permettra de faire des soumissions en ligne possibles pour simplifier encore l’envoi de travaux d’impression aux centres ou aux imprimantes libre-service éloignés des clients et des étudiants.

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