First level navigation Menu
Ricoh hands pointing at paper

Étude de Cas: Examen de Premier Niveau

Accélération de l’examen des documents en cas de violation de données.

Ricoh red imagination balloon
 
 

Défi

 

Défi

 
Ricoh 3 professionals reviewing documents
La violation de données causée par un hameçonnage par courriel peut avoir des conséquences catastrophiques. Notre client l’a lui-même constaté lorsque son réseau a été attaqué et que les renseignements en santé protégés ainsi que les données personnelles de clients, de donateurs et de clients ont été compromis.

Pour satisfaire aux exigences de la HIPAA et de l’IRS, le client disposait de treize jours pour envoyer des lettres d’avis aux personnes concernées. Pour ce faire, il fallait d’abord passer en revue plus de 77 000 documents à plusieurs pages, qui pouvaient contenir des renseignements en santé protégés ainsi que des données personnelles, et dresser une liste complète des noms et des types de renseignements compromis. Pour respecter le délai serré, il fallait commencer le travail le vendredi précédant l’Action de grâces et le poursuivre pendant le congé et les fins de semaine.

L’avocat-conseil externe du client a communiqué avec les services juridiques de Ricoh pour demander de l’aide.
 
 

Le service d’examen de premier niveau de Ricoh était un moyen échelonnable et efficace de surmonter une série délicate de circonstances entourant l’examen des documents. Le service a permis à l’avocat-conseil de procéder à un examen accéléré des documents et d’offrir des services juridiques exceptionnels à son client.

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Nous avons fourni la service d’examen de premier niveau. Ce service consistait à confier à des avocats licenciés la tâche de procéder à un premier examen rapide des documents, dans des centres d’examens protégés, et à offrir la gestion de projets par des experts.

 
 
Une fois l’équipe jointe le vendredi précédant l’Action de grâces, elle disposait d’un emplacement pour l’examen de la version électronique des documents, avec des gabarits d’encodage personnalisés, prêts à être utilisés par les avocats de l’avocat-conseil externe et les examinateurs le lundi suivant. 
 
 

À propos du client

Le client offre du soutien aux personnes handicapées : gestion de cas, services de formation professionnelle, logements abordables et accessibles et mesures de soutien à domicile. Il s’est associé avec des donateurs et des bénévoles pour assurer la réussite de sa mission : améliorer la qualité de vie des personnes handicapées. 
 
 

Résultats

Pendant les dix jours suivants, une équipe constituée de 80 avocats a fait ce qui suit:

  • Elle a procédé à un premier examen de plus de 77 000 documents en quatre jours.
  • Elle a dressé la liste des noms et encodé environ 50 000 documents en fonction des types de renseignements en santé protégés et de données personnelles qu’ils contenaient.
  • Elle a acheminé certains documents aux avocats de l’avocat-conseil extérieur pour un deuxième examen.
  • Elle a dressé une autre liste de 4 200 documents qui contenaient plus de dix noms et qui devaient faire l’objet d’un examen plus approfondi.

Une fois tout cela fait, les examinateurs ont remis des documents en format Excel contenant toutes les données le jeudi suivant l’Action de grâces, treize jours exactement après le début de la procédure. Avec ces renseignements en main, la société a réussi non seulement à devancer le délai serré et à respecter les exigences en matière de conformité, mais son avocat-conseil a également réussi à rédiger des lettres qui respectaient les exigences juridiques en fonction des renseignements en santé protégés et des données personnelles concernés pour chaque personne.