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Trees in forest

Étude de cas : Département de l’Écologie — État de Washington

Un parc d’imprimantes restructuré fait économiser 200 000 $ par année tandis que des données concrètes transforment la prise de décision.

Department of ecology logo.
 
 

Défi

 

Défi

 
Young woman planting a tree
Il y avait beaucoup d’inconnues au département de l’Écologie de l’État de Washington. Ils n’avaient aucune règle concernant l’achat d’imprimantes, de sorte que les imprimantes de bureau se multipliaient. Sans carte d’imprimante, personne ne savait exactement où les imprimantes étaient installées. Les décideurs n’avaient aucune idée du coût de l’achat, de l’exécution et de la maintenance de l’environnement d’impression, ou encore du temps consacré à l’impression ou à l’attente des tâches d’impression.

Dans l’espoir de redresser la barre, le département cherchait un partenaire suffisamment flexible pour travailler avec des organismes gouvernementaux à court de budget et prêt à absorber une partie du risque commercial. 
 
 

« En travaillant avec Ricoh, j’ai appris qu’ils ne sont pas simplement une entreprise de production d’impression. Ils sont une entreprise de gestion de l’information. »

Gary « Mace » Maciejewski 
Directeur, Infrastructure et opérations
Département de l’Écologie, État de Washington 

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Contrairement à leur mission environnementale, le département de l’Écologie est devenu de facto un « département de l’imprimerie ». Ils avaient plus de 380 appareils, et environ 80 modèles différents, qui étaient utilisés par plus de 1 500 employés. Ils avaient besoin d’un partenaire non seulement pour rajuster leur parc, mais aussi pour les aider à comprendre l’ensemble de leur écosystème d’impression afin de prendre de meilleures décisions à l’avenir.

 
 
Le département nous a choisis comme partenaire pour les imprimantes multifonctions (MFP) et les services de gestion d’impression (MPS). La solution consistait à réduire la taille de leur parc d’impression à moins de la moitié de sa taille actuelle et à remplacer les appareils par des MFP à moindre coût, haute vitesse et de meilleure qualité. Le logiciel de gestion d’impression TRAC a été installé pour gérer de manière proactive les appels de service et les réapprovisionnements dans cinq bureaux.

D’autres facteurs au-delà de la technologie ont fait pencher la balance en notre faveur : 

Nous nous sommes engagés à améliorer continuellement nos services et, par la suite, nous avons obtenu un insigne de partenariat du ministère.
Aucun équipement n’a été acheté ou loué. Au lieu de cela, nous avons structuré un modèle de prix de coût à la page, ce qui a transféré le risque commercial vers nous.
Nous avons fourni des informations précieuses sur l’ensemble de l’écosystème d’impression : les volumes d’impression, l’utilisation de l’appareil, les informations sur les fournitures, les données au niveau du service et les coûts. 

Le département passe maintenant à l’étape suivante : rendre l’information mobile pour les employés. Ils font l’essai de l’impression mobile HotSpot de Ricoh, ce qui permet aux travailleurs d’imprimer n’importe où, n’importe quand sur les appareils Ricoh à partir d’une application sur leurs tablettes et téléphones mobiles.
 
 

À propos du ministère de l’Écologie de l’État de Washington 

Le département de l’Écologie de l’État de Washington est chargé de protéger, de préserver et d’améliorer l’environnement de Washington, ainsi que de promouvoir une saine gestion de l’air, de la terre et de l’eau. Les travailleurs prennent à cœur cette mission tous les jours en s’occupant de tous, des familles agricoles rurales aux banlieusards en passant par les citadins. Ils travaillent à partir de leur siège social et de quatre bureaux régionaux. 
 
 

Résultat

En travaillant ensemble depuis près d’une décennie, des résultats impressionnants se sont produits. Le département a économisé 200 000 $ par année en rajustant la taille de leur parc. Ils savent maintenant exactement combien de pages ils impriment et à quels endroits, ce qui leur permet de prendre des décisions intelligentes. Des vitesses d’impression plus rapides et des services d’impression fiables sont la norme. Les imprimantes de bureau n’encombrent plus les bureaux, libérant plus d’espace pour des utilisations productives. Et le nombre d’impressions non autorisées ou non réclamées a été réduit considérablement, ce qui a réduit le gaspillage de papier. 

« Les MPS nous permettent d’économiser beaucoup de temps et d’efforts — et augmente notre efficacité. J’explique régulièrement à d’autres agences à quel point l’utilisation d’une approche MPS a été bénéfique pour notre agence, » a déclaré Gary « Mace » Maciejewski, directeur, Infrastructure et opérations au département de l’Écologie de l’État de Washington.