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Étude de Cas: Comté de Madera, Californie

Modernisation de la technologie en vue de diminuer les coûts.

 
 

Défi

 

Défi

 
Ricoh rows of folders

Comme dans bien d’autres municipalités, l’administration du chef-lieu du comté de Madera dans l’État de la Californie était tenue de maintenir ses niveaux de service en dépit des contraintes budgétaires et des effectifs réduits qui lui étaient imposés.

En étudiant des façons de diminuer les frais d’exploitation, les représentants ont constaté ce qui suit l’utilisation d’appareils vieillissants, remis à neuf contribuait à augmenter les frais d’entretien. Et, les flux de travaux cloisonnés pris en charge par des applications dorsales empêchaient l’échange d’informations entre les services.

Pour couronner le tout, la nouvelle installation commune dans laquelle les services du comté déménageaient n’avait pas suffisamment d’espace pour entreposer la centaine de classeurs de dossiers papier du comté.

Compte tenu de notre relation de plus d’une vingtaine d’années avec le comté, nous avons travaillé en collaboration avec chaque service pour établir ses besoins et ses préoccupations et concevoir des solutions novatrices pour y répondre.

 
 

“Tout le monde a apprécié le soin apporté par l’équipe de Ricoh à aider les membres de notre personnel à tirer le meilleur parti possible des technologies dont nous disposons maintenant.” 

Darin McCandless
Directeur municipal adjoint
Comté de Madera

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Nous avons d’abord procédé à un renouvellement progressif du parc d’imprimantes, en remplaçant les appareils vieillissants, devenus inefficaces par des imprimantes multifonctions de Ricoh, avec des fonctions de numérisation, d’impression et de photocopies en réseau. 

 
 

Grâce à ces imprimantes, le comté pourrait non seulement réduire ses frais d’exploitation et d’entretien, mais également aider ses employés à consacrer davantage de temps aux électeurs et à en perdre moins avec les problèmes techniques causés par les imprimantes.

Pour les aider à partir du bon pied, nous avons également offert un vaste programme de formation en vue de renforcer l’utilisation de pratiques exemplaires d’impression peu coûteuses et efficaces, comme l’impression en noir et blanc et l’impression recto-verso.

Ensuite, pour aider les différents services à améliorer l’échange d’informations, nous avons misé sur les nouvelles imprimantes multifonctions en installant des solutions de numérisation qui ont amélioré les flux de travaux tout en continuant à intégrer leur application dorsale maison..

Enfin, nous avons fait appel à l’une de nos installations de traitement des documents pour la conversion et la numérisation des dossiers papier dans un court délai de trois mois. Étant donné que notre installation peut traiter toutes sortes de dossiers, la numérisation de gros documents, comme les cartes de planification de 24 po par 36 po, ne posait pas problème.
 
 

À propos du comté de Madera, Californie

Le comté de Madera se trouve dans la Vallée Centrale et la Sierra Nevada, au nord du comté de Fresno dans l’État de la Californie. L’administration du chef-lieu a pour mission d’offrir aux 152 000 habitants environ des services efficaces par rapport aux coûts, tout en créant des possibilités avec des partenariats dans une économie diversifiée. 
 

Résultats

Le renouvellement des imprimantes s’est traduit par des économies appréciables à court et à long terme:

  • 41 753 $ en paiements de location annuels.
  • 50 220 $ en frais d’entretien annuels du parc d’imprimantes.
  • 1,5 million de dollars grâce à l’adoption de pratiques d’impression peu coûteuses.


La migration progressive à venir devrait permettre d’économiser 34 % par rapport aux modèles précédents. De plus, les frais de photocopie ont connu une baisse de 50 % pour la plupart des périphériques.


Pour couronner le tout, les flux de travaux et les informations sont désormais plus simplifiés dans l’ensemble des services. Les employés peuvent même vérifier en ligne l’utilisation (y compris la quantité d’encre en poudre) et gérer les fournitures pour leurs périphériques. 


Enfin, on prévoit que la numérisation des documents permettra au comté d’économiser plus de 200 000 $ la première année et 300 000 $ de plus les quatre années suivantes.