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Hutto woman on laptop

Étude de cas: commission scolaire indépendante de Hutto

La commission scolaire de Hutto s’est associée à Ricoh pour mieux protéger l’information, la rendre plus transparente et en optimiser l’agilité.

Ricoh red imagination balloon
 
 

Défi

 

Défi

 
Hutto students at table with laptop
L’infrastructure technologique (matériel et logiciels) qui desservait la commission scolaire de Hutto était loin de refléter l’enseignement de haut niveau qu’elle offre. Cette commission, qui se composait d’une seule école à ses débuts, était maintenant en plein essor au nord d’Austin au Texas. Il lui fallait donc s’associer pour assurer la diffusion du volume croissant d’informations sur ses neuf campus.

Hutto devait équiper de plus en plus d’écoles de périphériques de sortie et autoriser un plus grand nombre d’enseignants et employés à imprimer, à photocopier, à numériser des documents et à en envoyer par télécopieur (tout ça en tenant compte des différents styles d’apprentissages de ses élèves et de son corps professoral). De plus, elle disposait d’une procédure d’authentification peu fiable pour vérifier la consommation certains utilisateurs. Comme elle ne pouvait assurer un suivi qu’en fonction du service, elle ignorait totalement qui étaient les gros utilisateurs et à qui rétrofacturer les services d’impression.
 
 

« Ricoh a pris le temps de concevoir des solutions parfaitement adaptées à notre culture. Voilà le principal facteur qui explique notre réussite. »

Travis Brown
Directeur de la technologie
Commission scolaire indépendante de Hutto

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Ricoh approvisionnait cette commission scolaire en imprimantes multifonctions depuis huit ans. Nous avons vu là l’occasion de régler les problèmes qui se posaient à ce moment-là dans la commission et d’apprendre également ce que nous pourrions faire différemment pour accélérer la transmission de l’information et en accroître l’efficacité au sein de cette organisation.

 
 

Nous avons travaillé avec son service de TI au remplacement de son logiciel de gestion de la production par une technologie plus efficace, capable de fournir des données permettant d’assurer un suivi rigoureux de l’activité en fonction d’utilisateurs précis, pas simplement en fonction des services. Nous avons également mis en service un logiciel de télécopie centralisé et ajouté un logiciel de numérisation permettant aux utilisateurs de numériser un document puis de l’envoyer par courriel (fonction scan-to-email), de numériser un document et de l’envoyer dans un ordinateur personnel (fonction scan-to-PC) ou d’en numériser un et de le convertir en fichier (fonction scan-to-file) et de convertir les documents numérisés en fichiers PDF interrogeables s ou en fichiers Word® ou Excel® modifiables.

Printers and copiers icon

Bref, nous avons modernisé le parc d’imprimantes multifonctions de la commission scolaire et nous les avons placées à des endroits stratégiques pour rendre l’impression, la photocopie, la numérisation, l’envoi de documents par télécopieur et par courriel homogènes (tout ça en renforçant la sécurité).

 
 

À propos de la commission scolaire indépendante de Hutto

La commission scolaire de Hutto, qui se trouve à Austin au Texas, se compose de neuf campus fréquentés par 6600 élèves, et leur nombre progresse au rythme de 300 élèves environ par année.

 

Résultats

Grâce aux améliorations apportées au matériel et aux logiciels, Hutto saisit, gère et partage plus efficacement l’information dans l’ensemble de la commission scolaire et elle travaille à en élargir l’accès en tout temps et partout. En outre, le centre d’impression est devenu une installation de production modèle vers laquelle les enseignants, les employés et les élèves se tournent de plus en plus pour leurs besoins courants en matière d’impression, y compris l’impression en couleur.

Voici les résultats obtenus par Hutto grâce à ces nouveaux systèmes.

  • Augmentation des volumes au centre d’impression : les volumes au centre d’impression ont grimpé pour atteindre en moyenne 850 000 impressions en noir et blanc et 117 000 impressions en couleurs par mois, en raison de la confiance accrue dans les capacités du centre d’impression.
  • Aperçu plus complet de la production : Le service de TI a désormais une idée plus précise des utilisateurs des services d’impression ainsi que des documents qu’ils impriment et un meilleur contrôle dans la commission scolaire.
  • Fonctions de numérisation et de télécopie intégrées : Les enseignants, les élèves et les employés de la commission scolaire de Hutto, qui ont désormais accès aux logiciels avancés conçus pour les imprimantes multifonctions peuvent numériser des documents pour les envoyer par courriel, les transférer dans leur ordinateur personnel ou les convertir en formats particuliers.

Prochaine étape, la commission scolaire est en pourparlers avec Ricoh concernant l’amélioration de ses flux de travaux et de ses systèmes de gestion des documents, de même que la mise en service de systèmes d’impression mobile pour faciliter l’accès à l’information.