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Étude de Cas: Centre de Cancérologie James Graham Brown

Numérisation des dossiers médicaux : une économie de temps, d’argent et la possibilité de sauver des vies

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Défi

 

Défi

 
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Le centre de cancérologie James Graham Brown est parvenu à numériser une quantité de dossiers patients équivalant à une période de dix ans, ce qui a permis aux médecins et à leurs patients d’avoir accès à l’information dont ils avaient besoin en temps utile. Toutefois, le centre avait encore une grande quantité de documents papier patrimoniaux dont beaucoup contenaient toujours des renseignements utiles concernant les patients en cours de traitement.

Ces documents étaient source de divers problèmes, dont:

  • Le temps perdu à les chercher
  • L’espace pour les ranger qui aurait été plus utile pour soigner les patients
  • Le coûteux stockage hors site

Le centre de cancérologie n’ignorait pas que plusieurs de ses problèmes seraient résolus s’il numérisait ses dossiers papier. Il lui fallait toutefois trouver une méthode qui lui permette d’avoir accès aux dossiers pendant la conversion électronique tout en garantissant l’hermétisme de la chaîne de possession et l’assurance de la qualité.

 
 

“Toutes nos boîtes de dossiers papier ont disparu. Nous avons gagné de l’espace et Ricoh a terminé la numérisation avant la date prévue à un coût très raisonnable.” 

Douglas Satterfield
Directeur de la radio-oncologie
James Graham Brown Cancer Center, hôpital universitaire de Louisville

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Pour que les responsables du centre aient confiance en nos capacités, nous leur avons fait découvrir la rigueur de nos procédures concernant la chaîne de traçabilité et les stricts contrôles de qualité que nous appliquons.

 
 
Nous les avons également assurés qu’ils pouvaient passer chaque lot de documents numérisés en revue afin de voir s’ils étaient conformes à leurs attentes.

Pour accélérer le processus, nous avons ensuite divisé le travail entre notre personnel de Louisville et celui d’Indianapolis. Et si, à n’importe quelle étape de conversion d’un document, le centre en avait besoin, un simple appel suffisait pour que le dossier lui soit acheminé.

Une fois la numérisation terminée, nous avons remis aux responsables du centre un DVD contenant les dossiers numérisés, compatible avec leur système de dossiers médicaux électroniques (DEM), accompagné d’une copie de sauvegarde sur un disque dur sécurisé. 
 
 

À propos du Centre de Cancérologie James Graham Brown de l’hôpital Universitaire de Louisville

Grâce à ses solides programmes de prévention, de soins et de recherche, le centre de cancérologie James Graham Brown de l’hôpital universitaire de Louisville attire certaines des sommités de la lutte contre le cancer. Aussi, quand les citoyens du Kentucky ont besoin de traitements de calibre mondial, ils peuvent les recevoir sans quitter leur État. 
 

Résultats

Ce qui devait représenter six mois de travail ne nous en a pris que trois, au terme desquels la productivité du centre a augmenté et ses coûts ont décru. Aujourd’hui, la numérisation des dossiers se traduit ainsi:
 
  • Une personne peut maintenant faire le travail de trois
  • Des tâches qui prenaient quelques minutes, parfois même des heures, ne demandent plus que quelques secondes
  • Deux pièces supplémentaires peuvent désormais être utilisées pour les soins aux patient

 Au final, le centre était si satisfait des résultats et si confiant dans la qualité des sauvegardes qu’il nous a donné le feu vert pour détruire toutes les données patrimoniales.