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Étude de Cas: Centre de Cancérologie James Graham Brown

Numérisation des dossiers médicaux : une économie de temps, d’argent et la possibilité de sauver des vies

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Défi

 

Défi

 
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Avec plus de 9 000 employés à superviser, les services de la paie et des ressources humaines du conseil scolaire de district de la région de Waterloo croulaient littéralement sous le poids des dossiers, des documents et des formulaires. 


En raison de la quantité de documents, il y avait des classeurs jusqu’aux portes des locaux du service, de sorte que chaque fois qu’un membre de l’équipe devait consulter le dossier d’un employé, il fallait qu’il quitte son poste de travail. 


Suivant la méthode papier, les documents devaient passer des mains d’un employé des ressources humaines à celles du gestionnaire responsable au service de la paie, de l’employé et de son superviseur. Des copies des mêmes renseignements devaient être déposées à la fois dans le dossier de l’employé et dans un fichier de paie distinct. 

 
 

“Toutes nos boîtes de dossiers papier ont disparu. Nous avons gagné de l’espace et Ricoh a terminé la numérisation avant la date prévue à un coût très raisonnable.” 

Douglas Satterfield
Directeur de la radio-oncologie
James Graham Brown Cancer Center, hôpital universitaire de Louisville

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Pour que les responsables du centre aient confiance en nos capacités, nous leur avons fait découvrir la rigueur de nos procédures concernant la chaîne de traçabilité et les stricts contrôles de qualité que nous appliquons.

 
 

Ricoh a d’abord mené des entrevues exploratoires avec les principaux membres de l’équipe afin de connaître la nature des documents, des formulaires et des dossiers à traiter ainsi que les besoins du service en matière de tenue de dossiers.


Avec les renseignements recueillis, Ricoh a pu mettre une stratégie au point pour intégrer les fichiers existants dans le système Laserfiche. Le personnel des ressources humaines a trié et emballé tous les dossiers pour les expédier à Toronto où ils allaient être numérisés par le service des documents juridiques de Ricoh.


Des stations de numérisation ont été stratégiquement installées dans les locaux du service pour éliminer la nécessité de recourir aux dossiers papier. L’équipe a élaboré un processus facilitant la numérisation des documents à ces stations. Les fichiers numérisés pourraient ensuite être indexés selon des critères prédéterminés, jumelés aux formulaires de données appropriés, et triés en fonction d’une structure de dossiers conçue pour qu’ils soient facilement retrouvés par les membres du personnel.

 
 

À propos du conseil scolaire de district de la région de Waterloo

Le conseil scolaire de district de la région de Waterloo est l’un des plus importants conseils scolaires en Ontario.  Il fournit des services à quelque 62 000 élèves répartis dans 123 établissements. Il s’engage à la formation de la relève et cherche à rendre l’expérience des élèves, des employés et de la communauté toujours plus enrichissante. 
 

Résultats

Ce qui devait représenter six mois de travail ne nous en a pris que trois, au terme desquels la productivité du centre a augmenté et ses coûts ont décru. Aujourd’hui, la numérisation des dossiers se traduit ainsi:
 
  • Une personne peut maintenant faire le travail de trois
  • Des tâches qui prenaient quelques minutes, parfois même des heures, ne demandent plus que quelques secondes
  • Deux pièces supplémentaires peuvent désormais être utilisées pour les soins aux patient

 Au final, le centre était si satisfait des résultats et si confiant dans la qualité des sauvegardes qu’il nous a donné le feu vert pour détruire toutes les données patrimoniales.