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Étude de cas : Université Capilano

Mieux servir les étudiants avec la gestion de documents riche en fonctionnalités.

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Défi

 

Défi

 
Capilano University Image Content
Pendant huit ans, le bureau du registraire de l’Université Capilano comptait sur un système maison pour gérer les dossiers des étudiants.

De plus, le système ne stockait pas adéquatement les documents numérisés. La qualité de numérisation laissait à désirer, ce qui menait à des données manquantes ou des numérisations illisibles. Des milliers de documents physiques étaient stockés comme renfort dans un emplacement sécuritaire hors site.

Le système dépendait également d’un système d’étiquetage par code à barres complexe et dispendieux. Le processus de vérification des codes à barres sur chaque document numérisé était dispendieux et gruge-temps.

Une fois que les documents étaient numérisés, le personnel faisait face à d’autres obstacles. La fonction de recherche était limitée à la recherche seulement par le numéro d’identification de l’étudiant et il n’y avait aucun filtre pour le type de document pour affiner les résultats de la recherche.
 
 

 « Nos plus anciens dossiers d’étudiants, jadis stockés dans deux grands classeurs remplis de milliers de microfiches, sont maintenant ajoutés au système de gestion de documents. Il s’agit d’une importante réduction des risques pour nous, et le fait que tous nos dossiers soient centralisés est un gros avantage. »

Karen McCredie
Registraire
Université Capilano

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Ricoh a réalisé des rencontres de découverte avec l’Université Capilano et a appris qu’elle préférait une intégration au système d’information sur les étudiants actuel, lequel était utilisé comme leur système administratif d’admission des étudiants.

 
 

Ricoh a élaboré une solution de gestion documentaire qui se connectait au système d’information sur les étudiants de l’école pour la numérisation, la recherche et le stockage des dossiers des étudiants. 

 

  • Les dossiers des étudiants numérisés au système sont maintenant compatibles à la reconnaissance optique des caractères (ROC), ce qui permet la recherche en plein texte pour n’importe quel mot clé. 
  • La solution de Ricoh a éliminé le besoin d’utiliser le système de codes à barres au complet, et a pavé la voie au bureau en matière de réduction ou d’élimination de l’entreposage physique des dossiers. 
  • Ricoh a également installé un nouveau lot de numériseurs Kodak sur le bureau des employés afin que les documents puissent être numérisés immédiatement. 
  • Ricoh aide également l’Université Capilano à numériser les anciens dossiers d’étudiants en les numérisant hors site à l’un des cinq centres de services d’information d’affaires de Ricoh, qui sont utilisés pour faciliter l’impartition des procédures d’affaires.
 

À propos de l’Université Capilano

L’Université Capilano est un établissement axé sur l’enseignement offrant une éducation de qualité supérieure à plus de 7 000 étudiants répartis dans deux campus situés à Sunshine Coast et dans la région métropolitaine de Vancouver. L’Université Capilano a acquis une réputation internationale pour la qualité de son enseignement, de ses programmes et de ses services.
 
 
 

Résultats

La solution de gestion de documents de Ricoh, jumelée à des numériseurs additionnels, a amélioré le flux de travaux quotidien du personnel du registraire économisant à la fois temps et argent.

Les employés économisent maintenant environ 30 secondes par page numérisée, et les coûts en équipement et fournitures ont considérablement diminué. 

Avec le système de codes à barres étant retiré, il n’y a aucun risque de perdre un document en plein milieu du processus de numérisation. Les employés peuvent numériser les documents à leur bureau, ou à tout appareil multifonction Ricoh du bureau.

Tous les documents sont maintenant interrogeables, ce qui représente un énorme avantage pour les employés qui recherchent un dossier d’étudiant particulier.