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Photo of students raising their hands.

Étude de cas : Les écoles Blue Valley 

Augmenter le taux de satisfaction des utilisateurs d’impression à
100 %.

Blue Valley Schools logo insert.
 
 

Défi

 

Défi

 
Photo of a frustrated teacher.

Avec plus de 3 000 enseignants et membres du personnel et plus de 22 000 étudiants, une journée d’école typique dans l’arrondissement scolaire Blue Valley bourdonne d’activités. Le personnel doit imprimer des milliers de pages chaque jour, rapidement et économiquement. Mais ce n’était pas le cas. Les imprimantes multifonctions (MFP) vieillissantes et d’autres problèmes ont fait chuter les taux de satisfaction des utilisateurs, pour ces raisons : 

  • L’incertitude sur la façon de signaler les problèmes d’entretien et la durée des réparations
  • Le personnel qui tente d’effectuer son propre entretien — une distraction de la préparation des classes et de l’enseignement
  • Les retards et erreurs causés par les interfaces utilisateur uniques de l’imprimante multifonction (MFP)


De plus, les dirigeants de l’arrondissement souhaitaient que le personnel achemine plus de projets vers l’imprimerie de l’arrondissement au lieu d’imprimer eux-mêmes les travaux.

 

 
 

« Nous avons un temps limité pour établir des liens avec nos étudiants. Nous ne voulons pas perdre ce temps à essayer de comprendre ce qui ne va pas avec nos appareils. Grâce à Ricoh, ce n’est pas le cas — ils règlent les problèmes avant même que nous sachions qu’ils existent. » 

Jason Gillam
directeur des opérations commerciales
Écoles Blue Valley, Overland Park, Kansas 

 
 

Solution

 

Solution

 
 

Avec le bon plan, l’arrondissement scolaire était convaincu qu’il pourrait améliorer la vitesse et l’efficacité des tâches de copie et d’impression, réduire les temps d’arrêt, minimiser les tâches manuelles et améliorer les contrôles de sécurité.

 
 
Après que Blue Valley ait réorganisé les processus d’impression et conçu un nouveau modèle de service, il cherchait un partenaire pour les aider à exécuter le plan. Il nous a choisi, et notre solution offrait : 

  • Un service d’assistance sur place pour le soutien de nos 131 MFP.
  • Un technicien qui gère les fournitures, la formation des utilisateurs, les appels de service, la facturation, la production de rapports et l’entretien préventif.
  • Des interfaces simples sur tous les MFP facilitent la saisie des instructions par les utilisateurs.
  • Logiciel de gestion d’impression intégrer au répertoire LDAP de l’arrondissement.

  • Cinq de nos imprimantes de production pour l’imprimerie, ainsi qu’un logiciel de flux de travaux pour automatiser l’étiquetage et la gestion des travaux, la finition intégrée et les choix de médias.

     

     

 

 

 


Des interfaces simples sur tous les MFP facilitent la saisie des instructions par les utilisateurs.
Des interfaces simples sur tous les MFP facilitent la saisie des instructions par les utilisateurs.
Des interfaces simples sur tous les MFP facilitent la saisie des instructions par les utilisateurs.
Des interfaces simples sur tous les MFP facilitent la saisie des instructions par les utilisateurs.
Des interfaces simples sur tous les MFP facilitent la saisie des instructions par les utilisateurs.
 

 À propos des écoles Blue Valley

Situées dans le nord-est du Kansas, les écoles Blue Valley comprennent 41 bâtiments, dont 34 sont des écoles. Leur mission est un succès scolaire sans précédent et une croissance personnelle sans pareil pour chaque étudiant.
 
 

Résultat

Six mois après la mise en œuvre du nouveau modèle de service, l’arrondissement signale que la satisfaction à l’égard du centre de services est passée de 38 % à 100 %. Presque tous les membres du personnel (92 %) se sont dits « satisfaits » ou « très satisfaits ». De plus, les problèmes des appareils sont résolus lors de la première visite presque 97 % du temps — une augmentation de 32 % par rapport au fournisseur précédent.

D’autres résultats aident l’arrondissement à protéger l’information et à améliorer les opérations :

  • Les utilisateurs s’identifient sur les MFP avec leurs badges d’identification.
  • Le style d’impression « suivez-moi » empêche la collecte de documents par des utilisateurs non autorisés.
  • L’utilisation de l’impression peut être suivie et facturée à chaque utilisateur.

Mieux encore, les enseignants envoient plus de tâches au centre d’impression au lieu d’imprimer leurs propres travaux et de dépanner les problèmes, ce qui leur laisse plus de temps pour préparer leurs leçons et interagir avec les élèves.