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Western Kentucky University students

Étude de Cas: Université du Western Kentucky

Découvrez comment le nouveau système de dossiers numériques de la WKU lui a permis de gagner plus que de l’espace.

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Défi

 

Défi

 
Western Kentucky University lecture hall with students
Au cours de plus de 100 ans d'éduquer les étudiants, l'Université Western Kentucky a généré beaucoup de papier. Il a créé des processus terriblement inefficaces et les risques de sécurité potentiels. Deux départements sont particulièrement vulnérables: le Bureau du registraire et des ressources humaines.

Bureau du Registraire

À WKU, les dossiers des élèves étaient difficiles d'accès et d'utilisation. Le bureau du registraire archivait environ 150 000 relevés de notes papier datant de 1906 à 1990. À chaque demande de relevé de notes, un employé se rendait à la chambre forte, retrouvait le dossier, en faisait une copie, replaçait l’original. Les dossiers les plus anciens étaient sous microfilm, une technologie périmée qui empêchait toute modification.

Service des Ressources Humaines
Avec plus de 2 500 employés sur le campus, le service des ressources humaines cherchait de meilleures façons de gérer les dossiers des professeurs et du personnel. Chaque dossier comprenait plusieurs documents, certains comprenant des informations sensibles ou confidentielles.

En voyant comment limiter et de main-d'œuvre de leurs processus étaient, l'école a envoyé une demande de proposition, en cherchant à améliorer leur récupération des documents.

 
 

"Ricoh a travaillé avec mon bureau et les TI pour élaborer un plan afin de numériser et d’importer les documents dans notre base de données. Nous avons maintenant accès aux relevés de notes instantanément, alors nous pouvons offrir un service à la clientèle plus rapide."

Registraire, Université du Western Kentucky

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Étant donné que les services gérés de Ricoh pourvoyaient le centre d’impression de la WKU en personnel depuis 2002, nous avons vu là une occasion d’intensifier notre présence sur le campus. Comme chaque département voulait augmenter le flux de production de son imagerie documentaire, nous avons demandé aux Services de numérisation des documents de Ricoh, situé près de Louisville au Kentucky, de nous aider.  

 
 

Bureau du Registraire

Une fois les relevés de notes arrivés, les techniciens ont établi une chaîne de possession précise pour en assurer la sécurité. L’équipe de Ti de l’Université a ensuite travaillé de concert avec nos chefs de projet pour intégrer les fichiers numérisés dans la base de données de l’établissement. 
human

Ressources Humaines

Au départ, l’équipe des systèmes d’information sur les ressources humaines de la WKU n’était pas très à l’aise avec l’idée que des documents confidentiels soient envoyés à l’extérieur. Mais après avoir vu notre travail avec le Bureau du registraire et la manière dont nous contrôlions l’accès aux documents, les craintes de l’équipe se sont rapidement dissipées. 
 
 

À propos de l’Université du Western Kentucky

Fondée en 1906, l’Université du Western Kentucky (WKU) est une université en développement qui accueille plus de 20 000 étudiants dans un cadre magnifique, aussi invitant que stimulant. La communauté universitaire engagée s’efforce de découvrir des solutions à long terme à des problèmes pratiques dans son processus de transformation en institution d’enseignement américaine d’avant-garde d’envergure internationale. 

 
Western Kentucky University graduation cap

Résultats

Nous avions numérisé au-delà de 151 000 relevés de notes et plus de 140 000 dossiers pour les Ressources humaines, ce qui a permis à l’établissement d’augmenter considérablement la mobilité de l’information. 

Au lieu de chercher des documents pendant des heures dans une chambre forte de l’Université, le personnel peut maintenant trouver l’information dont il a besoin en quelques minutes, dans le format souhaité, en faisant simplement quelques clics.