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St. Louis Schools desks

Étude de Cas: Écoles Publiques de St. Louis

Une commission scolaire donne de bonnes notes à Ricoh pour son plan d’équipement, de logiciel et de centre d’impression efficace.

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Défi

 

Défi

 
St. Louis Schools mail slots

À la suite de la négligence de l’entreprise qui exploitait le centre de ressources, le centre d’impression et de courrier de la commission scolaire publique de St. Louis, les coûts ne cessaient d’augmenter et l’équipement tombait en panne constamment. De plus, on constatait: 

  • Des rames de papier ouvertes, des détritus et de l’équipement brisé partout
  • Des fournitures obsolètes et une organisation inefficace
  • Aucune norme ou discipline pour la soumission et la réception des tâches d’impression ce qui entrainait la perte de commandes, des commandes erronées et le recours à des fournisseurs externes.

 Le centre de courrier ne se portait guère mieux:

  • Il ne maintenait pas les permis de l’U.S. Postal Service
  • Il ne conservait pas une piste d’audit des fonds de la commission scolaire
  • Il envoyait le courrier de la commission en première classe

Les Écoles publiques de St. Louis ont lancé un appel de propositions pour 240 nouveaux MFP à travers son territoire afin de réduire les coûts, d’améliorer les processus et de devenir plus durable. Lors de la rencontre avec les représentants de la commission, ils nous ont informés de tous les problèmes qu’ils vivaient au centre de ressources. Nous avons remporté le contrat grâce à nos capacités d’équipement et de logiciels — de même que nos idées pour simplifier et améliorer les opérations d’impression.

 
 

"Nous avons maintenant des meilleures technologies d’impression plus rapides et sophistiquées à un coût de 25 % moindre et nous économisons sur l’affranchissement."

Directeur général des services technologiques
Écoles publiques de St. Louis

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Pendant l’installation de l’équipement, nous avons déterminé que les appareils A3 les plus dispendieux qui pouvaient imprimer en format registre étaient sous-utilisés.

 
 

NSi™ AutoStore® -

qui permet l’authentification à chaque appareil, ce qui améliore la sécurité, la rétrofacturation et la possibilité de transmettre les tâches à tout appareil du parc.

AutoStore Mobility -

qui permet aux enseignants d’afficher les devoirs sous le portail Microsoft® SharePoint® de la commission et permet aux étudiants de soumettre leurs travaux sous forme électronique grâce à l’appli AutoStore. 

RightFax® -

qui remplace la solution de télécopie précédente de la commission. Plutôt que d’être relié à un seul endroit, les utilisateurs peuvent maintenant envoyer des télécopies de tous les MFP sur le réseau.

Pour venir à bout des problèmes du centre de ressources, l’équipe des services gérés de Ricoh a:

 

  • Nettoyé et organisé le centre afin d’assurer un meilleur flot de production, de finition, de contrôle de la qualité, de cueillette et de livraison
  • Mis de l’avant un formulaire de demande d’Impression afin de réaliser les tâches plus rapidement et sans erreur
  • Produit des directives sur le type de tâches que le centre pouvait accepter
  • Mis en vigueur une politique de paiement des travaux personnels.

Nous avons fait des recherches sur le compte de l’USPS de l’organisme et découvert des dizaines de milliers de dollars qui dormaient dans un compte de retour du courrier. Nous avons fait transférer ces fonds au compte de la commission et obtenu un numéro de permis que nous avons ajouté à l’empreinte de l’organisme pour les futurs envois.

 
 

À propos des Écoles publiques de St. Louis

Comprenant 27 000 élèves et 4 000 enseignants en 75 endroits plus deux bureaux administratifs, les Écoles publiques de St. Louis est la plus grande commission scolaire à l’élémentaire et au secondaire du Missouri.

 

Résultats

L’Installation a eu lieu pendant les sept mois précédant le début de l’année scolaire. Afin de nous assurer de l’opération du nouvel équipement et des nouveaux logiciels, nous étions sur place pendant trois semaines avant le début des classes afin de former les enseignants et le personnel. L’opération lancée, la commission a pu profiter de technologies d’impression sophistiquées plus rapides qui coutaient 25 pour cent de moins que ses appareils antérieurs. La commission scolaire a aussi économisé sur l’affranchissement: un seul envoi de 27 000 pièces pour le retour en classe a réalisé des économies de 8 000 $ en utilisant le tarif OSBL plutôt que la première classe.


La prochaine étape sera l’implantation d’un flux de travail FortisBlue®. Cette solution saisit, stocke et organise les documents, les données, les images et les fichiers audio sous format électronique, ce qui améliorera l’accès à l’information, la collaboration et l’efficacité des processus d’affaires à l’échelle de la commission.