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Repenser la gestion du contenu d’entreprise: Il ne s’agit pas seulement de technologie

Par Wendy Cole
 

Posez-vous les mauvaises questions sur la gestion du contenu d’entreprise

 

Si vous demandez à 100 professionnels de définir la « gestion du contenu d’entreprise » (GCE), il y a de fortes chances pour que vous obteniez 100 réponses différentes. Bien sûr, il y aura beaucoup de points communs. Beaucoup mentionneront probablement les nouvelles technologies comme la recherche d’entreprise, qui peut aider les employés à trouver du contenu plus rapidement. D’autres parleront du stockage et de la gestion des documents à long terme. D’autres encore évoqueront des technologies qui peuvent aider à gérer le contenu Web, les ressources numériques et le flux de travaux.

Il existe un grand nombre d’idées fausses sur la GCE — aucune n’est plus grande que le mythe selon lequel la GCE concerne uniquement la technologie que vous choisissez.

Et aucune de ces réponses n’est totalement fausse. La GCE englobe ces domaines, ainsi que bien d’autres. Mais il existe un grand nombre d’idées fausses sur la GCE — aucune n’est plus grande que le mythe selon lequel la GCE ne concerne que la technologie que vous choisissez. Bien que la technologie joue un rôle majeur dans la GCE, elle peut être mieux décrite comme une stratégie et une façon de faire des affaires qui font appel à la technologie, à des procédures et à des méthodes qui évoluent avec le temps. Et plutôt que de poser des questions comme « Quel logiciel de GCE utilisez-vous? », les entreprises devraient plutôt demander : « Où en êtes-vous dans votre parcours de GCE »?

 

Pas de solution rapide

Cette mentalité « la GCE en tant que technologie » ou « la GCE en tant que technologie et système de diffusion de contenu » peut sembler inoffensive, mais elle peut mener à une idée fondamentalement faussesur la GCE, qui s’avère nuisible à une entreprise. Lorsque la GCE est perçue comme une technologie à mettre en œuvre, on a tendance à penser qu’elle doit produire des résultats rapidement, comme c’est le cas pour toute nouvelle initiative technologique au sein d’une organisation. Mais la GCE est plus que cela.


Je considère la GCE comme une stratégie — en tirant parti de la technologie, bien sûr, mais il s’agit aussi de savoir comment l’organisation s’adapte culturellement à la nouvelle technologie, comment la haute direction gère la feuille de route de la GCE, et comment les procédures d’affaires sont adaptées et rendues plus souples et réactives. C’est bien plus que de simples documents — elle englobe tout, de vos informations et données à vos politiques de mobilité, de gouvernance et de sécurité. Et surtout, c’est une initiative stratégique, et non une solution miracle. Si vous espérez que votre stratégie de GCE sera achevée en un an, voire deux, vous vous préparez à de la frustration et probablement à un échec.


La GCE est un marathon, pas un sprint, et beaucoup d’entreprises se trouvent à différentes étapes de ce parcours. C’est pourquoi il n’est pas suffisant de simplement posséder les outils et d’avoir un plan de mise en œuvre. Vous devez tenir compte d’aspects comme la gestion du changement organisationnel pour faciliter l’adoption de nouvelles technologies, l’exécution d’une stratégie à long terme adaptable et le parrainage de la direction nécessaire au soutien des objectifs et au maintien du cap.

 

Pas un guichet unique

Il s’agit de bien plus qu’un simple changement dans la façon dont nous percevons la GCE. C’est un changement dans la façon dont nous abordons les outils et les partenaires qui constituent une stratégie de GCE solide.


Cette approche remet en question la pertinence d’essayer de trouver un seul créateur ou fournisseur de logiciel pour l’ensemble de votre stratégie de GCE. La GCE est tout simplement trop vaste et englobe trop de domaines pour qu’un seul fournisseur puisse répondre aux besoins de l’ensemble d’une stratégie de GCE. Bien que de nombreux fournisseurs soient efficaces dans certains domaines, vous omettez inévitablement des éléments importants, qu’il s’agisse de gestion du changement, de conformité, d’équipement, d’expertise de l’industrie ou autre.

Commencer à élaborer votre stratégie de GCE

Recherchez les partenaires et les fournisseurs qui conviennent le mieux à votre organisation.
 

En d’autres termes, laissons de côté le monde des affaires pour un instant. Je suis une grande fan des spectacles de Broadway, et il y a une leçon pertinente que nous pouvons apprendre ici grâce à la scène. Bien que chaque acteur d’une pièce ou d’une comédie musicale de Broadway soit exceptionnel, seules les plus petites pièces ont une seule personne qui essaie de jouer plusieurs rôles. Les directeurs de casting se tournent plutôt vers une variété d’acteurs, tous exceptionnellement talentueux, pour trouver la personne qui convient le mieux à un rôle particulier. En fonction de la façon dont ils interagissent avec les autres acteurs et des éléments uniques qu’ils apportent à ce rôle, les acteurs sont ensuite choisis et guidés au sein d'une machine bien rodée.

 

Votre stratégie de GCE devrait suivre à peu près le même plan. Plutôt que de demander à un seul acteur d’essayer de jouer plusieurs rôles, recherchez les fournisseurs qui conviennent le mieux à votre organisation et à un rôle particulier. Examinez comment ils interagissent avec les autres fournisseurs et évaluez leur réaction à vos directives et à votre gestion. De plus, n’oubliez pas de tenir compte de leur expérience et de leur compréhension des défis de votre entreprise. En faisant appel à un tel spécialiste, vous contribuez non seulement à la stabilité et au rendement éprouvé de votre production, mais vous pouvez également répondre à des questions ou résoudre des problèmes que vous n’avez jamais rencontrés auparavant.

 

Finalement, qu’il s’agisse d’adopter les bonnes technologies, d’améliorer vos procédures d’affaires ou de gérer ces changements majeurs, faire appel aux bons partenaires et fournisseurs vous aidera à orienter une stratégie de GCE qui vous vaudra un grand succès.

 
Wendy Cole est conseillère principale, Services de consultation des procédures d’affaires, Ricoh USA, Inc., et possède une vaste expérience dans les domaines de la saisie, de l’imagerie, de la gestion des documents et du contenu et de l’analyse des procédures d’affaires et des flux de travaux. Depuis son arrivée chez Ricoh en 2002, Mme Cole a travaillé avec des organisations des secteurs public et privé, y compris des ONG internationales et des entreprises Fortune 500, pour mettre en œuvre des stratégies de gestion de documents qui apportent efficacité et valeur. Passionnée de course à pied et de golf, Mme Cole est titulaire d’un diplôme en mathématiques de l’Université du New Hampshire.