First level navigation Menu

Utiliser des systèmes de gestion du contenu d’entreprise pour atteindre vos objectifs

Par Ritika Puri
 

À l’ère de la mobilité de l’information, comment les organisations peuvent-elles gérer l’information de la meilleure façon possible?

 

Le moins qu’on puisse dire, c’est que les organisations les plus novatrices d’aujourd’hui font face à la surabondance d’information, aux silos de services et aux obstacles qui nuisent à la productivité. À mesure que les entreprises investissent davantage dans la collecte et l’entreposage des données, elles ont de la difficulté à mettre en place des systèmes qui leur permettent de s’y retrouver. Plus il y a de données, plus il y a d’ambiguïté.

 

À l’ère de l’information d’aujourd’hui, le succès d’une stratégie de données d’entreprise se résume à un mot : structure. Vous avez besoin d’un plan pour interpréter les volumes de données que vos équipes internes recueillent. 

Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise peuvent être aussi complexes ou aussi simples que vous le souhaitez. Assurez-vous de prendre le temps d’analyser dès le départ la façon dont vous prévoyez définir votre stratégie, afin de pouvoir y intégrer efficacement votre équipe.

Un système de gestion de contenu d’entreprise peut vous aider en créant un répertoire central et un flux de travaux bien défini pour vos informations. Avec une gestion de contenu d’entreprise bien planifiée, les équipes peuvent être sûres que leurs idées seront rapidement disponibles pour leurs principaux intervenants et systèmes. En fin de compte, vous serez en mesure de prendre des décisions plus rapidement.

 

Une gestion de contenu d’entreprise aidera votre organisation à atteindre les quatre objectifs suivants :

 

1. Amélioration de l’efficacité

Les systèmes de gestion du contenu d’entreprise contribuent à augmenter les profits tout en réduisant les coûts. En consolidant vos informations en un seul endroit, vous éliminerez les risques de pertes de temps et d’argent dans les équipes. Vous serez également en mesure d’accélérer le rythme d’apprentissage au sein de votre organisation : plus vous pourrez partager de ressources, plus les employés pourront s’appuyer sur le travail des autres pour stimuler l’innovation.

2. Rationalisation de la sécurité

Dans la culture BYOD (apporter votre propre appareil) d’aujourd’hui, la sécurité de l’information est un véritable casse-tête. Même si les chefs d’entreprise sont enthousiastes à l’idée de donner plus de flexibilité aux membres de leur équipe dans leur travail, ils s’inquiètent également des risques qui en découlent. Lorsque les employés utilisent différents appareils pour partager l’information, ils exposent l’entreprise à des vulnérabilités potentielles. Un système de gestion du contenu d’entreprise réduit ce risque en créant un répertoire central pour les données, ce qui signifie que les normes de sécurité sont applicables à tous les types d’appareils.

3. Amélioration de la gestion de documents

La gestion de documents peut être pénible pour les grandes organisations. Supposons que votre équipe de produits partage les spécifications techniques avec une équipe de professionnels des TI et que plusieurs personnes partagent l’accès à un seul document. Il est très facile pour une personne de remplacer le travail d’une autre, et par conséquent, la gestion des versions représente un sérieux défi, sans parler de la perte potentielle de travail qui y est associée.

 

Les systèmes de gestion du contenu d’entreprise permettent de voir facilement qui a eu accès à quoi, en plus des changements qui ont été apportés. Ces systèmes favorisent l’appropriation et la responsabilisation, de sorte que vous pouvez passer plus de temps à vous concentrer sur ce qui doit être fait et moins de temps à vous demander qui a fait quoi et quand. 

 

4. Automatisation des procédures d’affaires

Un système de gestion du contenu d’entreprise assurera la gestion des détails impliqués dans les différentes procédures d’affaires, afin que vos équipes puissent consacrer leur temps à rester créatives, à innover et à générer un rendement du capital investi. Moins les employés passent de temps à chercher de l’information, plus ils ont le temps d’explorer de nouveaux secteurs d’activité et de nouvelles stratégies pour votre organisation.

 

Grâce à des fonctions telles que le classement automatique et la gestion des contrats, les documents importants seront toujours accessibles pour votre équipe, ce qui augmentera considérablement la productivité au sein de votre entreprise. 

Choisir votre système de gestion de contenu d’entreprise judicieusement

Un système de gestion du contenu d’entreprise peut être personnalisé en fonction des besoins exacts et des objectifs globaux de votre organisation.
 

Mot de la fin

Un système de gestion du contenu d’entreprise peut être personnalisé en fonction des besoins exacts et des objectifs globaux de votre organisation. Avant de choisir un système, vous devez tenir compte de la courbe d’apprentissage associée à sa mise en service. Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise peuvent être aussi complexes ou aussi simples que vous le souhaitez. Assurez-vous de prendre le temps d’analyser dès le départ la façon dont vous prévoyez définir votre stratégie, afin de pouvoir y intégrer votre équipe rapidement et efficacement. Ces procédures deviendront rapidement une seconde nature.

 

Les professionnels des TI doivent être constamment vigilants face à l’évolution du milieu. 

 
Rikita Puri
Ritika Puri est une rédactrice d’affaires et une conseillère qui possède une formation en stratégie quantitative et en analyse. Elle a développé des programmes de croissance pour une grande entreprise de technologie et écrit régulièrement pour des clients tels que American Express OPEN Forum, SAP, Modis, Business Insider et Forbes. Dans le passé, elle a mené des recherches sur les coûts des entreprises dans le comté de Los Angeles. À l’âge de 20 ans, elle a cofondé une clinique de santé gratuite à New Delhi, en Inde.