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Il est temps de passer au numérique : Pourquoi le papier est moins sécuritaire que vous ne le pensez

 
Les violations de données numériques font peut-être la une du journal Times, mais les violations de données physiques peuvent être encore pires pour votre entreprise. Pirates informatiques. Violations de données. Attaques par DDoS. Hameçonnage. Ces mots ont de quoi inquiéter les gestionnaires des TI. Comme vous entendez souvent parler de violations de données dans les nouvelles, il va sans dire que c’est l’infrastructure numérique d’une organisation qui est la plus vulnérable aux attaques. Toutefois, alors que la sécurité numérique fait la une des journaux, il y a une menace plus insidieuse pour votre organisation qui se cache juste sous votre nez : le papier.

Bien que cela puisse sembler paradoxal, le papier ne laisse souvent aucune trace documentaire. Dans le cas de violations de données numériques, il est beaucoup plus facile de déterminer ce qui a pu être pris et comment ils ont pu accéder à cette information.

Inquiétudes numériques

Il ne faut pas en conclure que les violations numériques ne représentent pas un problème majeur pour une organisation — elles le sont évidemment, et vous avez besoin d’un plan pour prévenir ces attaques et y réagir. Même si la sécurité numérique est un élément clé de la plupart des stratégies d’affaires, bien peu d’entreprises ont mis en place un plan pour assurer la sécurité de leurs actifs papier, si ce n’est que les conserver sous clé. Différentes industries en sont à différents niveaux de maturité de l’information, mais beaucoup hésitent encore à se départir du papier, pour un certain nombre de raisons.

La numérisation peut prendre beaucoup de temps et beaucoup d’entreprises ne veulent pas faire l’investissement alors qu’elles ont déjà une solution de stockage en place. Une fois cette numérisation terminée, les employés doivent ensuite recevoir une formation sur la façon d’accéder à l’information dont ils ont besoin. Il y a aussi l’avantage d’avoir une copie tangible et physique d’un document, plutôt que de consulter un fichier sur votre tablette. Et bien sûr, il y a la crainte des violations de données.
Ce sont des préoccupations légitimes, mais elles ne devraient pas vous empêcher de faire la transition vers le numérique.
 

Problèmes reliés au papier

Conserver les informations cruciales de l’entreprise sur papier présente un certain nombre d’inconvénients qui pourraient finir par causer de gros problèmes à votre entreprise :

  • Aucune trace documentaire : Dans le cas de violations de données numériques, il est beaucoup plus facile de déterminer ce qui a pu être pris et comment ils ont pu accéder à cette information. Bien que cela puisse sembler paradoxal, le papier ne laisse souvent aucune trace documentaire.
  • Regarder vers l’avenir : La numérisation a pour avantage de réduire le besoin d’énormes entrepôts pour entreposer les documents physiques, mais elle élimine aussi la possibilité qu’un incendie ou une inondation détruise des années de documentation. Lorsque vous tirez parti d’une infrastructure en nuage, ou lorsque vous effectuez une sauvegarde adéquate, ces informations peuvent être facilement accessibles, même en cas de sinistre.
  • Jouer selon des règles différentes : Bien qu’un certain nombre de réglementations aient vu le jour pour protéger les données numériques et la vie privée des clients — en particulier dans le domaine des soins de santé — beaucoup de ces règles ne s’appliquent pas au papier. Tout porte à croire que la protection des données est maintenant beaucoup plus efficace pour les données numériques que pour les données physiques.

Faire la transition

La transition vers le numérique prend du temps et nécessite de la planification. Il est essentiel de mettre en place une solide stratégie de gestion du changement pour aider les employés à faire eux-mêmes la transition et à développer une « culture d’apprentissage » qui favorise l’adhésion et l’innovation continue. De multiples sauvegardes des documents papier doivent être effectuées avant la destruction ou le retrait de tout document physique. Et chaque secteur d’affaires devrait avoir son propre plan pour automatiser et numériser ses procédures, afin que chaque service, des RH au service de la paie, puisse faire la transition et en retirer des avantages immédiats.

Commencer à numériser et à protéger vos données

Le bon partenaire peut vous aider à vous orienter durant la transition vers le numérique.
 
La plupart des entreprises citent les gains d’efficacité et de productivité que leur offre le numérique pour justifier leur décision de numériser leurs documents physiques et de se départir du papier. De plus, comme la plupart des employés deviennent de plus en plus mobiles, il sera encore plus important pour les organisations de se joindre à ces entreprises dans la transition vers le numérique afin de fournir aux travailleurs l’accès en tout temps et en tout lieu aux informations nécessaires pour être plus productifs.