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Cinq étapes pour améliorer la gestion de l’information de votre organisation

Par Laurie Bacon
 

Quel est l’actif le plus précieux de votre entreprise?

Sans aucun doute, c’est votre information. La gestion de l’information fait avancer votre organisation et vous distingue de la concurrence. Elle englobe vos objectifs, vos produits et vos idées. L’information fait en sorte que tout le monde est sur la même longueur d’onde, du moins, en théorie.

Aujourd’hui, grâce aux services en nuage, les employés et les clients peuvent accéder à l’information comme jamais auparavant. Le nombre de données a explosé, tout comme leur vitesse, passant du serveur au téléphone intelligent, de la tablette à l’imprimante, dans toute l’entreprise et dans le monde entier.
 

Si vous gérez bien votre information, elle peut transformer votre organisation en une machine agile et rapide qui développe les produits que les clients de demain recherchent et qui les met sur le marché plus rapidement que la concurrence.

Un immense avantage négligé

Cela semble être un système idéal, sans faille, mais la réalité est bien différente. Selon IDC1, un employé moyen n’est capable de trouver l’information dont il a besoin que 56 % du temps. Il passe près de 36 % de son temps simplement à la chercher.

Il y a pire. Une étude de PwC2 a révélé que 96 % des entreprises ne parviennent pas à exploiter pleinement le potentiel de leurs informations. Plus de 40 % des entreprises ayant participé à l’étude ont déclaré qu’elles n’avaient tiré que peu d’avantages concrets de leur information, et 23 % ont déclaré qu’elles n’en avaient tiré absolument aucun avantage.

De toute évidence, l’ère de l’information n’a pas été à la hauteur des promesses faites à de nombreuses organisations. Cela est dommage, parce que si vous gérez bien votre information, elle peut transformer votre organisation en une machine agile et rapide qui développe les produits que les clients de demain recherchent et qui les met sur le marché plus rapidement que la concurrence.

Mais pour ce faire, vous devez d’abord déverrouiller l’information, la sortir des silos et créer un système robuste pour la gérer. Une fois que vous avez fait cela, il peut servir de balise pour tout identifier, des goulots d’étranglement de l’approvisionnement aux lacunes dans le service à la clientèle.
 

Déverrouiller vos actifs d’information

Malheureusement, de nombreuses organisations n’ont aucune idée de la façon par laquelle déverrouiller leurs informations. Voici donc une feuille de route :

 

1, Mettre en place un système de gestion de l’information à l’échelle de l’entreprise avec un cadre supérieur responsable (comme un dirigeant principal des données). Gartner3 vous recommande également de nommer un responsable de la gestion de l’information pour chaque unité d’affaires afin d’aider à créer des contrôles de risque pour l’information qu’elles utilisent.

2, Effectuer un audit de l’information de votre entreprise pour savoir d’où viennent les coûts et les goulots d’étranglement. Les anciens systèmes et les documents papier sont souvent les coupables. Faites comme Elsa et libérez-vous de ces derniers. La conversion des documents sous forme numérique leur permet d’être accessibles et interrogeables. Cela vous permettra non seulement d’économiser de l’argent et d’aider vos employés à être plus productifs, mais cela peut aussi vous apporter de nouvelles perspectives commerciales.

3. Éliminer l’espace de stockage inutile. Le stockage physique et numérique coûtent tous les deux de l’argent. Utilisez-vous la combinaison optimale de solutions sur site et hors site ou le moment est-il venu d’apporter des changements? Cette mesure ne devrait pas être un exercice ponctuel — la technologie progresse rapidement, et vous devriez examiner régulièrement vos systèmes pour voir si un nouvel arrangement pourrait mieux vous convenir.

4. Utiliser un système de gestion du contenu ou de gestion de données d’entreprise pour découvrir 80 à 90 % de vos données non structurées. Cela inclut les documents Word et Google, les courriels PDF, les PowerPoint, les vidéos, les fichiers audio, les images et même les publications dans les médias sociaux sur Facebook et Twitter. Les feuilles de calcul conventionnelles ne permettent pas d’agréger et d’analyser ce type d’information; il vous faudra plutôt utiliser une solution de veille stratégique d’exploration de données.
 

5. Effectuer des analyses des mégadonnées sur les informations de votre entreprise pour repérer les tendances et faire des prédictions. Avec l’énorme quantité d’informations disponibles à analyser, il est important de poser les bonnes questions et de se concentrer sur les domaines où vous pouvez économiser des coûts ou développer de nouvelles sources de revenus. Avez-vous des problèmes de livraison? Analysez la chaîne d’approvisionnement. Voulez-vous savoir ce que vos clients pensent vraiment de vous? Ne vous fiez pas uniquement aux sondages — analysez les données de vos réseaux de médias sociaux. Les clients recherchent-ils quelque chose que vous ne leur fournissez pas? Il est peut-être temps de lancer une nouvelle gamme de produits.


Une fois que vous avez libéré le pouvoir de votre information, vous ne pouvez plus revenir en arrière. Avec toute l’efficacité améliorée et les renseignements que vous obtiendrez en optimisant votre information et en débloquant sa pleine valeur, vous vous demanderez pourquoi vous n’avez pas commencé plus tôt.

Déverrouiller la valeur de vos informations

La gestion de l’information fait avancer votre organisation et vous distingue de la concurrence.
 
Laurie Bacon
Laurie Bacon, conseillère principale, Agilité des procédures d’affaires, Prestation des services en entreprises, Ricoh USA, Inc., offre une grande valeur ajoutée aux entreprises des clients en évaluant les défis actuels et en élaborant des feuilles de route pluriannuelles pour des solutions qui s’alignent aux objectifs organisationnels, ce qui permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de fournir un rendement précieux du capital investi. Elle jouit d’un parcours de réussite remarquable, notamment en dirigeant des projets multidisciplinaires qui ont généré une réduction de 76 millions de dollars des frais d’exploitation et d’administration des clients.
 
 
1 « Unlocking the Hidden Value of Information. » IDC Report.
2 « 96% of businesses fail to unlock data’s full value. » Bloomberg for Enterprise. 19 octobre 2015. https://www.bloomberg.com/enterprise/blog/96-of-businesses-fail-to-unlock-datas-full-value/
3 Rob van der Meulen. « Unlock the Value of Big Data With Master Data Management. » Gartner. 20 août 2015. http://www.gartner.com/smarterwithgartner/unlock-the-value-of-big-data-with-master-data-management-2/