Cinq étapes pour améliorer la gestion de l’information de votre organisation

Quel est l’atout le plus précieux de votre entreprise?

Sans aucun doute, il s’agit de votre information. La gestion de l’information fait avancer votre organisation et vous distingue de la concurrence. Elle englobe vos objectifs, vos produits et vos idées. L’information fait en sorte que tout le monde est sur la même longueur d’onde, du moins, en théorie.

Aujourd’hui, grâce au nuage, les employés et les clients ont accès à l’information comme jamais auparavant. Le nombre de données a explosé, tout comme leur rapidité d’accès, passant du serveur au téléphone intelligent, de la tablette à l’imprimante, dans toute une entreprise et dans le monde entier.

A colossal benefit of information management

It sounds like an ideal, frictionless system, but the reality is far different. According to IDC, the average worker is able to find the information they need only 56 percent of the time.[1] They spend nearly 36 percent of their time just looking for it.

It gets worse. A PwC study found that 96 percent of businesses fail to unlock the full potential of their information.[2] Over 40 percent of the businesses in the study said they obtained little tangible benefit from their information, and 23 percent said they got nothing out of it at all.

Clearly, the Information Age hasn’t lived up to its promise for many organizations. Which is a shame, because if you manage your information well, it can transform your organization into an agile, quick-thinking machine that develops the products tomorrow’s customers want and gets them to market faster than competitors.

But to do that, you must first unlock the information—get it out of silos and create a robust system to manage it. Once you’ve done that, it can serve as a beacon to identify everything from supply bottlenecks to gaps in customer service.

Comment gérer l’information au sein d’une organisation

De nombreuses organisations ne savent pas par où commencer pour déverrouiller leurs informations. Voici donc une feuille de route générale :

1. Mettre en place un système de gestion de l’information à l’échelle de l’entreprise avec un cadre supérieur responsable (comme un dirigeant principal des données). Gartner vous recommande également de nommer un responsable de la gestion de l’information pour chaque unité d’affaires, afin d’aider à créer des contrôles de risque pour l’information qu’elles utilisent.³

2. Effectuer un audit de l’information de votre entreprise pour savoir d’où proviennent les coûts et les goulots d’étranglement. Les anciens systèmes et les documents papier sont souvent les coupables. La conversion de ces documents sous forme numérique leur permet d’être accessibles et interrogeables, par tout le monde et partout. Non seulement cela vous permettra d’économiser de l’argent et d’aider vos employés à être plus productifs, mais cela peut aussi vous apporter de nouvelles perspectives commerciales. La numérisation et la capture de données, qui semblaient autrefois être des tâches monumentales, sont désormais plus simples et plus accessibles pour toutes les entreprises grâce aux services de capture et de conversion actuels offerts sur des plateformes de service comme la plateforme d’affaires intelligente (IBP)^ms.

3. Éliminer l’espace de stockage inutile. Le stockage physique et le stockage numérique coûtent de l’argent. Utilisez-vous la combinaison optimale de solutions sur site et hors site ou le moment est-il venu d’apporter des changements? Cette mesure ne devrait pas être un exercice ponctuel — la technologie progresse rapidement, alors vous devriez examiner régulièrement vos systèmes pour voir si un nouvel agencement pourrait mieux vous convenir.

4. Utiliser un système de gestion du contenu ou de gestion de données d’entreprise pour faire la lumière sur 80 à 90 % de vos données non structurées. Celles-ci incluent les documents Word et Google, les courriels, les fichiers PDF, les PowerPoint, les vidéos, les fichiers audio, les images et même les publications sur Facebook et Twitter. Les feuilles de calcul conventionnelles ne permettent pas d’agréger et d’analyser ce type d’information; il vous faudra plutôt utiliser une solution de veille stratégique d’exploration de données.

5. Effectuer des analyses des mégadonnées sur les informations de votre entreprise pour repérer les tendances et faire des prédictions. Avec l’énorme quantité d’informations disponibles à analyser, il est important de poser les bonnes questions et de se concentrer sur les domaines où vous pouvez économiser des coûts ou développer de nouvelles sources de revenus. Connaissez-vous des problèmes de livraison? Analysez la chaîne d’approvisionnement. Voulez-vous savoir ce que vos clients pensent vraiment de vous? Ne vous fiez pas uniquement aux sondages — analysez les données de vos réseaux de médias sociaux. Les clients recherchent-ils quelque chose que vous ne leur fournissez pas? Il est peut-être temps de lancer une nouvelle gamme de produits.

Une fois que vous avez libéré le pouvoir de votre information, vous ne pouvez plus faire marche arrière.

Avec l’efficacité améliorée et les renseignements supplémentaires que vous obtiendrez en optimisant votre information et en débloquant sa pleine valeur, vous vous demanderez pourquoi vous n’avez pas commencé plus tôt.

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