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Automatisation du processus d’admission pour l’enseignement supérieur

Obtenir A+ pour l’admission

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Il y a plus de 2 millions d’étudiants dans les collèges et les universités canadiens aujourd’hui. De nombreux établissements auront de la difficulté à traiter et à gérer ce volume de documents électroniques et papier sans les technologies et les processus appropriés.*


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La solution d’automatisation du processus d’admission de Ricoh remplace vos procédures papier par la saisie de données efficace et des flux de documents automatisés, ce qui vous aide à améliorer votre flux d’information, réduire les erreurs possibles et améliorer le processus d’admission pour votre équipe et les futurs étudiants.


 
 

Simplifier le processus d’admission pour votre équipe

Numériser les documents d’admission reçus pour accélérer le traitement et les communications. 

 
L’équipe d’admission gère différents formats de documents soumis, y compris : en ligne, par la poste, par télécopieur et par courriel. Votre équipe peut trouver la tâche difficile et gruge-temps d’organiser et de gérer tous ces différents formats d’information, ce qui peut ultimement ralentir la communication aux futurs étudiants.

Nos services et technologies convertissent vos documents papier, ils automatisent et numérisent les procédures manuelles papier, et harmonisent toute votre opération en meilleure expérience pour vous et vos demandeurs. En travaillant à la vitesse numérique, nous pouvons vous aider ainsi que votre équipe à remplir la paperasse d’admission rapidement et vous aider à protéger l’information confidentielle des demandeurs.

Nos experts peuvent évaluer votre situation et appliquer les meilleures pratiques que nous avons développées dans le cadre de notre travail avec plus de 3000 clients du domaine de l’éducation en Amérique du Nord.
 
 

En moyenne, le taux de conversion du recrutement à l’inscription des établissements d’enseignement supérieur est de 30 à 40 %.  

Une amélioration d’aussi peu de 20 % pourrait accroître les revenus jusqu’à 200 000 $ par année. **

La solution de Ricoh améliore considérablement le processus de transfert de crédit des étudiants grâce à un flux de travaux automatisé de bout en bout. Les étudiants peuvent remplir une demande en ligne ou en personne. Les données provenant de diverses sources sont protégées et accessibles uniquement au personnel pertinent. Et quand le processus est complet, toute la documentation est archivée dans un répertoire sécurisé. Les résultats : un gain de temps, une réduction des coûts, des employés libérés d’un fardeau et une expérience étudiante positive qui peut réduire considérablement la durée du processus, passant de plusieurs semaines à quelques jours. 

 
 

Imaginer le processus d’admission nécessitant moins de papier

Essayer nos termes préférés : numériser, indexer, extraire, distribuer.

Imaginez un processus d’admission qui vous permet d’économiser du temps à chaque étape. En utilisant nos solutions logicielles et flux de travaux numériques, vous pouvez transmettre tous les documents comprenant de l’information sur les demandeurs à un seul répertoire numérique.

L’efficacité monte en flèche, car vous pouvez :


  • Numériser les documents et indexer les fichiers numériques facilement;
  • Accéder au répertoire à partir de n’importe où, effectuer une recherche et trouver tout ce dont vous avez besoin;
  • Distribuer les documents instantanément aux réviseurs;
  • Créer une piste d’audit des télécopies que vous envoyez et recevoir depuis votre bureau ou les applications courriel;
  • Extraire les données automatiquement et les envoyer aux systèmes administratifs de votre établissement.

 
 

Démontrer la rapidité et la transparence du processus d’admission

 

Fournir une expérience exceptionnelle aux étudiants.

 
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L’interaction initiale d’un futur étudiant avec votre organisation pourrait être le processus d’admission — alors vous devez vous assurer que votre expérience est idéale pour les étudiants. Les millénaires ont certaines attentes par rapport à la technologie et aux communications. Ensemble, nous pouvons vous aider à rendre votre processus plus rapide, convivial, harmonisé et entièrement numérique.

Étant donné que l’information de la demande est saisie de façon numérique et circule dans votre système en format électronique, même les demandeurs les plus technophiles seront impressionnés par :


  • Les messages concernant les sections complètes et incomplètes de la trousse d’admission;
  • Le temps de réponse rapide aux questions concernant les détails de la demande;
  • Les notifications en temps opportun concernant l’acceptation ou le refus de leur demande, ce qui leur permet de prendre des décisions subséquentes.

 
 

Améliorer le processus d’admission avec nos services gérés

 

Demandez de l'aide de nos experts et obtenez des solutions répondant aux besoins particuliers de votre organisation.

 

Nous avons plus de 75 ans d’expérience à travailler avec des établissements d’enseignement supérieur comme la vôtre. Dans le cadre de nos solutions de flux de travaux du processus d’admission et d’aide financière, nous pouvons :


  • Gérer toutes les communications d’admission reçues, y compris les demandes, relevés, lettres de recommandation, exigences d’immunisation et encore plus;
  • Numériser vos documents reçus par la poste ou par télécopieur et les relier à toute correspondance électronique au dossier numérique;
  • Mettre en œuvre un flux de travaux numérique pour la révision des demandes, y compris le traitement des exceptions et l’acheminement des approbations;
  • Gérer la personnalisation et la distribution des lettres de décision liées à l’admission et à l’aide financière.

Laissez nos conseillers Ricoh aider votre établissement à harmoniser le processus d’admission en corrigeant tout hic possible avant même qu’il devienne un problème. 

 
 

Plus d'information sur nos solutions

  • Services gérés et professionnels

    Renseignez-vous sur les services de gestion de documents de Ricoh et la façon dont nous pouvons vous aider à identifier et à aborder les occasions pour améliorer la gestion de documents de votre organisation.

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  • Dossiers étudiants

    Numérisez l’information des étudiants et gérez-la à partir d’un point central à toutes les étapes de l’expérience universitaire.                                                                                                                                  

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  • Diagramme de la solution

    Mettez en place des flux de travaux numériques du recrutement à la graduation.                                                                                                                                                                               

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*Source: Statistique Canada - http://www.statcan.gc.ca/daily-quotidien/151130/dq151130d-eng.htm
**Les calculs de Ricoh sont fondés sur une expérience réelle.