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Solution de gestion du contenu et des documents pour le gouvernement

Centraliser l’organisation et la gestion de l’information 

 

Federal IT budgets are shrinking, with a proposed 2.9% reduction in spending in 2015 versus 2014.* 

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Faites disparaître les coûts et les retards associés aux dossiers papier et au flux de travaux manuels grâce à la Solution de gestion du contenu et des documents pour le gouvernement de Ricoh. Elle comporte une évaluation, des services-conseils, un logiciel, la mise en service et le soutien pour le stockage et la gestion de l’information de façon centralisée dans un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE).

 
 

Dresser un plan pratique et réaliste 

 

Dresser un plan pratique et réaliste. 

 

Une feuille se trouve facilement dans un classeur, mais le monde du travail n’est plus aussi simple. L’informatique en nuage, les appareils mobiles, les outils collaboratifs et la quantité de données qui ne cesse d’augmenter obligent à emprunter une approche différente en matière de gestion de l’information.

Nos experts-conseils dans le domaine des procédures d’affaires évaluent votre environnement actuel, ils recommandent une stratégie de gestion de contenu d’entreprise (GCE) et ils mettent en service des logiciels qui vous permettront de faire ce qui suit:

  • Numériser les dossiers.
  • Partager des dossiers et des documents au moyen de procédures et de flux de travaux.
  • Adopter une nouvelle technologie tout en tenant compte des investissements que vous avez déjà faits.
  • Centraliser le stockage, l’échange et la gestion de l’information.
  • Aborder les exigences de conformité.

Une fois toutes vos données stockées à un seul endroit, vos employés pourront trouver ce dont ils ont besoin sur-le-champ dans des conditions beaucoup plus sécuritaires que dans un classeur.

 
 

Moderniser la gestion de formulaires

 

Renforcez l’efficacité en saisissant et en intégrant des données non structurées. 

 

Est-ce que vous traitez essentiellement de formulaires dans vos activités quotidiennes au sein de votre organisme? Les dossiers des employés, les contrats et autres documents évoluent constamment. Des formulaires papier statiques, impossibles à modifier tiennent vos renseignements en otage. Cependant, nous vous recommandons différentes solutions pour libérer ces données afin qu’elles soient faciles à trouver et à utiliser :


  • Bâtir une bibliothèque de formulaires, y compris des formulaires électroniques qui doivent être créés et améliorés.
  • Mettre en œuvre des flux de travaux de formulaires pour saisir les données non structurées et les intégrer à vos systèmes/procédures d’affaires.
  • Incorporer un système de codes à barres pour saisir et indexer automatiquement l’information une fois qu’un formulaire a été rempli et retourné.
  • Gérer le contrôle et la sécurité des versions.
 
 

Gérer les documents de leur création à leur suppression 

 

Établissez des lignes directrices sur la gestion des documents pour soutenir l’utilisation et la conformité. 

 

Chacun des milliers ou des millions de documents qui se trouvent dans votre système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) a un cycle de vie qui doit être géré. En raison de la nature des règlements, il est essentiel que vous supervisiez la création, le stockage, l’échange, la visualisation des documents et, en fin de compte, leur suppression sécuritaire.

Nos spécialistes gouvernementaux ont beaucoup d’expérience dans la conception et la mise en service de systèmes GCE et ils pourront vous aider à faire ce qui suit :


  • Déterminer la façon d’optimiser la gestion du contenu et des documents pendant leur cycle de vie, de leur création à leur échéance.
  • Mettre en place un système d’accès à l’information plus fiable et sécuritaire, tout particulièrement pour vos employés qui se déplacent.
  • Soutenez les programmes de conformité en instaurant des mesures de sécurité comme des privilèges à plusieurs niveaux et des mots de passe ainsi que des pistes de vérification.
 
 

Plus d'information sur nos solutions

  • Solution de numérisation de l’information pour le gouvernement

    Réduisez votre utilisation des documents papier et rendez votre information interrogeable, utilisable et partageable. 

    Consultez la solution

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  • Étude de cas: Comté de Madera

    Renseignez-vous sur la façon dont la conversion de document numérique prévoit permettre au comté de Madera en Californie à économiser plus de 200 000 $ la première année.

    Lisez l’étude

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*Source: http://www.informationweek.com/government/cybersecurity/federal- it-spending-slashed-in-proposed-2015-budget/d/d-id/1114126.