Cour de district des États-Unis
Ricoh a aidé une cour fédérale de district à numériser plus de 100 000 dossiers d’archives en format papier.
À propos du client
Cette cour de district située dans une ville importante du Midwest est l’une des 94 cours de district des États-Unis. C’est un tribunal de première instance ayant la juridiction de plusieurs comtés dans l’état, qui entend des affaires à caractère civil ou criminel relevant de la législation fédérale.
Dans un délai de 60 jours, nous avons numérisé environ 1,6 million de pages de dossiers d’archives pour la cour.
Défi
Grande quantité de dossiers d’archives en format papier
Les dossiers occupaient de l’espace précieux
Impossible d’agrandir l’espace existant
Processus fastidieux de préparation des dossiers papier pour l’entrepôt du NARA
La cour de district était ensevelie de dossiers d’archives en format papier couvrant des décennies de procédures judiciaires. Ces dossiers occupaient de l’espace précieux dans l’entrepôt d’un bureau administratif - au moment où la cour avait besoin de plus d’espace. Agrandir l’espace existant n’était pas une option. Selon une directive présidentielle, la cour ne pouvait pas ajouter de superficie, à moins qu’elle soit utilisée pour offrir des services supplémentaires.
La cour pouvait envoyer ses dossiers papier à la National Archives and Records Administration (NARA) pour un entreposage externe à long terme, mais le personnel du département désirait éviter le processus fastidieux qu’aurait été de préparer les dossiers pour l’envoi à la NARA.
Solution
La cour était très impressionnée de notre taux d’exactitude lors des vérifications ponctuelles.
Numériser et indexer les dossiers sur place au tribunal
Préparer les documents, déterminer les valeurs d’indexation et autoriser la ROC
Réaliser un essai de plus petite ampleur
Créer une solution de numérisation sans connexion au réseau de la cour
La cour ne nous autorisait à sortir aucun document du site. Si un dossier avait été perdu, le greffier aurait personnellement été tenu responsable. Nous nous sommes adaptés aux conditions de la cour et sommes allés sur place, avec une équipe de huit personnes pour procéder à la numérisation et à l’indexation. Nous avons expédié des modules préconfigurés au tribunal, avec des numériseurs et tout l’équipement nécessaire pour numériser ces vieux dossiers. Avant de commencer, nous avons travaillé avec des employés du département des archives pour préparer les documents, déterminer les valeurs d’indexation et exécuter la ROC pour que les documents soient interrogeables.
La cour voulait d’abord mener un essai avec un plus petit lot de dossiers pour démontrer que nous pouvions garantir l’exactitude au cours du processus. Après que nous ayons traité le lot d’essai, la cour a conduit des vérifications approfondies et a été très impressionnée de notre exactitude. Ceci a convaincu la cour de nous laisser procéder à la numérisation et à l’indexation des autres dossiers.
Aussi, à des fins de sécurité, la cour ne nous permettait pas de nous connecter à son réseau de quelconque façon. Afin de contourner ce problème, nous avons apporté du matériel et des logiciels qui n’étaient pas connectés à quoi que ce soit en lien avec le gouvernement. Nous pouvions ainsi numériser les dossiers sur place, les mettre sur des disques et remettre immédiatement à la cour les fichiers numériques pour le téléchargement vers une base de données interrogeable.
Résultats
1,6 million de pages numérisées en 60 jours
Espace précieux libéré
Base de données interrogeable pour trouver les dossiers
Dans un délai de 60 jours, nous avons numérisé environ 1,6 million de pages de dossiers d’archives. Maintenant, la cour a libéré un espace précieux qui ne sert plus à entreposer des documents papier. De plus, lorsqu’un dossier est demandé et doit être extrait, le département des archives peut rapidement chercher dans sa base de données pour le trouver plutôt que de chercher dans les dossiers papier.