Arrondissement scolaire de Hatboro-Horsham
Ricoh s’associe à l’arrondissement scolaire de Hatboro-Horsham pour moderniser son environnement d’impression.
À propos du client
L’arrondissement scolaire de Hatboro-Horsham est situé en banlieue de Philadelphie et est une organisation scolaire progressive visionnaire avec un historique d’excellence académique. Desservant environ 5 000 étudiants, l’arrondissement offre l’éducation à des étudiants de la maternelle au secondaire. Il a reçu des distinctions ruban bleu de la part du Pennsylvania Department of Education et du département de l’Éducation des États-Unis. Récemment, Hatboro-Horsham a reçu la bourse « salle de classe du futur » du Pennsylvania Department of Education pour encourager l’intégration de la technologie et l’accès aux ordinateurs dans toutes ses salles de classe du secondaire. En collaboration avec le conseil scolaire, les parents, les enseignants et le personnel, l’arrondissement s’engage à entrer dans le 21e siècle en matière d’éducation.
Tout le monde est gagnant avec Ricoh. Nous avons réussi à améliorer nos services et les fonctionnalités sont tellement meilleures – et nos coûts ont diminué.
Robert Reichert
Directeur des relations d’affaires, arrondissement scolaire de Hatboro-Horsham
Défi
Besoin de diminuer les coûts tout en s’adaptant aux changements démographiques
Procédures d’impression inefficaces
Service TI surchargé par les bris/réparations et l’entretien des imprimantes
Incapacité de prendre des décisions plus intelligentes basées sur les données
Hatboro-Horsham devait trouver plus de manières abordables de mettre en place des programmes pour améliorer l’éducation pour les étudiants. Cela signifie souvent de trouver des ressources supplémentaires, surtout que de plus en plus d’étudiants arrivent de différents pays et parlent différentes langues. Comme la plupart des arrondissements, Hatboro-Horsham avait un budget et voulait réduire ses coûts.
Hatboro-Horsham avait un parc d’imprimantes surdimensionné constitué d’appareils dépassés et d’un centre d’impression sur place. Des imprimantes étaient éparpillées partout dans l’arrondissement, mais les systèmes n’étaient pas fiables et les bris d’appareils étaient fréquents, ce qui a surchargé son service TI de bris/réparations et de tâches d’entretien.
Hatboro-Horsham n’était pas en mesure de bien comprendre les activités d’impression au sein de l’arrondissement. Ainsi, ils ne pouvaient prendre de décision basée sur les données pour déterminer où les imprimantes étaient nécessaires et où elles ne l’étaient pas – ou pour savoir qui utilisait les imprimantes et à quelles fins.
Solution
« Dans le passé, nous avions des copieurs partout dans l’arrondissement, mais nous ne savions pas s’ils étaient utilisés adéquatement. Maintenant, nous avons les bons copieurs avec la bonne fonctionnalité aux bons endroits. »
Robert Reichert
Directeur des relations d’affaires, arrondissement scolaire de Hatboro-Horsham
Optimisation du parc d’appareils multifonctions et élimination des imprimantes inutiles
Activation de la technologie d’authentification de carte pour suivre l’utilisation
Mise en place de l’impression mobile
Réapprovisionnement automatique du toner et rapports mensuels
Suite à une analyse initiale de l’ensemble des appareils, Ricoh a éliminé peu à peu les appareils d’impression dépassés et inutiles et a renouvelé le parc avec des appareils multifonctions mis à jour, installés dans les corridors et dans les espaces administratifs partout dans les écoles. Nous avons sollicité le logiciel d’authentification existant PaperCutTM MF de l’arrondissement et avons ajouté des lecteurs de cartes à tous les appareils multifonctions afin d’en extraire les données d’utilisation pour prendre des décisions réfléchies – et pour que la production puisse être associée à l’utilisateur et aux types de documents imprimés.
De plus, nous avons mis en place l’impression mobile à partir de tablettes et d’ordinateurs portables dans les écoles secondaires pour rendre l’impression plus facile et plus efficace. L’impression mobile sera ensuite mise en place dans les écoles intermédiaires et primaires.
Afin d’assurer une transition tout en douceur vers toutes les nouvelles technologies, nous avons fourni des services de gestion du changement pour favoriser la compréhension et la mise en œuvre.
Nous avons sollicité notre centre de soutien des services gérés de Ricoh (RMSSC) pour le réapprovisionnement automatique du toner et des rapports mensuels sur la sous-utilisation, l’utilisation excessive, le temps de fonctionnement et l’historique du service. Nous avons aussi pris en charge le centre d’impression et l’avons doté d’un seul employé à temps plein pour gérer le grand volume d’impressions pour la faculté, le personnel et les administrateurs de l’arrondissement 11 mois par année.
Résultats
90 000 $ d’économies de coûts cumulées
Réduction du parc de 150 appareils
Réaffectation du personnel TI à des tâches de plus grande valeur
Diminution de l’utilisation de l’imprimante et du gaspillage de papier
Au cours de la relation de 15 ans de Ricoh avec Hatboro-Horsham, l’arrondissement scolaire a réduit ses coûts d’impression de 90 000 $. Adapter la taille du parc a permis de retirer 150 appareils dépassés inutiles, d’éliminer les imprimantes de bureau coûteuses et de faire la mise à niveau vers des appareils multifonctions plus efficaces avec des fonctionnalités améliorées.
Grâce à Ricoh qui a pris en charge le service du parc et le réapprovisionnement automatique du toner, l’arrondissement a réussi à réaffecter un de ses employés TI à des tâches de plus grande valeur. Grâce à l’impression mobile et aux logiciels qui font le suivi des habitudes d’impression de l’utilisateur, l’arrondissement a observé une diminution de l’utilisation d’imprimantes et du gaspillage de papier.