Étude de cas : Le conseil scolaire de district de la région de Waterloo (WRDSB)

Rationalisation de la tenue de dossiers pour en assurer l’efficience et la viabilité.

À propos du conseil scolaire de district de la région de Waterloo

Le conseil scolaire de district de la région de Waterloo est l’un des plus importants conseils scolaires en Ontario. Il fournit des services à quelque 62 000 élèves répartis dans 123 établissements. Il s’engage à la formation de la relève et cherche à rendre l’expérience des élèves, des employés et de la communauté toujours plus enrichissante.

« Nous avons déjà remarqué une réduction des coûts du papier et des copies et, à mesure que nous allons poursuivre l’implantation dans les différents services, notamment aux ressources humaines, nous nous attendons à ce que cette économie soit encore plus importante à tous les niveaux de l’organisation. »
Lorie Hough
Responsable de l’accès à l’information, de la gestion documentaire et de la protection des renseignements personnels
WRDSB

Défi

Avec plus de 9 000 employés à superviser, les services de la paie et des ressources humaines du conseil scolaire de district de la région de Waterloo croulaient littéralement sous le poids des dossiers, des documents et des formulaires.

En raison de la quantité de documents, il y avait des classeurs jusqu’aux portes des locaux du service, de sorte que chaque fois qu’un membre de l’équipe devait consulter le dossier d’un employé, il fallait qu’il quitte son poste de travail.

Suivant la méthode papier, les documents devaient passer des mains d’un employé des ressources humaines à celles du gestionnaire responsable au service de la paie, de l’employé et de son superviseur. Des copies des mêmes renseignements devaient être déposées à la fois dans le dossier de l’employé et dans un fichier de paie distinct.

Solution

En exploitant la technologie Laserfiche, Ricoh a présenté une solution pour rationaliser le traitement des formulaires, numériser les anciens fichiers et permettre au personnel de gagner en efficacité.

Ricoh a d’abord mené des entrevues exploratoires avec les principaux membres de l’équipe afin de connaître la nature des documents, des formulaires et des dossiers à traiter ainsi que les besoins du service en matière de tenue de dossiers.

Avec les renseignements recueillis, Ricoh a pu mettre une stratégie au point pour intégrer les fichiers existants dans le système Laserfiche. Le personnel des ressources humaines a trié et emballé tous les dossiers pour les expédier à Toronto où ils allaient être numérisés par le service des documents juridiques de Ricoh.

Des stations de numérisation ont été stratégiquement installées dans les locaux du service pour éliminer la nécessité de recourir aux dossiers papier. L’équipe a élaboré un processus facilitant la numérisation des documents à ces stations. Les fichiers numérisés pourraient ensuite être indexés selon des critères prédéterminés, jumelés aux formulaires de données appropriés, et triés en fonction d’une structure de dossiers conçue pour qu’ils soient facilement retrouvés par les membres du personnel.

Results

Teacher is leading a class of elementary school children

Les ressources humaines du conseil scolaire ont pu récupérer de l’espace précieux et les employés sont plus productifs, car ils ne sont plus obligés de courir après les dossiers et d’expédier des documents par messagerie.

Tout document traité avec Laserfiche inclut une piste de vérification afin de réguler les approbations et de repérer les goulots d’étranglement. Plusieurs tâches fastidieuses ont été automatisées, ce qui libère du temps et améliore l’efficacité générale du service.

Le conseil scolaire a également constaté une amélioration en matière de développement durable grâce au système Laserfiche. La numérisation des dossiers a réduit la dépendance à la livraison de documents par messagerie entre les établissements scolaires et diminué les émissions et la pression sur l’environnement.

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