Étude de cas : Importante entreprise manufacturière et agricole
La solution CloudStream de Ricoh permet à une entreprise agricole de gérer rentablement son infrastructure d’impression.
À propos du client
Une grande entreprise manufacturière et agricole qui offre aux agriculteurs un vaste éventail d’engrais et d’autres services de soutien pour des applications agricoles et horticoles avait besoin de moderniser son infrastructure d’impression et de répondre aux nombreux points à problème de sa gestion et de son entretien de l’impression.
« Obtenir de la visibilité à l’égard de l’utilisation de l’impression a ajouté une grande valeur. Désormais, grâce aux données, nous comprenons, lesquelles de nos imprimantes sont les plus utilisées et nous pourrons rationaliser encore davantage notre parc d’appareils. »
— Directeur des technologies de l’information et de la communication (TIC)
Défi
Absence de visibilité de l’impression dans l’ensemble de l’organisation
Aucune mesure de contrôle ou d’optimisation des coûts en place
Procédures de configuration manuelles et chronophages.
L’un des principaux défis de l’entreprise était qu’elle n’avait aucune visibilité sur la façon dont l’impression était utilisée à l’échelle de l’entreprise. Ses dirigeants avaient une compréhension minimale de son utilisation, de sa gestion et de ses coûts d’entretien.
L’entreprise avait besoin d’une solution d’impression ayant la capacité d’offrir des rapports transparents et efficaces à propos des volumes d’impression et leur permettant de facilement surveiller et contrôler l’utilisation de façon rentable.
Solution
« Les données que la solution permet d’obtenir sont le plus puissant avantage. La capacité de produire des rapports et d’analyser notre utilisation de l’impression nous aidera à continuer à contrôler nos coûts liés à l’impression et façonnera notre prise de décision future. Nous n’avions jamais eu ce pouvoir avant. »
— Directeur des technologies de l’information et de la communication (TIC
Migration de l’entièreté de l’infrastructure d’impression sur la solution CloudStream de Ricoh
Transformation de la facturation fixe en modèle agile de coût par clic
Remplacement de l’équipement d’impression désuet de multiples fournisseurs par 20 nouvelles imprimantes multifonctions
Après l’évaluation des besoins de l’entreprise, nous avons effectué la mise à niveau de ses appareils d’impression désuets actuels par un tout nouveau parc d’imprimantes multifonctions (MFP) en réseau. Une fois la mise à niveau complétée, l’infrastructure d’impression a été transférée sur le nuage grâce à la solution CloudStream de Ricoh. Les appareils ont été configurés et déployés à partir d’une seule interface Web, laquelle comprend un pilote d’impression unique comportant toutes les fonctionnalités.
En prenant en considération la nature saisonnière des pics d’activité de l’entreprise, le modèle de facturation est passé d’un nombre de pages fixe par année à un modèle de coût par clic. Ce modèle de facturation abordable et flexible a éliminé les surcharges et les coûts inutiles durant ses périodes de pointe d’impression.
Résultats
Nouveau parc de MFP géré de manière centrale dans le nuage depuis une interface Web
Visibilité et contrôle complets des activités et de l’utilisation des services d’impression
Impression en mode « pull » sécuritaire rehaussant la protection des données.
La plateforme conviviale de la solution CloudStream et ses capacités d’impression « pull » ont permis de renforcer le niveau de sécurité des données de l’information imprimée de l’entreprise. Les employés peuvent accéder rapidement et sécuritairement aux documents imprimés depuis l’emplacement de leur choix en utilisant l’authentification par mot de passe, plutôt que d’aller manuellement dans les réglages du pilote d’imprimante afin de sélectionner une imprimante pour récupérer leurs documents imprimés. L’un des plus grands avantages de cette nouvelle infrastructure d’impression en nuage est la capacité de configurer des règles d’impression dans le but de réduire le gaspillage lié à l’impression couleur. La mise en place de l’impression basée sur des règles et des restrictions quant à l’accès à l’impression couleur ainsi que l’établissement par défaut du réglage monochrome pour certains types de documents a aidé l’entreprise à réduire considérablement ses dépenses d’impression.
Alors qu’elle se tourne vers l’avenir, l’organisation est plus préparée que jamais à prendre des décisions axées sur les données grâce aux outils d’analyse et à la production de rapports avancés de la solution CloudStream de Ricoh. Ses dirigeants peuvent désormais exploiter les données d’impression pour éclairer les stratégies, rationaliser les opérations, réduire les coûts et créer un modèle d’affaires encore plus durable.