Étude de cas : Collège universitaire King’s

• Gestion efficace d’une augmentation de 49 % des demandes d’admission, de 15 % des inscriptions et d’une hausse de la persévérance des étudiants

• Solution centralisée de gestion des données et des documents réduisant les erreurs causées par l’entrée de données manuelles

• Authentification et distribution de mot de passe sécurisées grâce aux services TI de Ricoh

• Mise en oeuvre de Laserfiche Forms pour rationaliser les demandes de bourse

• Tableaux de bord et rapports accélérant les délais de réponse aux demandes des étudiants.

Créer un établissement prêt pour l’avenir

Dans le domaine de l’enseignement supérieur, les systèmes de gestion de contenu aident à privilégier les besoins des étudiants plutôt que la documentation papier gruge-temps et les processus manuels. L’efficacité ayant augmenté, le collège a continué d’offrir un excellent service aux candidats, tout en gérant une augmentation de 49 % des demandes d’admission.

Depuis que le collège a adopté le télétravail au cours des dernières années, ce dernier a trouvé davantage de valeur à Laserfiche et à son partenariat continu avec Ricoh. « Nous avons dépassé notre objectif d’inscriptions cette année, et honnêtement, je ne sais pas comment nous aurions pu gérer les admissions en pleine pandémie sans Laserfiche, d’autant plus que tous les employés travaillaient de la maison. Le moment n’aurait pas pu être mieux choisi », explique Robin Ellis.

Améliorer l’expérience des étudiants grâce à l’orientation en ligne

« En mars 2020, notre monde entier a été bouleversé — nous étions au plus fort de notre cycle d’admission, lorsque soudainement nous avons dû tout faire de manière virtuelle, ajoute Tracy Cunningham. Heureusement, notre orientation scolaire estivale s’est tenue en ligne. Nous avons créé des séances de conseil individuelles sur les cours afin de donner l’occasion aux nouveaux étudiants du Collège King’s de rencontrer un conseiller et de parcourir avec lui un formulaire Laserfiche. Des copies ont été automatiquement envoyées aux étudiants et acheminées à leurs dossiers. Tous ces processus Laserfiche en place ont aidé à fournir une expérience conviviale aux étudiants. Leurs commentaires ont été excellents. »

Permettre aux utilisateurs de s’authentifier et rehausser la sécurité avec les services TI de Ricoh

Le personnel du Collège King’s continue de trouver des façons d’utiliser Laserfiche dont profitent les employés, les professeurs et les étudiants. Par exemple, les services de TI de Ricoh ont utilisé un formulaire Laserfiche afin de distribuer sécuritairement des renseignements de compte pour un système téléphonique récemment déployé étant basé sur la voix par le protocole de l’internet, sans avoir à envoyer par courriel des mots de passe individuels aux membres du personnel. De plus, l’équipe des services TI a déployé un formulaire donnant aux formateurs un endroit central où s’inscrire à des webinaires sur la pédagogie et à des curriculums. À partir du système d’authentification du collège, les droits des utilisateurs sont vérifiés avant qu’ils puissent accéder aux formulaires.

Sheldon Lopes, analyste de systèmes, avance que « le fait de pouvoir s’authentifier fait une grande différence et a permis aux services TI d’économiser beaucoup de temps ».

Offrir de l’aide financière à plus d’étudiants grâce à la rationalisation des demandes de bourse

La procédure de demande de bourse a également été transformée au sein de Laserfiche. Auparavant, les étudiants devaient recueillir de l’information depuis différentes bases de données, puis soumettre des documents en double pour effectuer une demande. Aujourd’hui, une intégration au sein du système de PRE PeopleSoft de l’UWO réduit les tâches effectuées en double en permettant l’entrée préalable des données existantes des étudiants dans Laserfiche Forms.

« Ce formulaire est extraordinaire, et vraiment facile à utiliser pour les étudiants et le personnel, avance Robin Ellis. Laserfiche envoie automatiquement les renseignements sur les bourses d’études au bureau des finances pour étudiants, et ces derniers peuvent donc être contactés automatiquement s’ils ont reçu une bourse. Tout le monde y gagne. »

Accélérer les délais de réponse et alléger la charge de travail du personnel en utilisant les formulaires de demandes automatisés

Thomas Gray, coordonnateur des données et des opérations académiques, explique : « des étudiants nous écrivaient par rapport à des questions d’ordre académiques — ils envoyaient souvent la même question à plusieurs membres de notre équipe. Ainsi, les temps de réponse étaient plus longs et le suivi des demandes était plus difficile à réaliser. »

L’équipe de conseil pédagogique a travaillé avec Ricoh Canada afin de mettre au point un formulaire de demande de renseignements sur Laserfiche. Désormais, les étudiants envoient leurs questions, puis, selon les renseignements de l’étudiant automatiquement entrés dans Laserfiche Forms, la demande est transmise au membre de l’équipe approprié.

Thomas Gray ajoute : « nous avons pu gérer la charge de travail et améliorer notre service aux étudiants. Le Collège King’s accueille des étudiants d’un bout à l’autre du pays, mais aussi de partout dans le monde. Nous croyons que les étudiants internationaux peuvent nous joindre et communiquer sans problème à travers Laserfiche Forms. »

Le département de conseil pédagogique a aussi analysé les données de Laserfiche Forms issues des flux de procédures et des suivis de tableaux de bord afin de prendre des décisions plus éclairées. Il a été capable d’identifier certaines demandes comme étant plus communes, et de mieux leur affecter les ressources nécessaires pour y répondre. Les membres de l’équipe ont aussi remarqué que les étudiants les contactaient plus à certaines heures, ils ont donc ajusté les heures du département afin de s’adapter aux horaires des étudiants.

Planifier pour la suitet

L’utilisation de la gestion de contenu du logiciel Laserfiche ainsi que le soutien et les services de l’équipe TI de Ricoh ont facilité la transformation numérique dans l’ensemble du campus du Collège King’s. L’objectif de ce soutien et de ces services est de permettre au collège de s’adapter et de répondre aux changements, ainsi que d’améliorer et de maintenir constamment le flux de communication.

« La transformation numérique permet aux gens de décloisonner des silos numériques dont ils ne connaissaient même pas l’existence, avance David Thuss, gestionnaire des infrastructures et des pédagogies numériques. Nous savons que notre seule source de données est fiable et que nous pouvons réellement transmettre l’information. Nous avons vu une baisse dans les taux d’erreurs associés à l’entrée de données, et nous n’avons plus besoin de nous soucier de savoir quelle information est la plus mise à jour. »

Pour en savoir plus sur le plateforme de services de contenu du domaine de l’enseignement supérieur, sur la gestion des documents numériques et des formulaires électroniques ainsi que sur l’automatisation des procédures, communiquez avec un représentant de Ricoh dès aujourd’hui.