Collège Algonquin

Le bureau du registraire du collège Algonquin souhaitait améliorer la façon dont il accédait aux dossiers étudiants numériques et les utilisait de leur ancien système qui avait des capacités de numérisation et de répertoires limitées.

De plus, le système n’était pas conforme à l’industrie de carte de paiement (PCI).

Le service éprouvait un temps d’arrêt important et des inefficacités. Le bureau du registraire du collège Algonquin comprend environ 75 personnes, dont 50 qui doivent accéder à l’information des étudiants, comme les dossiers d’admission, l’information sur les exemptions et les transcriptions dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.

Le bureau du registraire du collège Algonquin avait acheté des appareils multifonctions (MFD) et des copieurs de Ricoh Canada.

Ricoh a configuré le système de gestion de documents Laserfiche et a utilisé les utilitaires intégrés pour personnaliser les procédures de flux de travaux afin que le nouveau système puisse saisir plus de dossiers dans plus de champs, et ce, plus rapidement.

Ricoh a importé tous les dossiers numériques existants dans le nouveau système. Bien que le système de gestion de dossiers soit neuf, il fonctionnait de façon transparente pour les étudiants et les autres intervenants desservis par le bureau du registraire.

Le nouveau système de gestion de documents du collège Algonquin est facile à utiliser pour transférer des dossiers dans la base de données, naviguer le système et accéder à l’information.

Le bureau du registraire travaille maintenant avec Ricoh pour étendre la portée du système afin d’inclure un flux de travaux pour les exemptions des étudiants qui automatiserait la procédure d’approbation des exemptions de cours des étudiants et éliminerait le flux de papier additionnel dans la procédure.