Quand mettre à niveau votre ancienne imprimante héritée

À mesure que votre entreprise évolue, votre besoin en technologies offrant des gains d'efficacité opérationnelle évolue également.

Peut-être que vous constatez aujourd'hui que vous payez un prestataire de services d'impression (PSP) pour des impressions en couleur parce que la demande d'impressions en couleur était faible. Mais maintenant, le coût de l'externalisation de ces projets devient élevé. Effectuer de nombreuses impressions en couleur dans votre bureau (sur le même type d'imprimante que celle utilisée par le PSP) peut justifier l'acquisition du nouveau périphérique.

Ou peut-être que des fonctionnalités de numérisation plus avancées, comme celles de la série SD, IMC3510SD/C4510SD/C6010SD, élimineraient le besoin de périphériques supplémentaires comme les numériseurs. Ou peut-être avez-vous besoin de fonctionnalités de finition avancées, telles que la création de brochures ou de livrets sans couture.

Intégrer de nouvelles fonctionnalités d'impression en interne peut entraîner des économies de coûts et de temps considérables. Si vos besoins professionnels se sont étendus ou ont changé, il est peut-être temps de mettre à niveau votre périphérique d'impression actuel.

Solution

Un examen trimestriel ou semestriel des impressions peut révéler des besoins qui pourraient être omis dû à l’achalandage du quotidien. Lorsque vous avez un fournisseur de services d'impression gérés, vous devriez vous attendre à ce type de rapport.

Un périphérique multifonctions fait plus que simplement imprimer, et il se peut que ce dont vous avez besoin, c'est davantage de fonctions. Les intégrations dans des applications comme DocuWare et Laserfiche ou dans votre CRM ou vos applications métier peuvent rationaliser les processus et accélérer tout, de la communication à la réponse aux clients en passant par le flux de trésorerie.

En tant qu'intégrateur de technologie et de processus, nous vous encourageons vivement à revoir la manière dont vos multifonctions sont actuellement utilisées. Si vous n’avez pas encore transformé votre MFP en un centre de capture et de communication, vous pourriez manquer des opportunités et des économies significatives qui découlent de la rationalisation du flux d’informations dans et à travers votre organisation.

Évaluation des opportunités de flux de travail

Il existe de nombreuses façons d'aborder l'analyse des flux de travail et des processus. Comprendre le processus et pourquoi il est réalisé de cette manière sera un élément clé.

Il est également important de savoir quelles options vous pourriez vouloir. Explorez les technologies offertes qui peuvent réduire les tâches manuelles (et les erreurs) ou trouvez des solutions qui peuvent connecter deux systèmes apparemment disparates.

Souvent, pour les grandes organisations, il est préférable d’examiner les flux de travail au niveau départemental.

Pour commencer, une conversation avec un professionnel de l'information qui apporte une perspective extérieure et peut poser des questions comme le font nos représentants est souvent la meilleure solution.

De nombreux facteurs contribuent au coût total d’un dispositif d’impression : le bail/la location, le toner, les fournitures, le coût par impression et les contrats de service, l’impression externalisée, les temps d’arrêt, l’intégration dans les processus, et plus encore. Tous ces éléments peuvent être chiffrés pour identifier le coût global de votre dispositif.

Les nouveaux dispositifs peuvent souvent entraîner une réduction des coûts globaux, car les frais de service et de fournitures diminuent. Vous pourriez même constater que les coûts de location et/ou de bail réduisent les dépenses mensuelles. De plus, si votre dispositif peut minimiser les tâches manuelles pour les employés tout en aidant à accélérer le flux d’informations au sein de votre organisation, la valeur (en termes de productivité) peut être considérable.

Trouver des économies de coûts

La plupart des organisations sont douées pour surveiller et gérer leurs coûts. Et la plupart des représentants peuvent citer les nouveaux prix des équipements et des services. Mais vous voulez aller au-delà de la simple demande de prix pour les nouveaux équipements.

Les économies les plus significatives seront réalisées lorsque vous et un représentant de la solution explorerez les options logicielles d’impression qui peuvent améliorer votre expérience d’impression globale.

Par exemple, un appareil multifonctions peut réduire le besoin d'équipements et d'applications périphériques, en consolidant les fonctionnalités et les intégrations pour créer un potentiel d'économies bien plus important. Lorsqu'on examine des parcs d'imprimantes plus importants, les possibilités de consolidation peuvent être encore plus importantes, comme pour l'un de nos clients qui a réduit ses impressions de 70 %.

Parfois, votre équipement est tout simplement trop ancien et doit être remplacé. Une augmentation du besoin d'appels d'assistance technique ou de service et une réduction de la qualité de sortie ne sont que quelques-uns des symptômes qu'un périphérique est trop vieux.

Le moment est venu de le remplacer

Parlez à un représentant qui pourra vous aider à trouver le meilleur périphérique d'impression pour vos besoins actuels, mais aussi les meilleures options en matière de sortie et d'automatisation, ainsi que de financement.

La fonctionnalité du périphérique est clairement importante. Mais ce n’est pas le seul facteur à prendre en compte. Le prix est également important et ne devrait pas être le seul facteur.

Lorsque vous examinez de nouveaux périphériques d’impression, recherchez des options et de la flexibilité. Voici quelques exemples :

• Options de location flexibles, allant jusqu’à 72 mois ou plus

• Options de programmes de refinancement

• Équipements remis à neuf

Si vous êtes intéressé par ce que nous avons à offrir pour les clients qui ont besoin de mettre à niveau leurs périphériques, veuillez parler avec l’un de nos représentants.